保険A社 様
- 要約
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Web対応オンデマンド情報配信システム“Papion”を採用。
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同社が保持している契約書ならびにその付随書類を、一件単位で検索可能なファイリングを施した上で高セキュリティのセンターに保管。
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必要な時に必要な書類のみスキャニングし、Web上で検索・閲覧が可能に。
導入背景
同社には、顧客との間の過去の契約書類が約1億件存在している。顧客からの請求等により、書類の内容確認が必要なケースが1日に平均して6,000～8,000件程度あり、要望に応えるために社内の管理部門で検索業務要員の確保をしてきた。
しかし、日によって請求の量にばらつきがあるなど作業量の見通しが正確に立たず、急に大量の検索要請があった場合など、結果としてすべてに即日対応できないことも多かった。
成果
業務の効率化
最低限のコストで仮想的に全電子化したのと同様の環境を創出することができた。要求があってから閲覧可能になるまでの時間も、最短で5分程度と大幅にスピードアップした。
運用フローの改善によるリスク低減
保管センター内から契約書原本を動かさない運用に変更することで、原本紛失リスクが極小化した。
セキュリティの確保
災害に強い立地であり、施設・運用面でも高セキュリティの環境下で保管されるようになり、書類の安全性が向上し、個人情報漏えいのリスクも極小化した。
スペースコストの削減
都市圏の保管スペースからアウトソーシングすることで、スペースコストを削減した。
業務コストの削減
集約管理することで、契約書管理業務が標準化。また、増減する請求量に備えて多くのコストをさいて業務要員の確保をする必要がなくなり、社内の人的リソースをコア事業に集中させることが可能になった。
利用サービスと選定ポイント
書類の活用・保管サービスを活用。
選定ポイント
- 検索にかかる手間と時間の削減
- 契約書類のセキュリティ確保
- 運用の標準化
企業概要
保険業
本社所在地：東京都
従業員数：10,000名以上
