サービス業 C社 様
- 要約
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効率的に顧客情報を管理・活用するため、新規入会申込書の記載情報を全てデータ化を希望
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１ヶ月あたり数万件発生するポイントカードの新規入会申込情報のイメージ化／データ化を委託
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高いセキュリティの環境下で個人情報を保管・活用
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入会申込書を全て電子化することで、同社の検索・参照環境の効率化を実現
導入背景
効率的に顧客情報を管理・活用するため、新規入会申込書の記載情報を全てデータ化することが望ましかった。
データ化にあたり下記のような課題・ニーズを抱えていた。
個人情報漏えい防止対策
エンドユーザーの個人情報の保護と適正利用は、同社最大の懸念点。
データ化コストの明確化
データ化にかかるコストを工程ごとに把握し、透明性を保つ必要性があった。
高品質を担保するサービス体制・対応力
同様・同規模のサービス提供実績とノウハウを確認。
成果
業務の効率化
最低限のコストで仮想的に全電子化したのと同様の環境を創出することができた。要求があってから閲覧可能になるまでの時間も、最短で5分程度と大幅にスピードアップした。
運用フローの改善によるリスク低減
保管センター内から契約書原本を動かさない運用に変更することで、原本紛失リスクが極小化した。
セキュリティの確保
災害に強い立地であり、施設・運用面でも高セキュリティの環境下で保管されるようになり、書類の安全性が向上し、個人情報漏えいのリスクも極小化した。
スペースコストの削減
都市圏の保管スペースからアウトソーシングすることで、スペースコストを削減した。
業務コストの削減
集約管理することで、契約書管理業務が標準化。また、増減する請求量に備えて多くのコストをさいて業務要員の確保をする必要がなくなり、社内の人的リソースをコア事業に集中させることが可能になった。
サービスの選定ポイント
- 厳格なセキュリティ環境・体制
- オフショア（海外拠点）の活用による低コストでの電子化サービスの提供
- 受託実績に基づく効率的な業務設計
- 柔軟なリソース対応
- イメージ化／データ化が相互に品質を補完できるサービス体制・対応力
企業概要
サービス業
従業員数：100名以下
