情報資産マネジメント

書類の活用・保管

重要書類を高セキュリティの情報管理センターでお預かりし、
活用頻度に合わせて、コストと利便性を兼ね備えた文書管理方法を提案します。

各種申込書や契約書といった重要書類、図書、図面、フィルム類など、オフィスにあふれる大量の書類。その活用頻度や重要度は書類によって様々です。
ワンビシでは、法定保存年限の定められた保存文書等は、文書箱単位でお預かりし、必要な時にお手元にお届けします。一方、個人情報記載の契約申込書など、セキュリティと閲覧が求められる書類は、1枚・1ファイル単位で保管し、必要な時に必要な書類だけを取り出してお届け、あるいは電子データ化・画像配信というように、書類の性質に合わせた運用も可能です。
すべての運用は、高セキュリティの情報管理センターで行い、書類の機密性・安全性を確保。保有期間満了後の書類は機密抹消し、情報のライフサイクルをトータルにカバーします。

お客様のご要望にあわせて、箱単位・フォルダ単位・1枚単位など、
書類の運用に合わせた様々な文書管理が可能になります。
プロによる事前コンサルティングにより、最適なソリューションを提案します。
活用から保管・保存、機密抹消までの管理が一元化できます。
書類の検索・閲覧の利便性が向上します。
保管・保存をアウトソーシングすることにより、スペースの効率性を向上、環境改善を実現します。
書類原本の遠隔地安全保管により、災害・消失リスクが低減します。
高セキュリティのセンターでの運用により、書類の機密性・安全性が保持されます。
専用車両・専任ドライバーによる集配送により、集配も安心です。
Web対応システムにより、書類の集配送・閲覧依頼が簡単に行えるようになります。
また、保管物の在庫や利用履歴の照会が可能になります。

特長

情報資産の安全性を向上

徹底した保管およびサービスの品質管理により、永続的な安全管理を保証します。
主要な情報管理センターでは「ISO/IEC27001:2005（ISMS認証）」「ISO9001」を取得しています。
サービスの基盤

情報資産の所在を明確化

保管物はバーコードシステムによって、箱・ロッカー単位、ファイル単位、枚数・個数単位など、
お預かり要件毎に区分された保管庫での管理です。
Web対応システムにより、Webベースでの保管物の一元管理を実現します。
専用集配車両にGPSを搭載し、常時、位置情報を把握しています。
書類の保管・保存に必要なフォルダや文書箱といった資材も運用に合わせて用意しています。

オンデマンド閲覧で、仮想的にフル電子化環境が実現

書類原本は高セキュリティのセンターで整理・保管し、必要な時に必要なものだけを電子化。
最小のコストで、過去の文書を仮想的にすべて電子化することができ、
デジタルデータによる効率的な情報の参照環境が実現します。

書類の閲覧方法も選択可能

高セキュリティの専用車両による原本配送
スキャニングデータのサーバ登録
スキャニングデータのメール配信
FAXによる配信

保管対象物

書類	技術資料、特許関連資料などの機密情報
	個人情報を含む重要書類
	経理帳票や契約書関係の付帯書類など法定保存年限が定められ、一定期間保存されるべき書類金融機関などでの各種契約書類（口座開設書類など）庁内で保管・保存中の公文書公文書管理サポート
図書類	図書館所有図書、資料、企業書庫内図書、資料、雑誌などの一般刊行物
図書類	永久保存が求められる蔵書類、社史、研究論文などの刊行物歴史資料の永年保存
図面	業務上必要な図面形態の各種技術資料、設計図など
医療関連資料	カルテ、レントゲンフィルム、診療録など医療関連資料
マイクロフィルム	COM化された商業帳簿その他営業に関する重要書類文書、伝票、図面などマイクロフィルム化された資料
各種メディア（単体／ロッカー）	メディア保管
販促資材	販促資材の発送
GxP関連資料（医薬品開発関連資料）	GxP関連資料保管