書類保管サービス：書類の活用・保管

箱単位・フォルダ単位・1枚単位など、お客様に合わせた文書管理が可能になります。

高セキュリティの情報管理センターで文書管理
書類の検索性・閲覧性を向上
書類活用から保存、機密抹消までの管理を一元化

まずはお気軽にお問い合わせください

書類の活用・保管とは

各種申込書や契約書といった重要書類、図書、図面、カルテ、フィルム類など、オフィスにあふれる大量の書類。その活用頻度や重要度は書類によって様々です。

ＮＸワンビシアーカイブズは、お客様のご要望にあわせて文書管理をサポート。
法定保存年限の定められた保存文書などは、文書箱単位でお預かりし、必要な時にお手元にお届けします。
個人情報記載の契約申込書やカルテなど、徹底したセキュリティ管理と適度な閲覧を求められる書類については、1枚・1ファイル単位で保管し、必要な時に必要な書類だけをお届けします。あるいは電子化・オンデマンド配信など、書類の性質に合わせた運用も可能です。

すべての運用は、高セキュリティの情報管理センターで行い、書類の機密性・安全性を確保。保有期間満了後の書類は機密抹消し、情報のライフサイクルをトータルにカバーします。

サービスフロー

お客様のご要望にあわせて、箱単位・フォルダ単位・1枚単位など、書類の運用に合わせた様々な文書管理が可能になります。
プロによる事前ヒアリングにより、最適なソリューションを提案します。活用から保管・保存、機密抹消までの管理が一元化できます。
書類の検索・閲覧の利便性が向上します。
書類の保管・保存をアウトソーシングすることにより、スペースの効率性を向上、環境改善を実現します。
書類原本の遠隔地安全保管により、災害・消失リスクが低減します。
高セキュリティのセンターでの運用により、書類の機密性・安全性が保持されます。
専用車両・専任ドライバーによる集配送により、集配も安心です。（地域によっては宅配事業者に再委託させて頂く場合があります。）
Web対応システムにより、書類の集配送・閲覧依頼が簡単に行えるようになります。また、保管物の在庫や利用履歴の照会が可能になります。
プロによる事前コンサルティングにより、最適なソリューションを提案します。活用から保管・保存、機密抹消までの管理が一元化できます。

特長

情報資産の安全性を向上

徹底した保管およびサービスの品質管理により、永続的な安全管理を保証します。
主要な情報管理センターでは　「ISO/IEC27001:2013（ISMS認証）」「ISO9001」を取得しています。

情報資産の所在を明確化

保管物はバーコードシステムによって、箱・ロッカー単位、ファイル単位、枚数・個数単位など、お預かり要件毎に区分された保管庫での管理です。
Web対応システムにより、Webベースでの保管物の一元管理を実現します。
専用集配車両にGPSを搭載し、常時、位置情報を把握しています。
書類の保管・保存に必要なフォルダや文書箱といった資材も運用に合わせて用意しています。

仮想的にフル電子化環境が実現

書類原本は高セキュリティのセンターで整理・保管し、必要な時に必要なものだけを電子化。
最小のコストで、過去の文書を仮想的にすべて電子化することができ、デジタルデータによる効率的な情報の参照環境が実現します。

書類の閲覧方法も選択可能

高セキュリティの専用車両による原本配送も可能です。
スキャニングデータのサーバ登録も可能です。
スキャニングデータのメール配信も可能です。
FAXによる配信も可能です。

保管対象物

書類	技術資料、特許関連資料などの機密情報
	個人情報を含む重要書類
	経理帳票や契約書関係の付帯書類など法定保存年限が定められ、一定期間保存されるべき書類金融機関などでの各種契約書類（口座開設書類など）庁内で保管・保存中の公文書
図書類	図書館所有図書、資料、企業書庫内図書、資料、雑誌などの一般刊行物
図書類	永久保存が求められる蔵書類、社史、研究論文などの刊行物歴史資料の永年保存
図面	業務上必要な図面形態の各種技術資料、設計図など
医療関連資料	カルテ、レントゲンフィルム、診療録など医療関連資料
マイクロフィルム	COM化された商業帳簿その他営業に関する重要書類文書、伝票、図面などマイクロフィルム化された資料