文書管理・記録管理

働き方改革で注目されるテレワークとは? 文書管理・記録管理

働き方改革で注目されるテレワークとは?

"働き方改革"や"テレワーク"といった言葉を耳にしたことが無い、という人はもはやいないでしょう。 「働き方改革」とは政府主体で推進する、一億総活躍社会に向けた取り組みの一つです。一方テレワークとは、働き方改革を実現するための方法の一つであり、簡単に説明すれば「オフィス以外の場所でも働ける環境を整えること」です。 今回はこのテレワークの概要と、文書管理の重要性について紹介します。

書類の電子化と文書管理システムで業務効率は上がるのか? 文書管理・記録管理

書類の電子化と文書管理システムで業務効率は上がるのか?

ペーパーレス化を促進するために欠かせないものといえば、"文書管理システム"を想起する方が多いのではないでしょうか。紙文書の電子化に対応し、PDFはもちろんWord、ExcelやPowerPointなど複数のファイル形式に対応することで電子化した書類・文書を適切に管理し、かつ組織全体で共有可能な状態を保つためのITシステムです。 そのため「ペーパーレス化の最初の一歩として文書管理システムを導入するぞ!」と意気込む企業は多いかと思います。でも、「本当に文書管理システムを導入してよいものか?」そうした企業はいったん立ち止まって、一緒に考えてみましょう。 もしかすると、自社にとって文書管理システムはペーパーレス化のために最適なソリューションではないかもしれないのです。 今回は文書管理システムの概要を解説すると共に、ペーパーレス化サービスについてもご紹介します。

スキャンするだけで終わりじゃない!?書類電子化の流れ 文書管理・記録管理

スキャンするだけで終わりじゃない!?書類電子化の流れ

働き方改革の一環として、ペーパーレスの推進が皆さんの周りでも進んでいるのではないでしょうか? 「電子化」、というとオフィスの複合機で紙をスキャンする、というイメージを持つ方が多いと思いますが、膨大な量の書類を電子化するには、実はいくつかの工程やコツが必要になるのです。 今回は、長年多数のお客様の各種重要書類を電子化してきた当社が、実際に行っている電子化作業の流れや書類別の電子化のノウハウなどを、特別にご紹介させていただきます。

公文書管理法時代における地方自治体のとるべき施策:公文書管理の具体的課題解決に向けて(九州大学との共催・自治体向けワークショップ レポート) 文書管理・記録管理

公文書管理法時代における地方自治体のとるべき施策:公文書管理の具体的課題解決に向けて(九州大学との共催・自治体向けワークショップ レポート)

2018年10月18日 (木)、福岡共同公文書館(福岡県筑紫野市)において、自治体向けワークショップ「公文書管理法時代における地方自治体のとるべき施策:公文書管理の具体的課題解決に向けて」を開催しました。今回は、福岡県の後援をいただき、九州大学大学院統合新領域学府との共催で、自治体の文書事務担当者を対象として、ワークショップを開催しました。

ペーパーレスの実現で働き方改革を円滑に進める! 文書管理・記録管理

ペーパーレスの実現で働き方改革を円滑に進める!

完全なペーパーレスが実現すればかなりのコスト削減になるので、多くの企業が取り組んでいるものの、なかなか進まないケースも多いようです。本稿ではペーパーレスによって企業が享受するメリット、ペーパーレスが進まない理由を解説し、ペーパーレス化サービスによって働き方改革を円滑に進める方法を合わせてご紹介します。

お客様に代わって書類を探す、新しい文書保管。その利用シーンを徹底解説! 文書管理・記録管理

お客様に代わって書類を探す、新しい文書保管。その利用シーンを徹底解説!

約600万箱の保管実績を持つワンビシアーカイブズが提供する、新しい書類保管サービス「書庫探(しょこたん)」をご紹介させていただきます。従来のサービスにはない、お客様に代わって書類を探す点が特徴です。2017年7月のリリース以降、数多くのお問い合わせや、ご利用申込みを頂いております。今回は、この「書庫探」を活用した利用シーンについて解説いたします。

業務改善とは?~進め方と情報管理との関係性~ 文書管理・記録管理

業務改善とは?~進め方と情報管理との関係性~

"業務改善"という言葉を聞いて、皆さんは何を思い浮かべますか?恐らくですが、業務改善に取り組んでいない、という企業は無いというほど浸透しているものなので、何かしらの施策が頭に浮かんだのではないかと思います。 しかし、業務改善で実際に高い効果を感じている企業は、そう多くはないのではないでしょうか。その理由に、業務改善の目的、範囲、内容を明確に理解しないまま取り組んでいるケースが多く、目についたところ、対処しやすいところから着手しがちなことが、その要因の一つと言えます。 そこで今回は、「業務改善とは何か?」、この素朴かつ今さら人には聞けない疑問点について解説していきます。

業務改善の目的と成功のポイント 文書管理・記録管理

業務改善の目的と成功のポイント

"働き方改革"が注目されるようになってからすでに数年が経ち、2018年6月29日には「働き方改革関連法」が可決・成立しました。働き方改革関連法への対応に向けて、多くの企業が業務改善に取り組み始めています。 今回は働き方改革と同時に注目が高まっている業務改善の目的を改めて理解し、成功のポイントをご紹介します。

文書管理の基本はファイリングから 文書管理・記録管理

文書管理の基本はファイリングから

皆さんは、普段お仕事をされている中で「ファイリング」を意識しているでしょうか? ファイリングは文書管理の基本です。今回は、書類の保管や文書管理に便利なファイリングサプライを使った、共有文書のファイリングシステムについてご紹介させていただきます。 「共有文書」とは、部署内もしくは全社的に共有すべき文書のことで、個人で持つ参考資料などと区別をした表現です。例えば、経理書類のように組織的に集約して保存する帳票類や、決裁文書、プロジェクトメンバーが随時更新していく資料などが挙げられます。こうした文書は、個人の引き出しやロッカーなどに入れっぱなしにしてはいけません。必ず、部署内もしくは必要なメンバー間でいつでも使えるようにしておかなければならないものです。 それでは、具体的なファイリングの手順を見ていきましょう。