電子化と紙での保管、どちらがお得?~メリット・デメリットを比較する~ | 株式会社ワンビシアーカイブズ

電子化と紙での保管、どちらがお得?~メリット・デメリットを比較する~

2018.04.18  株式会社ワンビシアーカイブズ

日々の業務で発生する書類がオフィスに溢れていませんか?

書類が発生しない企業はありません。大量の書類を前に、全部電子化してオフィスから書類をなくしたいと、一度は思ったことがあるのではないでしょうか。でも、電子化が常に最適なソリューションとは限りません。どれくらいの費用がかかるのか、どのような書類が電子化に適しているのか、どうやって電子化を進めたらよいのか、悩まれた経験がある方は多いと思います。今回の記事では、そういった皆さまのお悩みについて、電子化以外に解決策があることをわかりやすくご紹介します。

オフィスの中でも多い書類とは?

オフィス内には様々な書類があります。その中でも、日々継続的に発生し、なおかつ書類量が多いものは以下のようなものがあります。

  1. 経理関係書類(請求書、領収書、見積書、伝票類など)
  2. 契約関係書類(契約書、覚書、注文書など)
  3. 人事関係書類(採用関係、人事ファイル、健康保険関係など)
  4. 経営関係書類(稟議書、報告書、議事録など)

これらの書類の特徴として、作成・取得時から一定期間は見る頻度が高いのですが、一定期間を経過した後はほとんど見ることがないという共通性があります。一説には、半年を経過した後の書類の90%、1年を経過した後の書類の99%はほとんど見ることがないという話もあります。果たしてこれらの書類を全部電子化して、オフィスから書類をなくすことが、最善の解決策と言えるのでしょうか。

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電子化のメリットとデメリット

オフィスにある大量の書類の整理をしようとした考えた場合、まず思いつくのが書類の電子化でしょう。最近では電子化するためのシステムや、性能の良い複合機が多く売り出されています。でも、書類の電子化にはメリットもありますが、デメリットも多いのです。ここでは、電子化にどういったメリット・デメリットがあるかを解説します。

1)電子化のメリット

  1. 書類を保管しているスペースの問題が解決します。
    電子化する一番のメリットは、オフィスから書類がなくなり、キャビネットなどの収納スペースが要らなくなることです。電子データをサーバーやクラウドに保存することで、高い賃料を払って書類保管のために現在使用しているスペースを削減したり、他の用途に転用できたりします。
  2. 検索性が向上します。
    膨大な書類の中から必要なものを探すのには、たくさんの時間と手間がかかります。電子化してあれば、数秒で必要な書類(データ)にたどり着くことができます。また、キーワードで検索すれば、関連する電子データをすべて探し出すことができます。
  3. 書類の紛失を防ぎます。
    1つの原本に対して複数の人が見る必要があるような書類は、紙で運用している場合、戻し間違いや返却漏れ、誤廃棄など、紛失リスクが高まります。書類を自分のロッカーに入れてしまったり、戻す場所を間違えてしまったり、間違って捨ててしまったりと、どこに行ったか分からなくなるような事態が、電子化することによって防げます。また簡単にコピーやバックアップもできるので、書類の共有や受け渡し、災害等のリスク対策にもなります。

こちらで電子化のメリットについてはもっと調べてみましょう。

2)電子化のデメリット

  1. 電子化には膨大な費用がかかります。
    社内で電子化するとしても、外部にアウトソースするにしても、どちらも膨大な費用(コスト)が発生します。社内で電子化する場合、例えば派遣社員を雇ったり、複合機を購入したり、作業・保管場所を確保したりすることで、予想以上の費用が発生する可能性が高まります。特に過去から溜まり続けてきた書類は膨大な量があるので、電子化に際しては責任者や担当者を設けて、電子化のルール体系をつくる必要があります。
  2. 電子化しても紙が捨てられない書類があります。
    電子化しても、一定の要件を満たさないと紙が捨てられない書類もあります。特に、社内で最も多く発生する経理関係書類は、「電子帳簿保存法」の要件を満たさないと電子化しても有効と認められません。そのためには、税務署に申請をしたり、要件を満たした専用のシステムを導入したり、社内規程を整備したりしなければなりません。単に社内でスキャンしてPDFにしただけでは、紙の書類を全部捨てられるわけではないのです。
  3. 電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要です。
    電子化しても、紙で保管していた時と同様、必要な時に必要なものを探せなければ、電子化した意味がありません。電子化したデータにファイル名を付与したり、フォルダや階層を分けたりして、整理する必要があります。電子データの管理は、目に見えないだけに、紙の書類よりもむしろ大変かもしれません。
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電子化と紙保管、どちらがよい?

それでは、電子化と紙での保管、どちらの方が良いのでしょうか?

結論から述べますと、オフィス内で大半を占める 「ほとんど見ない書類」は、電子化しないほうが良い、ということになります。

当社調べによりますと、 "書類全体量のうち、よく見る書類が30%以下"であれば、電子化しない方が良いです。なぜ30%かというと、電子化の費用と紙のまま保管する費用を比較すると、使用頻度の高い書類が30%を切ると電子化の方が大幅に割高となってしまうからです。もし全部の書類を電子化したとして、70%以上の「ほとんど見ない書類」が一度も見られることなく保管期限を迎えてしまえば、電子化にかけた費用はまるまる無駄になってしまいます。

逆にいえば、この30%の部分だけを電子化すれば良いということになりますが、この30%を把握して抽出するのが、また大変かもしれません。

では、この「ほとんど見ない書類」はどのように管理すればよいのでしょうか。

電子化の代わりとなるサービス

「ほとんど見ない書類」でオフィススペースが逼迫している場合、どのように対処すればよいでしょうか。

そんなときは、わずわらしい事務手続き・業務設計をパッケージングし、シンプルにした新しい書類保管サービス「書庫探」(しょこたん)をご利用されることお勧めします。

書庫探」とは、

  1. Web上で契約からオーダーまで完結し、1箱から書類を預け入れできる、新しい書類保管サービスです。
  2. 1箱・月額90円で保管できるため、電子化に比べて圧倒的に安価に書類を保管できます。
  3. 書類を見たい時は、文書管理システム経由で依頼をすると、当社が箱の中から必要な書類を探し出し、電子化してPDFでお手元へお届けします。

また、電子化のメリットとして説明した以下の3つすべてが、「書庫探」で実現します。

  1. 書類を保管しているスペースの問題が解決します。
    「書庫探」を利用することで、オフィス内の保管スペースを減らすことができます。「書庫探」は1箱から利用できるため、多くのお客様にご利用いただいております。電子化や自社内のスペースで保管するよりも安価に書類を保管できます。
  2. 書類の検索がしやすくなります。
    どの箱にどの書類が収納されているかを登録できる、台帳機能付き文書管理システムを無料でご利用いただけます。登録しておけば自分で書類を探す必要がなく、システムで検索して依頼すれば原本(箱)はもちろん、必要な書類だけを電子化してPDFでお届けします。
  3. 書類の紛失を防ぎます。
    当社の堅牢なセキュリティ環境の保管庫で、保管期限が到来するまで安全に保管できます。原本を出し入れしないので、書類の紛失は発生しません。また、箱の取り出しや電子化の履歴も残るので、アクセス管理も可能になります。

このように閲覧頻度が低く、たまにみる書類は、「書庫探」の利用で手間や費用をかけずに紙のまま保管することをお勧めします。

また、契約書の電子化・管理をご検討されている方には、ワンビシの提供する電子契約サービス「WAN-Sign」をおすすめします。

WAN-Signは、電子契約と書面契約を一元管理することができるサービスです。書面契約との一元管理を謳っている電子契約サービスは他にもありますが、書面契約を電子化して管理する場合がほとんどです。WAN-Signの場合、全件電子化はもちろん、すべて電子化せず依頼都度当社でPDF化して登録することや、お客様の手元に保管している書面契約の属性情報のみを登録して管理することも可能です。

書庫探と同様、電子化のメリットを享受することもできますので、是非一度ご検討ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。書類の量が多く、保管スペースや管理方法に悩まれている企業はとても多いと思います。とりあえずは電子化とは思っても、検討した結果、断念した経験があるのではないでしょうか?

今回説明してきました通り、電子化にはメリットも多いですが、デメリットも多いです。まずは、電子化しようとする書類が、どれくらい見る頻度があるかを把握することが大切です。その上で、もし「ほとんど見ない書類」が大半であれば、紙のまま保管することをお勧めします。

書類保管サービス「書庫探」は、1箱(月額90円)から利用でき、システム利用料などの固定費が発生しない、新しい書類保管サービスです。書類管理・文書管理にまつわるお悩みがありましたら、お気軽にお問合せください。

書類保管サービス「書庫探」

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