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機密文書の処理方法の最適な選び方

2020.11.19  株式会社ワンビシアーカイブズ

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企業の機密文書の処理というと、どのようなことを思い浮かべますか?まずはオフィスのシュレッダーを思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。
以前、うちの会社でもシュレッダーを使っていたことがありますが、なぜかいつも自分の順番になると満杯になるのが不思議だったことを覚えています。

それから長期休暇前に行う不要品の廃棄キャンペーンを思い浮かべる方も多いと思います。お盆前や年末年始の前にオフィスを綺麗にするのは日本の風物詩ですね。そして、シュレッダー待ちの列に並ぶという光景もすっかりお馴染みではないでしょうか。

さて、この記事では、会社では今のところオフィスのシュレッダーをメインに廃棄処理しているけれど、もっと便利で安全なサービスがあるに違いない!とサービスをお探しの方や、既にサービス提供会社に委託しているけれど、もっと良いサービスがあるなら知りたい!という方に向けて、「機密文書の処理方法の最適な選び方」を解説していきます。

機密文書の取り扱いについて考える

まず、そもそも機密文書とは、どのような性質のものなのでしょうか?ゴミ箱にポイ捨てしてしまうといけないのは、なぜなのでしょうか。

弊社としましては、機密文書を次のように定義しています。

企業経営に直結し、外部への漏えいが企業の利益、信頼に損害を与える恐れのある文書

一般的にいうなれば経営計画書や仕入れ台帳、従業員の人事データ帳のような文書がこれにあたると思います。

この機密文書は業務上最も厳重に管理する必要のある文書であり、多くの場合、企業の最重要文書として紙媒体などで厳重に保管され、コピーなども制限されます。
そんな機密文書をゴミ箱にポイ捨てしてしまったらどうなるでしょう?だれかがゴミ袋を開けてしまったら、もしくは業者が処理中にゴミ袋を破ってしまったら誰でも見ることが出来てしまいます。

情報漏えいさせたら、自分の会社が大変なことになってしまうので、取り扱いについて厳に注意が必要、ということですね。

尚、機密文書は多くの場合、情報が漏洩した時の影響度から次の3つに分類されます。

極秘

秘密保全の必要性が高く、漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある文書。
未発表の研究結果や、合併などの特別プロジェクト資料、未公開の経理文書などがこれにあたり、企業の中でも関係するごく一部の人間の間で共有される文書です。

極秘につぐ程度の秘密で社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ文書。
重要契約書や、人事関連文書、個人情報などがこれにあたり、社内でも限られた人物のみが閲覧できる体制が要求されます。

社外秘

社外に公開することで不利益を被る可能性のある文書。
自社で行った調査の結果や、顧客リスト、営業企画書などがこれにあたり、みだりに社外に持ち出さないよう管理が必要です。

これら全てが絶対に漏洩してはなりませんが、これらの機密文書の分類や関連法案についてはこちらで解説しているため、ご覧ください。

機密文書の適切な処理が求められる法的背景

会社に迷惑をかけないために、機密文書を情報漏えいさせてはいけないということはお分かりになったと思います。一方、法的にも適正管理しなければならないという根拠も合わせて説明します。

2017年に改正個人情報保護法が全面的に施行されました。そのことにより、従来の「個人データ取扱件数5,000件以上」という基準は撤廃され、ほぼすべての事業者が対象となりました。
よって、企業は事業を営む上で発生する個人情報を、企業の規模を問わず適正に管理しなければならなくなっています。

では、個人情報を適正に管理する、とは具体的にどういうことになるかご存じでしょうか。次に、機密文書の処理と深く関わりのある個人情報保護法の条文を引用し、ポイントを整理したいと思います。

個人情報の保護に関する法律(安全管理措置) 第二十条

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

ここでの安全管理のための措置について、個人情報保護委員会の個人情報保護ガイドラインでは組織的、人的、物理的、そして技術的の4つに分類され、それぞれ安全管理措置を講じることが求められています。特に、機密文書の処理には「物理的安全管理措置」が深くかかわってきます。

物理的安全管理措置とは

物理的安全措置には個人情報が含まれる書類の盗難や紛失を防止するための適切な管理を行うことが求められています。また、特に持ち運ぶ時の紛失や盗難に留意するようにも求めています。さらに、個人情報が含まれた書類を廃棄する時は、焼却、溶解、適切なシュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用することを求めています。

個人情報の保護に関する法律(委託先の監督) 第二十二条

個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

ここでは、事業者に対して委託先への監督を求めています。ご自身の会社では、個人情報の管理に関して安全管理措置を講じていると思いますが、個人情報の管理を委託する場合には、その委託先に対しても安全管理措置が整備されていることをしっかりと監督することが必要になります。

よって、機密文書の処理をサービス提供会社に委託する場合、その会社が適正な安全管理措置を講じていることを「セキュリティチェックシート」や「実地監査」などにより確認することが必要になります。

以上により、法律に違反しないようにするためにも、機密文書を適切に処理することが求められます。

機密文書の大量処理が必要になってきている背景

機密文書を適正に管理しなければならない状況だということは、お分かりいただけたと思います。
一方、最近、大量の機密文書の処理が求められることが多くなってきています。

その背景としましては、次のようなことが挙げられます。

・社内のレイアウト変更にともなうキャビネット削減

社内でソーシャルディスタンスを確保するために、フリーアドレスを検討される企業が増えてきております。また、働き方を改善し仕事の効率を上げるために、会議室や打ち合わせスペースを増やしたり、個人ブースを設置することを検討される企業も増えております。
そのような時、広いオフィスに移転をせずにスペースを捻出する最も効果的な方法は、オフィスに大量に設置しているキャビネットを追放することです。キャビネットの削減のために、大量の機密文書の廃棄が求められているのです。

・働き方改革に伴うペーパーレス推進

社内業務のデジタル化を推進するなかで、紙文書のPDF化は避けられない流れとなっております。以前からその流れはありましたが、コロナ禍でデジタル化の波はさらに加速した感があります。その結果、PDF化して不要となった機密文書の廃棄が求められるようになっています。
このような状況において、機密文書を適切に、且つ大量に処理するニーズが増してきましたが、オフィスのシュレッダーだけでは追い付かず、機密文書処理サービス提供会社に委託するケースが増えてきています。

次からは、機密文書の処理方法ごとに分類し、サービスの説明をしてきたいと思います。

機密文書処理の方法とメリット・デメリット

機密文書の処理方法としては、主にシュレッダーによる裁断、焼却処理、溶解処理などがあります。これからサービスを利用してみようとお考えの方の参考になるように、以下にそれぞれのサービスの概要とメリット・デメリットについて説明します。

オフィスのシュレッダー

オフィスのシュレッダーを使用し、機密文書を裁断処理します。

シュレッダーのメリット

メリットとしましては、自分の目の前で全ての機密文書が破砕されますので、安全性は最も高いと言えます。

シュレッダーのデメリット

デメリットとしましては、裁断機は繊細のためホチキスやクリップは自分で外す必要があります。またシュレッダー内のゴミ袋を交換したり、刃こぼれしたらサービス会社を呼んだりと、社員の手間と工数が多く発生します。また、一度にすべての処理を行えるわけではないので、最も時間がかかります。

シュレッダー破砕処理サービス(出張型)

サービス提供会社が大型シュレッダーを車両に備え付け、お客様先まで出張してその場で機密文書を破砕するサービスになります。

出張型サービスのメリット

メリットとしましては、目の前で処理してもらえるために必然的に立ち会う形となり、安全性は高いと言えます。
また、上記のオフィスシュレッダーよりも比較的大量の機密文書を短時間で処理することが可能です。

出張型サービスのデメリット

デメリットとしましては、事前に書類の収納容器や禁忌品の取り除き作業が必要ということと、破砕処理に伴う拘束時間が長いということが挙げられます。

シュレッダー破砕処理サービス(引取型・持込型)

サービス提供会社が保有している大型シュレッダーで裁断処理をしてもらいます。サービスに対象書類の引き取りから処理施設までの搬送が含まれる場合と、自前の車両等で持ち込みが可能な場合に分かれます。

引取型・持込型サービスのメリット

メリットとしましては、出張型と同様に機密文書の処理を一度に大量に実施頂くことが出来ます。

引取型・持込型サービスのデメリット

デメリットとしましては、どうしても上記二つにはない搬送作業が発生するため、搬送時の盗難・紛失のリスクが高まる点です。また、立ち会う場合には、拠点への訪問から裁断完了までの長時間、拘束されてしまうということが挙げられます。
サービス提供会社側で書類の収納容器や禁忌品の取り除き作業をおこなうため、機密文書が社外の目に触れてしまう点もデメリットとして挙げられます。

焼却処理サービス

サービス提供会社がお客様先から焼却処理施設まで搬送し、焼却するサービスになります。

焼却処理サービスのメリット

メリットとしましては、機密文書の処理を一度に大量に実施頂くことが出来ます。立ち合いが必須ではないため、拘束時間が短いです。

焼却処理サービスのメリット

デメリットとしましては、搬送時の盗難・紛失のリスクが高まる点です。また、環境への負荷が他のサービスに比べて高いことが挙げられます。

溶解処理サービス

サービス提供会社がお客様先から溶解処理施設まで搬送し、溶解するサービスになります。

溶解処理サービスのメリット

メリットとしましては、機密文書の処理を一度に大量に実施することが出来ます。また、無開梱のままの溶解処理が可能であるため、サービス提供会社に情報漏えいする危険性が低いです。ホチキスやクリップなどを取り外す必要がないため、処理までの時間が短縮できますし、立ち合いが必須ではないため拘束時間が短いです。

溶解処理サービスのデメリット

デメリットとしましては、引取型と同様、搬送時の盗難・紛失のリスクが高まる点です。

弊社としては数ある機密文書処理の中でも、溶解サービスの利用をおすすめさせて頂いております。理由については下記に詳しく記載していきます。

溶解処理をおすすめする理由

さて弊社は、上記に挙げさせていただいた機密文書処理サービスの中で、なぜ溶解処理サービスをおすすめするのか。おすすめ理由としましては、次の通りです。

  • 無開梱のまま誰の目にも触れず安全に処理が可能
  • 一度に大量の機密文書の処理が可能
  • 書類の収納容器やホチキス、クリップなどを外す必要な無いので準備時間が短くて済む
  • 立ち合わなくても良いので拘束時間が短い
  • 製紙会社のパルパーで溶解するためCO2排出が少なく環境負荷が小さい

尚、搬送時の紛失・盗難リスクを低減するために、業者選定の際には以下のことを実施されるのが良いと考えます。

  • 情報セキュリティに関する認証の取得状況(ISO27001またはプライバシーマーク)
  • 書面監査の実施(チェックシートによる安全管理措置の整備状況等)
  • 搬送車両の確認(箱車かどうか、荷台の施錠状況、GPSの有無、警備会社との連携、等)

まとめ

こちらの記事では、機密文書の処理方法の最適な選び方について、解説してきました。
機密文書はその特性上、適切な処理が求められます。一方、大量に処理する必要がある場合も多くありますので、効率性や利便性についても重視することが求められます。
品質と効率のバランスが最も良いサービスとしまして、弊社としましては溶解処理サービスをお勧めします。

尚、弊社は機密文書の抹消処理サービスとして、RECOLOサービス引取DDRサービスをご提供しております。ご興味のある方は是非お問い合わせください。

弊社サービスについてご不明な点はございませんか?

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