企業における契約書管理のあり方

2017.10.25  株式会社ワンビシアーカイブズ

企業における契約書管理の現状

 取引先との契約書、社内に溢れていませんか?どこの会社にもあって、基本的には増え続ける一方の契約書類。本記事では企業における契約書管理の現状について弊社に寄せられるお客様の声や市場の動向など、具体例を踏まえながら解説いたします。

参考記事:契約書を管理する上で課題となることとは?当社の契約書管理事例

後回しにされがちな「契約書管理」

 皆様の会社は契約書管理体制の構築に積極的に取り組んでいらっしゃいますか。

契約書は会社の業績や売上に貢献するような性質の資料ではありません。いくら手間とコストをかけて管理しても、それが業績に直結することはないのです。

 そのような資料の管理にリソースを割くことは、非生産的であるとみなされ後回しにしがちであるとよくお聞きします。弊社が過去に実施したアンケート結果からもお客様が契約書管理に積極的に取り組めていないことがうかがえます。

  • 管理しないといけないとは思うが、予算や人手を充てるのは難しい
  • 現状の管理体制が完璧であるとは思はないが、不便だとも思わない
  • 経理帳票などより優先して管理すべき書類がある。

関連資料:

高まる契約書管理のニーズ

 契約書管理体制の構築はいつまでも後回しにされ続けるのでしょうか?下図のグラフは当社がお客様からご相談いただく、「契約書管理」についての案件数の推移を年度ごとに示したものです。

 ご覧のとおりご相談件数は年々増加しており、特に2016年には急増していることがわかります。前述のアンケート結果で契約書管理が後回しにされがちというご意見がある中で、逆にご相談件数が増加した背景にはどういった理由があるのでしょうか。以下はご相談いただいた際にお客様からお聞かせいただいた生の声です。

  • 契約書よりも優先すべき資料の課題解決が一段落し、やっと契約書管理に着手できるようになった
  • 昨今の情報漏洩事件などの影響を受け、委託先の管理責任が問われるようになり、契約書管理体制を見直すべきという判断に至った
  • 法人マイナンバー制度が施行され、今後の契約書管理にそれらを用いる場合に備えて今のうちから体制を整えておきたい

 理由はさまざまですが、法改正世間の風潮、あるいは他の資料の整理が終わったことできっかけを得ることができたことを背景に、当社へのご相談が増えたのだと言えます。

 つまり、法改正などの情勢が変化したことにより今後、契約書管理体制の構築は、より積極的に取り組まれるようになると言えるのではないでしょうか。

契約書管理体制のあるべき姿 契約書管理体制のあるべき姿
契約書管理を行うためのシステムの選び方 契約書管理を行うためのシステムの選び方

まとめ

 いかがでしたでしょうか?世の中の流れを鑑みれば、企業における契約書管理体制を見直す動きは、今後ますます活性化することが予測されます。皆様がお勤めの会社においてもそれは例外ではないでしょう。来るべき日に備え今から何らかの対策を構築したり、ソリューションの導入を検討したりされることをお勧めいたします。

 株式会社ワンビシアーカイブズは情報資産管理の専門家として50年の歴史を活かし、書類保管サービスをはじめ、契約書管理を含めた文書の管理ノウハウのご提供、電子化など様々な形で御手伝いが可能です。文書やデータなど情報資産の管理でお困りでしたらお気軽にお問合せください。

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