マイナンバーの保管制限と書類及びデータの廃棄に関して | 株式会社ワンビシアーカイブズ

マイナンバーの保管制限と書類及びデータの廃棄に関して

2017.03.22  株式会社ワンビシアーカイブズ

マイナンバーは、収集し、必要書類に記載するだけでなく、厳重な保管と適切な廃棄が求められます。管理が不適切な場合には、重い罰則を受けてしまう可能性があります。

そこで今回は、マイナンバーについて考えを整理し、保管制限や廃棄に関して解説します。

マイナンバーとは

個人に付与されるマイナンバーは12桁の「個人番号」で、法人には、13桁の「法人番号」が付与されます。マイナンバーの管理には、全社的な取り組みが必要です。「個人番号」が記載された情報は、「特定個人情報」として「安全管理措置」が求められます。「安全管理措置」には、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の4種類があります。個人情報保護方針と特定個人情報取扱規程の策定も必要です。

関連資料:

マイナンバーの保管制限

企業は、従業員から収集したマイナンバーを厳重に保管し、情報漏えい防止に努めなければなりません。収集したマイナンバーには保管制限も存在します。

保管制限とはつまり、マイナンバーが記載された書類の法定保存期間が過ぎたものや、退職者のマイナンバーが記載されている書類を速やかに廃棄しなければならないという規定です。つまり、企業はマイナンバーを厳重に管理した上で、不要になった場合は適切に廃棄しなければならないのです。

マイナンバーが記載された書類は、保存期間中は情報漏えいなどが起こらないようにセキュアな状態で管理し、廃棄する際は、確実・速やかに行わなければなりません。

マイナンバーが記載された書類及びデータの廃棄

マイナンバーが記載された書類やデータに関して、廃棄の仕方にも注意が必要です。「復元できない程度」に廃棄し、その記録を保存する必要があります。

マイナンバーの廃棄を外部委託する場合は、マイナンバーを廃棄したことを記録した証明書等を委託先から発行してもらい、きちんと廃棄されているか確認することが重要です。

マイナンバー法による罰則

マイナンバー法では、不適切な管理方法や、マイナンバーの情報漏えいを起こした場合、民間事業者や個人も処罰対象になりうるものとして、以下のような罰則があります。

また、不正行為が故意になされたものであった場合など、両罰規定により、処罰対象は従業員本人だけでなく、雇用している側の企業も罰金刑を科される恐れがあります。

主体 行為 法定刑
個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者 正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供 4年以下の懲役 または200万円以下の罰金(併科されることもある)
業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 3年以下の懲役 または150万円以下の罰金(併科されることもある)
主体の限定なし 人を欺き、暴行を加え、または脅迫することや財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得 3年以下の懲役 または150万円以下の罰金
偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受けること 6か月以下の懲役 または50万円以下の罰金
特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者 個人情報保護委員会の命令に違反 2年以下の懲役 または50万円以下の罰金
個人情報保護委員会から報告や資料提出の求め、質問、立入検査を受けた者 虚偽の報告、虚偽の資料提出、答弁や検査の拒否、検査妨害など 1年以下の懲役 または50万円以下の罰金

出典:内閣官房ホームページ「社会保障・税番号制度 よくある質問(FAQ)Q5-10 番号法にはどのような罰則がありますか?(2014年7月回答)」( http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html#q5-10)をもとに作成

マイナンバー法が制定されたことにより、情報管理は、組織にとって、ますます大きな課題となっています。

必要書類はマイナンバーを廃棄すれば継続保管可能

マイナンバーが記載された書類は、法定保存期間を過ぎたら速やかに廃棄しなければなりません。しかし、企業によっては書類を保管しなければならない場合もあります。このケースでは、マイナンバー部分のみを廃棄すれば書類の保管が認められています。例えば、マイナンバーが記載されている部分を切り抜いて抹消、あるいは塗りつぶして解読不可にすることでマイナンバーを廃棄でき、法定保存期間を過ぎた書類でも保管することができます。

重要なのは、ルールを策定し廃棄まで想定した、しっかりとした運用の仕組みを構築しておくことです。マイナンバー制度の開始により、企業として考慮すべきことや作業も増えたため、仕組みがなければ生産性の低下を招く可能性があります。

マイナンバーの収集・保管・廃棄を一連の流れとして取り扱う仕組みを構築することで、生産性を落とさずにマイナンバーを厳格に管理することができます。

マイナンバー書類の保管、お困りではありませんか? ~マイナンバーを含む書類の保管と廃棄方法~ マイナンバー書類の保管、お困りではありませんか? ~マイナンバーを含む書類の保管と廃棄方法~
文書管理の基本は、保存期間の設定から ~文書の法定保存期間~ 文書管理の基本は、保存期間の設定から ~文書の法定保存期間~

外部業者利用のメリット

当社が2016年度に中堅中小企業を対象として行ったアンケートによりますと、従業員から収集したマイナンバー記載の書類は数量が限られているため、まだ外部に保管せず、自社で保管する企業が多いと推測されました。また70%の企業はマイナンバー保管に不安を持っていないとの結果も出ています。

しかし、厳格な運用が求められるマイナンバー管理では、今後、外部保管のニーズが高まっていくことが予測されます。外部保管サービスでは、安全管理措置を講じた特定個人情報取扱区域にて書類を保管し、保管期限が到来したら知らせてくれ、復元できないように機密抹消処理をし、実施後に報告書を発行してくれるサービスもあります。

ワンビシアーカイブズでは、50年以上の書類保管に特化した実績をベースにマイナンバの書類保管サービスを提供しています。本サービスでは、以下のような万全の安全管理措置を講じた体制で、お客様のマイナンバー書類を収集し、安全に保管・集配・機密抹消するサービスを提供しています。マイナンバー管理についてお困りの方は、ぜひ ご相談ください。

組織的安全管理措置

  • 責任者の設置、取扱担当者の限定
  • 役割、取扱範囲の特定
  • 情報漏えい事案発生時の報告連絡体制

人的安全管理措置

  • 特定個人情報に関する全社教育
  • 取扱規程に基づく適切な監督

物理的安全管理措置

  • 専用区域の設定
  • 入退室管理及び機器等の持込制限
  • 退構時の持ち物検査

技術的安全管理措置

  • 入退室ログ管理
  • 情報システムへのアクセス制御
  • ユーザID、パスワードによる認証

まとめ

今回はマイナンバー制度の基礎知識として、保管制限や廃棄方法について紹介しました。2016年度に厳格な管理・確実な廃棄が求められるマイナンバーは、外部業者へ保管を委託する選択肢も含めて検討し、安全に保管する仕組みを構築することが、ますます重要になるでしょう。

主な文書保管期間一覧表(主な文書保存期間一覧表)

RECENT POST「文書管理・記録管理」


RELATED POST関連記事


マイナンバーの保管制限と書類及びデータの廃棄に関して