電子契約サービスにかかる料金とは？内訳から費用対効果まで徹底解説

電子署名を利用した電子契約サービスは、契約書の締結業務や文書管理を対外的・対内的にデジタル化し、業務効率化を実現する便利なソリューションです。

電子契約に対応する際、自社でシステム開発すると膨大な費用とリソースが必要とされるため、ベンダーが提供する電子契約サービスから選定するのが一般的です。

電子契約サービスを導入するにあたって、初期費用や月額料金、追加オプションなども含めた総合的なコストで予算を見積もり、予算内で必要な機能やセキュリティを満たせるかどうか判断することが大切です。

この記事では、電子契約サービスにかかる料金を徹底解説し、ＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス『WAN-Sign』に焦点をあて、具体的な費用対効果やサービスの特徴について紹介します。

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電子契約サービスにかかる料金とは

電子契約サービスとは、契約書などの書面を取り交わす際、契約締結までのプロセスをクラウド上で完結できるサービスのことです。

一般的な電子契約サービスの料金体系は、初期費用＋月額利用料（基本料金）＋契約件数ごとの従量課金制＋オプション料金という構成になっています。

サービス事業者によってさまざまな料金プランが案内されており、導入コストを抑えながら無料で利用することも可能です。

また、電子契約書を送信した分だけ料金が発生する従量課金制のサービスも多いため、自社に適した料金体系のサービスを選定することが重要です。

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電子契約サービス「WAN-Sign」を導入するメリット

電子契約は、契約という名前から対外契約のみが対象と思われがちですが、押印が発生する業務全般に適用できます。

ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス『WAN-Sign』を導入すれば、企業との契約はもちろん、個人との雇用契約、請求書や見積書、社内決裁手続きなどが、すべてウェブ上で行えるようになります。

企業が『WAN-Sign』を導入する主なメリットは、下記の3つです。

①コスト削減

電子文書はデジタルデータのため、紙代がかかりません。また、印紙を貼付する義務がないことから印紙代も不要です。

紙への印刷代や相手方に書類を送る郵送費、業種によっては顧客を訪問する際の交通費なども不要になるため、これらの経費を削減することが可能です。

また、印刷や郵送、回収、訪問といった手間がなくなる分、文書業務にかける時間や人手を減らすことができ、人件費の削減にもつながります。

②業務のデジタル化

契約の締結や文書の確認等がすべてウェブ上で行えるため、契約締結や文書決裁のスピードが早まり、業務効率化につながります。

 基本的にメールが見られる環境なら業務に対応できるため、はんこのない自宅や外出先でも業務を遂行することができます。また、テレワークの推進にも役立ちます。

③文書のペーパーレス化

電子文書のデータはサーバーに保管するため、文書の保管場所を確保する必要がなくなります。災害などで文書が消失する心配もありません。

電子署名により文書の内容が改ざんされるリスクもないため、コンプライアンスや内部統制強化にもつながります。

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電子契約サービスの料金内訳

電子契約サービスの料金内訳を知っておくことで、総合的なコストを予測できるため、詳しく解説します。

①初期費用

電子契約サービスのシステム導入時に発生するコストが初期費用にあたります。

初期費用はサービス事業者によって大きく異なり、0円で利用を始められるサービスもあれば、数万円以上のコストが発生するサービスもあります。

初期費用0円のサービスを選ぶ際には、どの範囲まで無料で機能を利用できるかを比較検討することをおすすめします。

②月額利用料金（基本料金）

月額利用料金は、電子契約サービスの基本料金にあたります。

例えば、無料プランや有料プラン、ライトプランやプレミアムプランというように、プランによって毎月発生する料金が異なります。

毎月一定の金額を支払い、プランごとに定められた範囲で機能を利用することが可能です。

③契約件数ごとの従量課金制（変動費）

従量課金制は、ユーザーのサービス利用量に応じて料金が変動する課金方式のことです。

従量課金制を採用している電子契約サービスでは、契約件数（送信件数）に応じて、契約締結料や電子証明書の発行費用が発生します。

また、当事者型署名または立会人型・事業者型署名の違いによっても料金が異なるのが一般的です。

アカウントの発行数やデータの使用量も従量課金の一つの要素とされており、電子契約を導入する範囲や対象のユーザーが多いほどコストが高くなる傾向にあります。

④オプション料金

電子契約サービスでは、契約締結機能や契約管理などの標準機能以外にも、課金することで利用できる便利なオプションサービスが提供されています。

追加オプションとしてよく見られるサービスは、データ保存容量の拡張や契約書のテンプレート機能、セキュリティの強化、内部統制機能などです。

サービス事業者によっては、自社に最適な利活用を支援するコンサルティングサービスも追加オプションで提供されています。

電子契約サービスを導入する際は、将来的に利用を想定しているオプションも含めて、総合的なコストを見積もることが重要です。

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電子契約サービスの利用料金以外にかかる費用

電子契約サービスを導入するにあたって、初期費用や毎月の利用料金以外にも追加で費用がかかるケースがあります。

①社内システムの構築費

既存システムとデータ連携をして運用する場合、システム構築・拡張費用が別途必要になるケースがあります。

ただし、電子契約サービスには契約締結に必要な機能が備わっているため、単体での利用も可能であり、必ず自社システムをゼロから構築する必要はありません。

導入に合わせて社内フローを見直すなど社内システムの構築も必要かどうかは、ベンダーとの事前打ち合わせで確認しましょう。

＞＞【初心者向け】電子契約の導入方法とは？すぐに分かる7つのステップ

②取引先に発生する費用

多くの電子契約サービスでは、取引先がアカウント登録することなく電子契約に対応できます。

ただし、当事者型署名の電子契約の場合、取引先にも電子証明書の発行が必要になることから手間とコストが発生します。立会人型・事業者署名型の場合もアカウント発行が必要なケースもあるため、事前に確認が必要です。

電子契約サービスを導入する際には相手側の理解を得ることが重要です。

電子契約サービス『WAN-Sign』の特長

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、費用対効果に優れている上、強固なセキュリティ体制と充実した文書管理機能を備えた電子契約・契約締結サービスです。

『WAN-Sign』の特長を他社の電子契約サービスと比較しながら紹介します。

①実印版と認印版、2種類のはんこを使い分けられる

電子署名の本人確認方法は、当事者型と呼ばれる実印版と、立会人型・事業者署名型と呼ばれる認印版があります。

ほとんどの電子契約サービスはどちらか一方にしか対応していませんが、『WAN-Sign』では両方の仕組みを実装しています。

そのため、当事者型と立会人型・事業者署名型を、契約の内容や相手に合わせて使い分けることが可能です。

②過去に締結した紙の契約書と、今後発生する電子契約をシステム上で一元管理できる

システム内に基本情報登録をすることで、紙の契約書と電子契約を同じシステムで一元管理できます。

データ登録にあたって紙の契約書をPDF化する必要はないため、PDF化作業の手間や登録費用がかかりません。

③高セキュリティ機能（ユーザー管理、文書管理・契約管理等）を標準装備

『WAN-Sign』は、ユーザー管理機能をはじめ、セキュリティ・内部統制機能、契約管理機能、電子契約締結機能を標準装備しています。

フォルダごとのアクセス制限設定、操作ログ管理、IPアドレス制限などを、オプション料金なしで利用することができます。

④自社所有の国産データサービスセンターで安心・安全

『WAN-Sign』で保管するデータは、災害対策を施した自社所有・運用の国産データセンターで管理しています。

海外法の影響を受けないため、海外当局からデータアクセスを受ける心配がありません。データセンターの実地監査も可能です。

⑤手書きサイン、電子印鑑イメージにも対応

『WAN-Sign』で電子契約に対応する場合、スマートフォンやタブレットを使って手書きサインを入れることが可能です。

また、電子署名を行う際には、紙の契約書と同じような印影を入れたりすることができます。

電子契約サービス「WAN-Sign」の費用対効果は？

「WAN-Sign」の導入でコストが削減できるポイントは、サービスの導入により削減できる経費があることと、無料プランも備えたサービスの利用料金にあります。

それぞれについて、詳しく見てみましょう。

電子契約サービスの導入で削減できる経費

紙の契約書作成にかかる費用は、人件費、郵送費、紙代などを合算すれば、1件あたり800円とも1,250円ともいわれ、それに加えて印紙代も必要です。

電子契約サービスを利用すれば締結料などの基本料金や人件費以外はゼロになりますし、作業にかかる時間が短くなる分、人件費も大幅に削減できます。

「WAN-Sign」のサービス利用料金には無料プランがある

「WAN-Sign」は、初期費用と基本サポート料は無料で、毎月の「実印版」の契約締結件数と「認印版」の送信件数、および管理する電子データの件数に応じて月の利用料金が決まる仕組みです。

毎月、実印版3件、認印版10件までは無料で、管理する電子データが累計10件までは無料。それ以上は、実印版は締結1件ごとに300円、認印版送信1件ごとに100円となり、管理する電子データは5,000件ごとに月1万円がかかります（件数が多い企業向けのデータ容量プランもあります）。

つまり、「WAN-Sign」は条件の範囲内であれば、電子契約のシステムを無料で利用することができるのです。

■「WAN-Sign」の料金プラン

＞＞電子契約を印刷した場合はどうなる？印紙税の有無や適切な保存方法を紹介

電子契約サービス「WAN-Sign」導入シミュレーション

「WAN-Sign」を導入した場合のコストの変化について、3つのパターンでシミュレーションしました。コスト削減の参考にしてください。

【パターン1】書面での契約締結業務をデジタル化した場合

年間1万4,000件の書面での契約締結業務を『WAN-Sign』に変更した場合、以下のような費用対効果が期待できます。

• 費用対効果：年間1,400万円以上のコスト削減
• 削減率：62%

書面契約時の年間コストは2,314万8,000円、「WAN-Sign」導入後の年間コストは876万円となり、削減率は62％にも上ります。

1年あたり、書面契約時の人件費と同等の1,400万円を上回るコスト削減効果が得られます。

■既存の書面契約を維持する場合

※1　時給2,000円の作業者が、契約業務（印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納）を30分/件で実施する想定（単価1,000円/件）
※2　最も安価な定型内郵便25g以内を想定（単価82円/件）
※3　封筒・印刷用紙・複合機リース代・インクなどにかかる想定費用（単価100円/件）
※4　収入印紙貼付4,000円×1,000件/年＝400万円、200円×1万3,000件/年＝260万円
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

※1　時給2,000円の作業者が、契約業務（送信先設定/送信/進捗確認/完了確認）を15分/件で実施する想定（単価500円/件）
※2　契約相手方も収入印紙が不要になる
※3　単価100円/件
※4　データ容量プラン・200GBまで3万円/月を12ヵ月利用
※すべて税抜

【パターン2】書面での契約業務をデジタル化し、さらに過去の書面契約書PDF化して登録した場合

年間1,000件の契約締結業務を書面から『WAN-Sign』に変更し、過去に締結した書面契約書5,000件をPDF化して『WAN-Sign』に登録した場合、以下のような費用対効果が期待できます。

• 費用対効果：次年度以降、年間約112万円のコスト削減を実現。書面契約書の保管スペースも不要に。

書面契約時の年間コストは252万2,000円、『WAN-Sign』導入後の年間コストは140万3,720円となります。

書面契約書のPDF化は『WAN-Sign』システムの利用料金には含まれません。そのため、初年度のみPDF化の作業費用203万9,000円が別途かかりますが、次年度以降は1年あたり111万8,280円のコスト削減効果が得られます。

なお、書面の契約書と電子契約を一元管理する際、紙の契約書を必ずPDF化しなければならないというわけではありません。書面契約の基本情報（契約相手や契約日時など）があれば、「WAN-Sign」の契約管理台帳にデータ登録ができます。

しかし、紙の文書をPDF化して登録することで、契約書の検索性の向上、在宅勤務でも契約書の内容を把握できるなどのメリットがあり、利便性がアップすることで業務効率化につながります。

■既存の書面契約を維持する場合

※1　時給2,000円の作業者が、契約業務（印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納）を30分/件で実施する想定（単価1,000円/件）
※2　最も安価な定型内郵便25g以内を想定（単価82円/件）
※3　封筒・印刷用紙・複合機リース代・インクなどにかかる想定費用（単価100円/件）
※4　収入印紙貼付4,000円×300件/年＝120万円、200円×700件/年＝14万円
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

※1　時給2,000円の作業者が、契約業務（送信先設定/送信/進捗確認/完了確認）を15分/件で実施する想定（単価500円/件）
※2　契約相手方も収入印紙が不要になる
※3　単価100円/件
※4　件数プラン・5,000件まで1万円/月を12ヵ月利用。PDF添付の文書情報をカウント
※すべて税抜

＜ 過去の書面契約書の年間管理コスト ＞

※1　文書管理ラベルの印刷と原本帳合をワンビシアーカイブズで行う場合
※2　4箱×12ヵ月＝48箱/1ヵ月1期制
※3　月30件×12ヵ月＝360件/年
※4　1式2万円?12ヵ月
※すべて税抜

＜ 初回のみかかる費用（全件電子化作業料）＞

※1　「WAN-Sign」一括登録作業を弊社ではなく、お客様作業の場合（ワンビシアーカイブズ無償サポート）の見積もり額
※2　文書箱1,000枚収納可能／契約書5,000件×4枚/件＝2万枚／文書箱想定：20箱（単価10万円/箱）
※3　10箱ごとのご注文（単価250円/箱）
※4　文書箱をお引き取りし、電子化の後お客様に返送／20箱から対応（単価850円/箱）
※すべて税抜

【パターン3】取締役会・監査役会議事録の回覧と署名者に対する郵送業務をデジタル化した場合

年間18回の取締役会・監査役会議事録の回覧と署名者10名に対する郵送業務を『WAN-Sign』に変更する場合、以下のような費用対効果に期待できます。

• 費用対効果：年間約15万円のコスト削減を実現。業務スピードが格段に向上し、1.5ヵ月かかっていた業務が2日で完了。

書面で行う場合の年間コストは36万9,000円、「WAN-Sign」導入後の年間コストは21万1,800円となります。

特筆すべきは業務処理のスピードが格段に向上した点です。書面での回覧では1議事録に対し1～1ヵ月半かけて署名を回していましたが、「WAN-Sign」導入後はわずか2～3日で完了できるようになりました。

■書面の議事録を実印で押印し、郵送する場合

※1　年間開催回数：取締役会10回＋監査役会8回、署名者10名（年間180名への議事録送付業務）／時給2,000円の作業者が、業務（印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納）を30分/件で実施する想定（単価1,000円/件）
※2　ゆうパック平均料金を想定（950円/件：東京発東京着810円～東京発九州着1,200円）／署名者10名（18議事録×10名＝180件）
※3　封筒・印刷用紙・複合機リース代・インク等にかかる想定費用（単価100円/件）
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

※1　時給2,000円の作業者が、契約業務（送信先設定/一斉送信/進捗確認/完了確認/原本自動格納）を15分/件で実施する想定（単価500円/件）
※2　単価100円/件
※3　件数プラン・5,000件まで1万円/月を12ヵ月利用
※すべて税抜

＞＞電子契約と印紙の関係

まとめ

この記事では、電子契約サービスの料金について以下の内容で解説しました。

• 電子契約サービスの料金内訳
• 電子契約サービス『WAN-Sign』の特長
• 電子契約サービス『WAN-Sign』の費用対効果

電子契約サービスの料金体系は、初期費用＋基本料金＋従量課金要素＋オプション料金で構成されるのが一般的です。

従量課金制の料金プランの場合、電子契約書での契約締結の件数や送信件数が多いほど、支払う料金も増える仕組みになっています。

総合的な利用料金を抑えつつも高機能なサービスを利用したい場合は、基本プラン内での機能性やセキュリティ、サポート体制が充実しているサービスを選ぶのがポイントです。

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、初期費用0円の基本プランで、当事者型署名と立会人型・事業者型署名での電子契約のあらゆる締結フローを包括的にサポートする電子契約・契約管理サービスです。

業界最高水準のセキュリティ体制と内部統制機能も標準装備されており、圧倒的なコストパーフォーマンスで安全な電子契約・契約締結管理を支援します。

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