電子署名や電子契約の費用はいくらくらい?費用対効果も紹介します | 株式会社ワンビシアーカイブズ

電子署名や電子契約の費用はいくらくらい?費用対効果も紹介します

2021.12.09  株式会社ワンビシアーカイブズ

電子署名や電子契約の費用はいくらくらい?費用対効果も紹介します

電子署名 コスト

電子署名を利用した電子契約システムは、対外・社内の文書業務をデジタル化し、業務の効率化が図れる便利なものです。しかし、実際に使ってみなければ、システムにかかる費用に見合うメリットがあるのかどうかわかりにくい部分があります。
なお、コスト面だけで見た場合、電子契約のシステムを独自に開発するには、人件費を含め相当な費用が必要で、安定して運用できるまでの時間も必要となります。そのため、既存の電子契約サービスを利用したほうがすぐに導入でき、費用対効果も表れやすいためおすすめです。

そこで今回は、ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス「WAN-Sign」に焦点をあて、具体的な費用対効果やサービスの特長について解説します。

電子契約サービス「WAN-Sign」を導入するメリット

電子契約は、契約という名前から対外契約のみが対象と思われがちですが、押印が発生する業務全般に適用できます。ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス「WAN-Sign」を導入すれば、企業との契約はもちろん、個人との雇用契約、請求書や見積書、社内決裁手続きなどが、すべてウェブ上で行えるようになります。
企業が「WAN-Sign」を導入する主なメリットは、下記の3つです。

コスト削減

電子文書はデジタルデータですので、紙代がかかりません。また、印紙を貼付する義務がないので、印紙代もかかりません。紙への印刷代や相手方に書類を送る郵送費、業種によっては顧客を訪問する際の交通費なども不要になるので、これらの経費を削減することが可能です。
また、印刷や郵送、回収、訪問といった手間がなくなる分、文書業務にかける時間や人手を減らすことができ、人件費の削減にもつながります。

業務のデジタル化

契約の締結や文書の確認等がすべてウェブ上で行えるので、契約締結や文書決裁のスピードが早まり、業務効率化につながります。
基本的にメールが見られる環境なら業務はできるので、はんこのない自宅や外出先でも業務を遂行することが出来ます。テレワークの推進にも役立ちます。

文書のペーパーレス化

電子文書のデータはサーバーに保管するので、文書の保管場所を確保する必要がなくなります。災害などで文書が消失する心配もありません。電子署名により文書の内容が改ざんされるリスクもないので、コンプライアンスや内部統制強化にもつながります。

電子契約サービス「WAN-Sign」の費用対効果は?

「WAN-Sign」の導入でコストが削減できるポイントは、サービスの導入により削減できる経費があることと、無料プランも備えたサービスの利用料金にあります。それぞれについて、詳しく見てみましょう。

電子契約サービスの導入で削減できる経費

紙の契約書作成にかかる費用は、人件費、郵送費、紙代などを合算すれば、1件あたり800円とも1,250円ともいわれ、それに加えて印紙代も必要です。
電子契約サービスを利用すれば締結料などの基本料金や人件費以外はゼロになりますし、作業にかかる時間が短くなる分、人件費も大幅に削減できます。

「WAN-Sign」のサービス利用料金には無料プランがある

「WAN-Sign」は、初期費用と基本サポート料は無料で、毎月の「実印版」の契約締結件数と「認印版」の送信件数、および管理する電子データの件数に応じて月の利用料金が決まる仕組みです。 毎月、実印版3件、認印版10件までは無料で、管理する電子データが累計10件までは無料。それ以上は、実印版は締結1件ごとに300円、認印版送信1件ごとに100円となり、管理する電子データは5,000件ごとに月1万円がかかります(件数が多い企業向けのデータ容量プランもあります)。
つまり、「WAN-Sign」は条件の範囲内であれば、電子契約のシステムを無料で利用することができるのです。

■「WAN-Sign」の料金プラン

WAN-Sign料金表

電子契約サービス「WAN-Sign」導入シミュレーション

「WAN-Sign」を導入した場合のコストの変化について、3つのパターンでシミュレーションしました。コスト削減の参考にしてください。

【パターン1】年間1万4,000件の契約締結業務を、書面から「WAN-Sign」に変更した場合

費用対効果:年間1,400万円以上のコスト削減効果あり。削減率62%

書面契約時の年間コストは2,314万8,000円、「WAN-Sign」導入後の年間コストは876万円となり、削減率は62%にも上ります。1年あたり、書面契約時の人件費と同等の1,400万円を上回るコスト削減効果が得られます。

■既存の書面契約を維持する場合

年間コスト 合計 2,314万8,000円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   1万4,000件   1,400万円
  郵送費 ※2   114万8,000円
  その他費用 ※3   140万円
  収入印紙代 ※4   660万円

※1 時給2,000円の作業者が、契約業務(印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納)を30分/件で実施する想定(単価1,000円/件)
※2 最も安価な定型内郵便25g以内を想定(単価82円/件)
※3 封筒・印刷用紙・複合機リース代・インクなどにかかる想定費用(単価100円/件)
※4 収入印紙貼付4,000円×1,000件/年=400万円、200円×1万3,000件/年=260万円
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

年間コスト 合計 876万円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   1万4,000件   700万円
  郵送費   ‐   0円
  その他費用   ‐   0円
  収入印紙代 ※2   ‐   0円
  メール認証(認印版) ※3   1万4,000件   140万円
  電子データ管理料 ※4   ‐   36万円

※1 時給2,000円の作業者が、契約業務(送信先設定/送信/進捗確認/完了確認)を15分/件で実施する想定(単価500円/件)
※2 契約相手方も収入印紙が不要になる
※3 単価100円/件
※4 データ容量プラン・200GBまで3万円/月を12ヵ月利用
※すべて税抜

【パターン2】年間1,000件の契約締結業務を書面から「WAN-Sign」に変更し、過去に締結した書面契約書5,000件をPDF化して「WAN-Sign」に登録した場合

費用対効果:次年度以降、年間約112万円のコスト削減を実現。書面契約書の保管スペースも不要に

書面契約時の年間コストは252万2,000円、「WAN-Sign」導入後の年間コストは140万3,720円となります。
書面契約書のPDF化は「WAN-Sign」システムの利用料金には含まれないため、初年度のみPDF化の作業費用203万9,000円が別途かかりますが、次年度以降は1年あたり111万8,280円のコスト削減効果が得られます。

なお、書面の契約書と電子契約を一元管理する際、紙の契約書を必ずPDF化しなければならないというわけではありません。書面契約の基本情報(契約相手や契約日時など)があれば、「WAN-Sign」の契約管理台帳にデータ登録ができます。しかし、紙の文書をPDF化して登録することで、契約書の検索性の向上、在宅勤務でも契約書の内容を把握できるなどのメリットがあり、利便性がアップすることで業務効率化につながります。

■既存の書面契約を維持する場合

年間コスト 合計 252万2,000円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   1,000件   100万円
  郵送費 ※2   8万2,000円
  その他費用 ※3   10万円
  収入印紙代 ※4   134万円

※1 時給2,000円の作業者が、契約業務(印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納)を30分/件で実施する想定(単価1,000円/件)
※2 最も安価な定型内郵便25g以内を想定(単価82円/件)
※3 封筒・印刷用紙・複合機リース代・インクなどにかかる想定費用(単価100円/件)
※4 収入印紙貼付4,000円×300件/年=120万円、200円×700件/年=14万円
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

年間コスト 合計 72万円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   1,000件   50万円
  郵送費   ‐   0円
  その他費用   ‐   0円
  収入印紙代 ※2   ‐   0円
  メール認証(認印版) ※3   1,000件   10万円
  電子データ管理料 ※4   ‐   12万円

※1 時給2,000円の作業者が、契約業務(送信先設定/送信/進捗確認/完了確認)を15分/件で実施する想定(単価500円/件)
※2 契約相手方も収入印紙が不要になる
※3 単価100円/件
※4 件数プラン・5,000件まで1万円/月を12ヵ月利用。PDF添付の文書情報をカウント
※すべて税抜

< 過去の書面契約書の年間管理コスト >

年間コスト 合計 68万3,720円
(内訳)
 費目  数量  年額
  全件電子化プラン(文書管理ラベル・ワンビシアーカイブズ作業) ※1   4回/年   40万円
  文書箱(Eタイプ) 引取個数料   4箱/年   3,400円
  文書箱(Eタイプ) 保管料 ※2   48箱/年   4,320円
  「WAN-Sign」 電子契約締結(メール認証) ※3   360件/年   3万6,000円
  「WAN-Sign」 電子データ管理料 ※4   12式/年   24万円

※1 文書管理ラベルの印刷と原本帳合をワンビシアーカイブズで行う場合
※2 4箱×12ヵ月=48箱/1ヵ月1期制
※3 月30件×12ヵ月=360件/年
※4 1式2万円✕12ヵ月
※すべて税抜

< 初回のみかかる費用(全件電子化作業料)>

初期作業 合計 203万9,000円
(内訳)
 費目  数量  年額
  文書情報csv作成・「WAN-Sign」一括登録作業 ※1   ‐   0円
  全件電子化プラン ※2
(文書管理ラベルの印刷と原本への帳合:ワンビシアーカイブズ作業)
  20箱   200万円
  文書箱(Eタイプ) 販売料 ※3   20箱   5,000円
  文書箱(Eタイプ) 引取・お届け個数料 ※4   40箱   3万4,000円

※1 「WAN-Sign」一括登録作業を弊社ではなく、お客様作業の場合(ワンビシアーカイブズ無償サポート)の見積もり額
※2 文書箱1,000枚収納可能/契約書5,000件×4枚/件=2万枚/文書箱想定:20箱(単価10万円/箱)
※3 10箱ごとのご注文(単価250円/箱)
※4 文書箱をお引き取りし、電子化の後お客様に返送/20箱から対応(単価850円/箱)
※すべて税抜

【パターン3】年間18回の取締役会・監査役会議事録の回覧と署名者10名に対する郵送業務を「WAN-Sign」に変更する場合

費用対効果:年間約15万円のコスト削減を実現。業務スピードが格段に向上し、1.5ヵ月かかっていた業務が2日で完了

書面で行う場合の年間コストは36万9,000円、「WAN-Sign」導入後の年間コストは21万1,800円となります。
特筆すべきは業務処理のスピードが格段に向上した点です。書面での回覧では1議事録に対し1~1ヵ月半かけて署名を回していましたが、「WAN-Sign」導入後はわずか2~3日で完了できるようになりました。

■書面の議事録を実印で押印し、郵送する場合

年間コスト 合計 36万9,000円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   180件   18万円
  郵送費 ※2   17万1,000円
  その他費用 ※3   1万8,000円

※1 年間開催回数:取締役会10回+監査役会8回、署名者10名(年間180名への議事録送付業務)/時給2,000円の作業者が、業務(印刷/送付先確認/送付状作成/送付/進捗確認/回収/台帳更新/原本収納)を30分/件で実施する想定(単価1,000円/件)
※2 ゆうパック平均料金を想定(950円/件:東京発東京着810円~東京発九州着1,200円)/署名者10名(18議事録×10名=180件)
※3 封筒・印刷用紙・複合機リース代・インク等にかかる想定費用(単価100円/件)
※すべて税抜

■「WAN-Sign」を導入して電子契約にした場合

年間コスト 合計 22万8,000円
(内訳)
 費目  年間締結数  年額
  人件費 ※1   180件   9万円
  郵送費   ‐   0円
  その他費用   ‐   0円
  メール認証(認印版) ※2   180件   1万8,000円
  電子データ管理料 ※3   ‐   12万円

※1 時給2,000円の作業者が、契約業務(送信先設定/一斉送信/進捗確認/完了確認/原本自動格納)を15分/件で実施する想定(単価500円/件)
※2 単価100円/件
※3 件数プラン・5,000件まで1万円/月を12ヵ月利用
※すべて税抜

電子契約サービス「WAN-Sign」の特長

ワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign」は、紹介したモデルケースにあるような費用対効果に優れている上、強固なセキュリティ体制と充実した文書管理機能を備えた電子契約サービスです。
ほかの電子契約サービスと比較して、「WAN-Sign」には下記のような特長があります。

電子署名 コスト

1 実印版と認印版、2種類のはんこを使い分けられる

電子署名の本人確認方法は、「当事者型」と呼ばれる実印版と、「立会人型・事業者署名型」と呼ばれる認印版があります。ほとんどの電子契約サービスはどちらか一方にしか対応していませんが、「WAN-Sign」では両方の仕組みを実装しており、当事者型と立会人型・事業者署名型を、契約の内容や相手に合わせて使い分けることが可能です。

2 過去に締結した紙の契約書と、今後発生する電子契約をシステム上で一元管理できる

システム内に基本情報登録をすることで、紙の契約書と電子契約を同じシステムで一元管理できます。
データ登録にあたって紙の契約書をPDF化する必要はないため、PDF化作業の手間や登録費用がかかりません。

3 高セキュリティ機能(ユーザー管理、文書管理・契約管理等)を標準装備

ユーザー管理機能、セキュリティ・内部統制機能、契約管理機能、電子契約締結機能を標準装備。
フォルダごとのアクセス制限設定、操作ログ管理、IPアドレス制限などを、オプション料金なしで利用することができます。

4 自社所有の国産データサービスセンターで安心・安全

保管するデータは災害対策を施した自社所有・運用の国産データセンターで管理しています。海外法の影響を受けないので、海外当局からデータアクセスを受ける心配がありません。データセンターの実地監査も可能です。

5 手書きサイン、電子印鑑イメージにも対応

スマートフォンやタブレットを使って手書きサインを入れたり、電子署名を行う際には紙の契約書と同じような印影を入れたりすることができます。

電子契約サービスの導入は、コスト削減・業務効率化につながる

電子契約サービスの導入は、コスト削減だけでなく業務スピードアップや効率化にもつながります。

今回ご紹介したように、「WAN-Sign」を導入した場合の費用対効果の高さがおわかりいただけたと思います。
コスト面で気になることがある、どこまでが費用に含まれるかなど、少しでも気になる点がありましたら、お気軽にご相談ください。

WAN-Sign機能説明書

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