電子署名法と電子契約

電子署名法と電子契約

電子署名法とは、正式名称「電子署名及び認証業務に関する法律」という法律です。2001年4月1日に施行されたこの法律は、電子署名の法的効力を定め、電子データ上の署名が押印や手書き署名と同じように通用するようにするための、法的基盤を整えるものです。

従来のビジネスの場では、紙文書によって記載された内容は改ざんが難しいことや、押印や署名を確認すれば本人が承認したものと容易に推定できるため、契約書など多くの文書において、現物への押印や手書き署名により文書の取り交わしを行い、保管することが一般的でした。このことは、民事訴訟法第228条においても、次のように記されています。

「電子署名法」の詳しくはこちらにご覧ください。

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

引用：民事訴訟法(http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H08/H08HO109.html)

一方、ワープロや表計算ソフトなどのアプリケーションで作成された電子データとしての契約書は、データの改変を容易に行うことができ、本人確認も難しいことから、従来紙の文書によって行ってきた業務の代替手段として利用することが困難でした。これを解決するために電子署名法が制定されました。

電子署名と深い関わりのある電子契約とは

電子署名を導入する上で、同時に導入を検討する企業が多いのが「電子契約」です。電子契約とはその名の通り、従来紙文書によって行われてきた契約業務を、電子データ化することによって、様々なビジネス効果をもたらすIT技術の一つです。契約書だけでなく、請負書など他の文書も電子データ化することが可能で、様々なビジネスメリットをもたらします。

詳細は、「電子契約とは？」の記事でもっとご参考にしてください。

電子署名と電子契約がもたらすビジネスメリットとは

電子契約書の活用が可能になる

電子署名を導入する最も大きなメリットは、電子契約書の活用が可能になることです。

電子契約書とは、従来紙文書によって作成してきた契約書を電子データ化するものであり、電子契約書を活用することで、企業は様々なメリットを得ることができます。

もっとも注目される導入効果のひとつとして、「印紙代の削減」があります。

現在の紙の契約書は作成するたびに印紙税が課税されますが、電子契約書には印紙税が課税されません。これにより、従来印紙税がかかっていた書類の課税が免除され、大幅なコスト削減効果を得ることが可能になります。

契約業務スピードが飛躍的にアップする

電子署名を導入し、電子契約書の活用が可能になると、契約締結までの業務スピードが大幅に向上します。

というのも、従来の契約業務では契約書作成・印刷・封入・郵送・返送といったプロセスが発生し、社内の承認フローなどにも左右されますが、一般的には締結完了（書類の受取り）まで数週間かかる企業が多いと思います。

電子契約書の場合はこのプロセスが大幅に短縮されます。

電子データによって作成された契約書は、メールでのやりとりや、Web上での締結が可能です。これにより契約業務の電子化、システム化が進み、取引先との連絡や書類のやりとりが非常にスムーズに進みます。電子契約書を導入した企業の中には、通常1週間以上かかる契約業務を、最大1日以内に短縮したという事例も出てきています。

ペーパーレス化が実現する

ペーパーレス化は、多くの企業が実現したいと考える課題です。しかし、電子データとして文書を管理するためには、今ある紙の文書をすべてスキャンして、保存しなければなりません。これは非常に手間がかかり、生産的な作業とも言えません。また、すべてを電子データ化できたとしても、追加で作成される書類はやはり紙なので、再び電子化データ作業を行わなければなりません。

電子契約が可能になった場合、契約書などは電子データによって作成され、そのまま電子データとして保管することができます。従ってペーパーレス化が実現し、印刷代やインク代、さらには書類の保管コストなどの大幅な削減に繋がります。

こちらの「電子署名のメリット」も是非ご確認ください。

電子署名と電子証明書、タイムスタンプの関係

電子署名について知る上で忘れてはならないのが、電子証明書とタイムスタンプの存在です。実は、電子署名があるからといって、それだけでは法的効力を持ちません。その根拠は次の2つです。

1. 電子署名だけでは、該当する個人・法人が本当に存在するかどうかは分からない
2. 電子署名が行われた時刻が、リアルタイムに基づいたものか分からない

たとえば、紙文書での押印や署名では、それだけで本人が存在するかどうかは判断できません。このため企業が署名し、時に登記などの第三者機関による証明が必要になります。

それでは、電子契約書では、電子署名を行った個人・法人の存在をどのように証明すればいいのでしょうか。そのために利用される技術が、電子証明書です。

電子証明書とは政府によって認可を受けた認証局が、「この電子署名は実在する個人・法人のものである」と証明するためのものです。ただし、認証局によって証明できる文書が異なるため、事前の確認や申請が必要になります。

電子署名のみでは法的効力を持たない2つめの根拠に対しては、タイムスタンプが有効です。通常、電子署名には署名時の時刻が記載されますが、これはあくまで利用端末で設定されている時刻が反映されるので、改ざんは容易です。これでは、契約書がその時間に本当に実在したものなのかどうか、判断することはできません。

そこでタイムスタンプは、利用端末の時刻に左右されることなく、リアルタイムの時刻を表示します。これによってタイムスタンプが押された時点で確かに契約書が存在していたこと、さらにはタイムスタンプが押された時刻以降、契約書が改ざんされていないことが証明できます。

インターネットやデジタルデバイスが普及したことによって、今では電子データでの情報のやり取りが日常化しています。しかしながら、契約業務はいまだ手作業が多く、郵送でやり取りをしている企業が少なくありません。

郵送での契約業務は印紙代・印刷代・インク代・郵送代といったコストがかかるばかりか、契約締結まで多大な時間がかかってしまいます。加えて、契約内容や文言の変更などがあれば、その都度対応しなければならず、業務の非効率さが目立ちます。

こうした企業課題を解決するために、電子契約を導入し、契約業務を電子データ化することによって、コスト削減や業務効率化といったビジネス効果を享受することができるのです。

まとめ

いかがでしょうか。今回は電子署名法と電子契約について簡単にまとめましたが、電子署名法ではさらに細かい法令が制定されています。したがって、電子署名を導入するにあたっては、まず電子署名法について深く理解した上で導入することが大切です。また、電子契約の導入を同時に検討することで、電子署名を用いた幅広い取引を実現することが可能となります。当社では、電子署名、その中でも証拠力の強い電子証明書を用いた契約締結と、メール認証での契約締結どちらにも対応した電子契約サービス「WAN-Sign」を提供しています。是非当サービスもご検討ください。