書類の管理から「働き方改革」を考える

はじめに

昨今話題のキーワード「働き方改革」。でも、具体的に「何をすれば良いのかわからない」「何から手をつけたら良いのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、みなさんにとって最も身近な「書類の管理」という観点から、働き方改革について考えてみたいと思います。

１．「働き方改革」とは？

政府の号令のもと進められている政策「働き方改革」。最近は「休み方改革」なんて言葉も登場していますね。

同一労働・同一賃金、非正規労働者の待遇改善、労働生産性の向上、長時間労働の是正、テレワークなどの柔軟な働き方、女性・若者の活躍などが主なものとして挙げられます。

でも具体的にどうしたら良いのでしょう？どの企業も頭を悩ませている問題のひとつだと思います。

働き方改革とは、ずばり「社員ひとりひとりの満足度・幸福度を上げること」だと思います。

これまでの日本企業は、「顧客満足度」をひたすら追求してきました。でもこれからは、顧客と社員、両方の満足を両立させることが求められているのです。

今回の記事では、皆さんにとって身近だけれど普段あまり意識することのない「書類の管理」と「働き方改革」の関係について取り上げてみたいと思います。

２．ビジネスマンが書類の管理に費やす時間

突然ですが、ここで問題です！

仕事をする上で、書類（それが紙であろうと電子であろうと）は欠かせません。

では、働く人が社内で「書類を探す」という行為に使う時間は１年間に何時間くらいだと思いますか？

①　 50時間

②　100時間

③　150時間

正解は、実は③150時間なんです！！

1日7時間労働として、営業日に換算すると21.4日、つまり1年間のうちおよそ1ケ月は書類を探すのに費やしている計算になります。また同じくらいの時間が「会議」に費やされているという試算もあります。

1年のうち、1ケ月が書類を探すことに費やされ、1ケ月が会議に消えていく...。このような働き方が果たして効率的と言えるでしょうか？

３．書類の管理を見直せば働き方が変わる？

ある人の働き方を想像してみましょう。

机の上は書類が山積みです。なぜ、書類がたくさんあるのでしょう？

それは、「手元に書類がないと仕事ができないから」です。ですから、だんだん机の上は書類で埋まっていきます。もしかしたら引き出しにも入りきらず、足元にも置いている人もいるかもしれません。

書類が溜まってしまうと、仕事に使う書類を探す時間がかかりますし、整理が必要ですね。そうやって、書類を探したり、整理したりすることに時間を費やしていくことになります。書類を探したり、整理したりすることは、皆さんの仕事でしょうか？こうした仕事の仕方は効率的でしょうか？？

非効率ですよね。非効率だから働く時間をどんどん奪っていってしまいます。

４．書類の管理を適正化する方法

書類の管理を適正に行うには、以下の条件をクリアする必要があります。

①保管期限や契約の更新期限を管理する（期限管理）

②検索性、見読性を確保して、いつでもすぐ見つかるようにする（アクセス性）

③原本の安全な保管場所を確保する（スペース）

④原本の管理を厳格にして、紛失等のリスクを低減する（セキュリティ）

でも、これを全部自分でやるのは大変ですよね。加えて、書類の管理が「個人任せ」になってしまうことも、問題が解決しない一因です。

５．電子化で問題は解決する？

よく言われる解決策が「電子化」です。紙の書類を電子化して紙を捨て、ペーパーレス化を実現するという考え方です。

でも、社内にある書類を全部電子化できるでしょうか？なかなか難しいのではないでしょうか？？

その原因の１つめは、紙の書類を電子化する手間とコストです。

紙の書類を電子化するには、単にスキャナへ流し込めば済むという話ではありません。ファイルのインデキシングや仕分け、不定形のものへの対応といった手間がかかりますし、もしこれを外注した場合には膨大な費用が発生します。

２つめは、法律で「紙での保存」が義務付けられている書類が一定程度存在し続けているということです。これらは法定保存年限が来るまでは紙で保存するほかありません。

３つめは、社内文化や慣習、それから「いつか見るかもしれない」「手元にないと不安」という手元に置きたい意識です。これがペーパーレス化を阻む、最も大きな原因かもしれません。

でも逆の見方をすれば、ここに働き方を変えるヒントがあるのです。

６．書類の管理、自分でするのをやめませんか？

「いつか使うかもしれない」「そのうち見るかもしれない」「でも捨てられない...」という書類にお金をかけて電子化するでしょうか？書類も優先順位をつけて管理することが大事なのです。

そこでご紹介するのが、ワンビシアーカイブズの新しい書類保管サービス「書庫探」（しょこたん）です。

従来型の書類保管サービスにはない、「お客様に代わって書類を管理する」「お客様に代わって書類を探す」という点がポイントです。

書類を1箱単位でお預かりして、必要に応じて書類を探し、PDFでお届けします。PDFでの利用ですので、時間や場所を選びませんし、社内に書類を置いておく必要もなくなります。また、Webシステムでの管理とオーダーで、手軽にいつでも、どこからでも書類にアクセスできる体制が構築できます。

「書庫探」の利用で、社内から書類がなくなる、書類を自分で管理したり、探したりする手間と時間がなくなるという効果が生まれます。発想を転換して、書類は社内で管理するもの、自分で管理するもの、という固定観念から解放されることで、「働き方改革」につながる取り組みが可能となるのです。

おわりに

いかがでしたでしょうか？

今回の記事では、みなさんの身近な問題である書類の管理という点から働き方改革について考えてみました。

書類を自分で管理する手間、探す時間が削減できれば、空いた時間を他の業務に充てることができます。つまり、労働生産性が向上することになるのです。加えて、社外で書類を見られる仕組みにより、テレワークも実現できるかもしれません。

書類管理の方法を変えることは、働き方を変えることにもつながるのです。是非この機会に、新しい書類保管サービス「書庫探」のご利用を考えてみてはいかがでしょう。