お客様に代わって書類を探す文書保管。その利用シーンを徹底解説！

　約600万箱の保管実績を持つＮＸワンビシアーカイブズが提供する、書類保管サービス「書庫探（しょこたん）」をご紹介させていただきます。従来のサービスにはない、お客様に代わって書類を探す点が特徴です。2017年7月のリリース以降、数多くのお問い合わせや、ご利用申込みを頂いております。今回は、この「書庫探」を活用した利用シーンについて解説いたします。

　ビジネスを「始める」「変える」「終わる」それぞれのステージにおいて、適切な文書管理を取り入れることで、生産性を向上させ、コンプライアンスを強化することができるのです。書類の整理術を習得しましょう！

書類を探す時間は「1年間で80時間」

年間、書類を探す時間にどれくらい費やしているのかご存知でしょうか。

2018 年に、事務機器の製造・販売をする大手コクヨ株式会社は、書類を週5日以上探す有識者1,031人に対し調査を実施しました。調査結果（※）によると、「紙の書類を探すことにかける時間は「1日に約20分かけている」ことがわかっています。年間240日勤務で換算すると、1年間で80時間程度も書類を探すことに時間を費やしている」のです。

※出典元：書類を探す時間は"1年で約80時間"｜コクヨ株式会社のプレスリリース

紙の書類は書類同士を重ねてしまったり、クリアファイルなどに取りあえず入れてしまったりします。そのため必要なときに取り出せず、探す時間を費やしてしまうのです。
また紙の書類に悩みをもつ会社員も少なくありません。実施した調査によると、「紙の書類探しに時間がかかる」「書類が場所をとるため仕事スペースが狭い」「紙の書類は減らない」と6割程度の会社員が感じているという結果が出ています。

書類探しで仕事の効率が悪くなっているのは明らかで、その影響により会社の生産性は低下しているのです。ただ、会社で探すのは書類だけではありません。ここでは、全体で探し物に費やしている時間と、整理整頓方法などを解説します。

全体時間の30％が探し物で費やされている

会社員は仕事をする全体時間のうち、約30%を探し物に費やしているといわれています。また、書類を探すことも含めると、年間150時間程度も探し物をするといわれているのはご存知でしょうか。

150時間を日数に換算すると1日8時間労働の会社では約19日間、年間240日勤務なら1カ月くらい探し物をしていることになります。全社員が1年のうち1カ月間を書類探しに費やしていると想像してください。書類を探すことは大きなコストになっています。目に見えない書類探しが影響し、残業が増えている可能性もあるのです。

探し物の影響で発生する大きなコストは削減する必要があります。まずは、探さなければいけない原因を改善しましょう。

まずは整理整頓をしよう

まずは探しやすくするために整理整頓をしましょう。整理整頓ができていれば、探し物に費やす時間を短縮できます。

ポイントは目に見えるデスク周りの整頓と、パソコン内のデータ整理です。デスク周りが整理されていれば、すぐに必要なものを取り出すことができます。パソコン内はフォルダ分けして、スッキリさせておくことが重要です。たとえばデスクトップ上に、無数のファイルやフォルダを貼りつけている会社員もいますが、これも探し物時間につながる可能性が高くなります。
フォルダ分けしておけば、簡単に短い時間で目的のものを探せるのです。

書類を探す時間を浪費している理由は

書類を探す時間を浪費するのは、以下などの理由からです。理由を把握すれば改善できる可能性があるので、参考にしてください。

■ 書類が散らかっている

デスク上に書類が散らかっていたり重ねたりすることが原因です。
どこに何の書類があるのかわからなくなり、目的の書類を探すのに時間がかかります。

■ 片づけのルールがなく、しまい忘れる

どこに何をしまうのか、片づけのルールがないことも原因です。
書類や文房具など所定の位置を決めておかなければ使ったら使いっぱなしになり、目的のものを探すのに時間を浪費してしまいます。デスク上だけでなく、引き出しに何でも詰め込んでしまうのもいけません。

■ クリアファイルに「取りあえず」入れて分からなくなる

書類をクリアファイルに取りあえず入れてしまうのもよくありません。
項目で分けるなどしていれば探しやすくできますが、取りあえず入れるだけでは、目的の書類を探すのに時間がかかってしまいます。

書類を探す時間を短縮するポイントとは

書類を探す時間を短縮するには、以下などのポイントをおさえて書類を扱いましょう。

1. 時系列をおさえる
2. 平積みではなく縦置きに
3. 見出しを付ける
4. 保管のルール
5. 期限を決めて保管する（保留ボックス、たまったら捨てる）
6. ペーパーレス化する

ここでは、それぞれのポイントについて紹介するので参考にしてください。

時系列をおさえる

書類は、時系列をおさえて整理することがポイントです。時系列をおさえれば、デスク上でも書類を扱いやすくなります。目的の書類が見つけやすくなるので、書類探しの時間を短縮できるでしょう。

たとえば、書類を「進行中」と「処理済み」に分けて、置く場所を決めます。「進行中」の書類は、デスクの上や引き出しの中など手や目が届く場所。「処理済み」の書類は、デスクの下などの目が届きづらいところに置くなどルールを決めます。進行している仕事の書類だけが目の届く場所に置いてあるので、書類を探しやすくなるのです。

このように、今の仕事と過去の仕事など時系列をおさえて書類を分けておけば、書類を扱いやすい環境をつくれます。今の仕事の書類だけがある場所なら、簡単に書類を探し出せるでしょう。

平積みではなく縦置きに

書類はデスク上に平積みするのではなく、縦に置くようにしましょう。平積みしてしまうと、下の書類を探すのに時間がかかってしまいます。縦に置けば、容易に見つけられるでしょう。

探し出すのに時間がかかるくらい書類が平積みされていると、当然過去の仕事の書類も紛れています。今の仕事の書類と一緒に重ねてしまうと、書類を探しているうちに新しい書類まで平積みの下の方に移動してしまいます。これでは、すぐに目的の書類を探すことはできません。

デスク上に書類を置くなら平積みではなく縦置きにするのがおすすめです。
縦置きにすれば、新しい書類が過去の書類に紛れることなく簡単に見つけられます。仕事別でクリアファイルなどに入れて縦置きしておけば、探すことなくすぐに目的の書類を見つけられるでしょう。

見出しを付ける

書類をファイルなどに分けて、見出しやラベルをつけて管理するのもおすすめです。目の届く場所に置いておけば、ひと目で書類がある場所を特定できます。書類はすべて「ラベリングする」というルールを決めれば、管理も容易になり書類探しの時間を短縮できるでしょう。

書類を入れたファイルなどに、見出しやラベルをつけることだけがラベリングではありません。たとえば、透明なケースなどに資料をまとめて入れて、中身を見える化することもラベリングです。見出しでも中身でも、目で見て直感的に何の書類か分かるようにしておけば、探すのに時間を短縮できます。

デスクからファイルや書類の背が見える方向にしておけば、すぐに探し出すことができます。また、所定の位置や順番にルールをもたせておくのもポイントです。

保管のルール

書類がたまりすぎるのを防ぐため、保管のルールを決めて書類を管理しましょう。書類は日々増え続けるものなので、いつまでも保管していてはたまる一方です。期限を決めるなどして処分する必要があります。

「もう必要ないのでは」という書類が大量に保管されていることも、書類探しに時間がかかる原因です。クラウドやパソコン上にデータがある資料も、紙で保管しているケースも少なくありません。これら必要のない書類を処分すれば探し物がしやすくなり、さらに新たな書類の保管スペースも確保できます。

たとえば、「計画終了後、2年が過ぎた書類はすべて捨てる」などルールを決めてみましょう。保管スペースに書類が増え続けることがなくなり、一定の量で管理できるようになります。保管のルールを決めて管理すれば、無駄な時間を短縮できるのです。

期限を決めて保管する（保留ボックス、たまったら捨てる）

必要あるのか捨てていいのか、迷ってしまう書類もあります。捨てられず、結局デスク上に積み重ねてしまうという経験はないでしょうか。進行中の書類と紛れてしまうと、時間の浪費につながります。処分に迷う書類は保留ボックスをつくり、期限を決めて保管しておきましょう。

迷って再び書類の山に入れてしまっては、同じことを繰り返すだけです。迷った書類は保留ボックスに入れ、ボックスがたまってきたら古いものから処分します。

また、保存ボックスに入れてから、「◯週間使わなかったら捨てる」などルールを決めてしまいましょう。数週間使わないような書類は、デスクに置いておく必要はありません。ほとんどの場合、いらない書類です。

ペーパーレス化する

書類をペーパーレス化する方法もあります。
デスク上がスッキリし、書類を探しやすくできる保存方法です。クラウドやパソコンで保存する際は簡単にフォルダ分けすることができ、ファイル名にルールをもたせることでわかりやすく管理できます。

紙の書類は電子化すればデータ化することが可能です。デスク上で書類を管理する場合は、どれだけ整理しても探すのに一定の時間はかかります。電子化しパソコン上でフォルダ分けしてしまえば簡単に探し出せるので、書類探しに時間をかける必要はありません。

自分のパソコン上だけに保存するなら、自分がわかりやすいフォルダやファイル名で管理できるのもメリットです。デスク上もスッキリするので、書類以外の探し物にかける時間も短縮することができます。

書類を探す時間を短縮にアウトソーシングもおすすめ

書類を探す時間を短縮するなら、書類の保管をアウトソーシングするのもおすすめです。

会社には膨大な書類が保管されているため、仕分けや処分するにも時間や労働力をかけられないというお悩みもあります。書類整理に本業の時間を割くのが難しいなら、書類の管理を任せる方法も検討しましょう。

ＮＸワンビシアーカイブズでは、お客さまの書類を管理する「書類保管サービス」を提供しています。書類保管サービスとは書類をお預かりするだけでなく、原本配送やデータ化した書類の登録・配信などお客さまの運用に合わせた管理サービスです。

【書類保管サービスの特徴】
・活用から保管・保存、機密抹消まで管理の一元化が可能
・書類の電子化にも対応。ペーパーレス化を実現できる
・書類のお預かりは重要書類を高いセキュリティを備えた情報管理センターなので安心
・お客さまの活用頻度に合わせて管理方法を提案。無駄なコストを抑えられる
・専用車両と専任ドライバーが書類を運搬するのでセキュリティ面も安心

また、同社のプロのコンサルティングがお客さまの運用に合った最適な書類管理方法を提案します。書類整理・文書管理にお悩みなら、ぜひお問い合わせください。

【始める】

　ビジネスのスタートアップには、設備費や人件費がかかります。利益を生み、成長を促すための投資は積極的に行いたいところですが、一方で間接的な事務費用をなるべく抑えたいのは、どのような事業においても、共通の課題だと思います。帳票類など日々増えていく書類や契約書などの重要文書の管理は、必要だと思いつつも、対応が後手に回ることが多いのが現状ではないでしょうか。

　社員個人では、書類が袖机（引き出し）に入りきらなくなると、デスクに積み上げるしかなくなるので、営業機密や個人情報などの紛失リスクが高まります。こうした情報の漏えいは当然、歴史のある企業にとっても信用を失墜させる危機となり得ますが、これから名前を売り出して、発展を加速させたいスタートアップ企業にとっても致命的なダメージになりかねません。

　書類の置き場がなくなってきて、仕方なく物流倉庫やトランクルームを借りる、あるいは自社内に保管スペースを新しく設けることはよくある話ですが、書類保存箱から必要な文書を探しても、なかなか見つからない、もしくはなくなってしまった、前の担当者が辞めてしまったので、どこにあるのか分からない、という状況に陥る可能性も排除できません。また、社員が書類を探すことに費やす頻度が増え、書類を探す時間が長引けば、生産性の低下に直結しますし、仕事に対する集中力やチベーションを失うことにもつながります。

　また外部倉庫に書類を預けたとしても、社員一人ひとりが契約書原本などの共有文書を総務部等に集約させなければ、あふれかえる書類の取扱いに手間取り、営業活動や企画、開発など、日常業務に支障をきたすことになります。

　そこで、「書庫探」を導入して書類保管を外部委託することで、文書管理にかかる設備費と人件費を抑えることができます。文書をオフィス外に預けると、すぐに取り戻せないので不便があるのではないかと懸念する方が多いかもしれませんが、「書庫探」なら無料でお使いいただける文書管理システムから依頼していただくことで、お客様がお預けになった箱の中から必要な文書をファイル1件単位で探し出し、オンデマンドにPDFでお手元に配信させていただきます。また、通常の外部倉庫やトランクルームとは異なり、厳重なセキュリティ対策がなされた環境で文書を管理させていただくため、盗難や紛失のリスクを回避することができます。

　「書庫探」のシステムは、文書管理機能も充実しているため、Excel等を使って台帳を作成するよりも少ない労力と、高い精度で文書管理を行うことができます。書類が増えてからではなく、ビジネスの初期段階から導入いただくことで、より効率的にお客様のスタートアップを支援させていただきます。

【変える】

　最初は整理できていたオフィスも、半年、1年が経過すると書類が増え、いつの間にか書類が山積みになってきます。重要な契約書類が見つからない、探す時間がもったいない。そんな課題に悩まされている企業は少なくないと思われます。だからと言って、もっと早い段階で適切な文書管理を行っていれば、こんなことにはなっていなかったのに、と後悔するには及びません。ＮＸワンビシアーカイブズには、書類管理のノウハウが豊富にございます。「書庫探」で働き方を変えてみませんか。

　ビジネスが軌道に乗り、起業から5年以上経過した企業様からしばしば頂くお問い合わせに、書類の電子化が挙げられます。電子化さえすれば、書類の保管スペースを丸ごと削減でき、社内で共有すれば業務も活性化、全文検索で必要な文書もすぐに見つかる、というのは理想ですし、ペーパーレスを意識することは、正しい方向性です。しかし、この理想を実現することは思いのほか難しく、多額の費用がかかるのです。元々、紙で作成した書類を電子データにする、あるいは電子データを印刷して紙の文書にすることは、明確な目的が無い限りは、なるべく避けたい選択です。

　紙の書類を電子化するには、まず電子化したPDFを管理するためのフォルダ体系を構築する必要があります。電子ファイルも1件ずつ適切な名前を付け、台帳を作成しなければなりません。書類の属性ごとに、きちんとしたルールを定めておかなければ、何がどこにあるか分からなくなりますし、台帳は定期的に更新やメンテナンスを行わなければなりません。一目で内容を確認できる紙と違って、電子ファイルの中身を確認するには、都度開かなければならず、次々に開いていくことは、想像以上に時間がかかり、仕事をわずらわしくする要因ともなります。また、簡単にコピーできますので、どれが原本か分からなくなり、不正なコピーが取られても気づきにくいというデメリットがあります。全文検索も対象が多ければ長時間かかりますし、単なるスキャンではなく、高度なOCRを使った電子化作業が発生しますので、多数の拠点で共有して頻繁に活用するような情報でなければ、費用対効果が見合わないことも危惧されます。

　ここで視点を変えてみましょう。ペーパーレスを実現するには、本当に紙の書類を全部電子化しなければならないのでしょうか。ＮＸワンビシアーカイブズは「否」と考えます。「書庫探」で書類保管を外部委託すれば、社内スペースを確保できます。また、お預けいただいた箱の中から探してほしい文書をご指定いただければ、お望みの文書を探し出してお手元にPDFで配信させていただけます。お客様は、箱を取り出す手間も書類を探す手間もなければ、機密書類を紛失する恐れもございません。最小単位の文書をファイル1件単位から電子化しますので、電子化費用もミニマムに抑えることができ、お客様は事業に専念し、企画や開発といった生産的な仕事への投資を増やすことができるでしょう。

　「書庫探」を利用すれば、書類が必要な時はPDFでオンデマンド閲覧できます。費用をかけて書類を全て電子化しなくても、外部保管でペーパーレスを実現できるのです。

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書類の「保管」と「保存」の違いは？書類を効率的に管理する方法

【終える】

　数々の困難を乗り越えながら発展させたビジネスにも、幕を下ろす時がやってきました。各々が新しいステージに向けて意識を向ける中、既存のビジネスを完結させるのは、想像以上に労力がかかるものです。既存事業を清算する際にも、残すべき書類は発生します。すると、そうした書類の保管を誰に託すのかは、悩ましい問題となります。

　作成した書類は、あらかじめ規定された法定保存年限があります。事業を清算するからといって廃棄できるとは限らず、必要な保管期間を経た上で処理することが求められます。ＮＸワンビシアーカイブズにご依頼いただければ、お預かりした文書の保存期間を定めて、事前に所定の手続きを行っておくことで、期間の満了時に遅滞なく適切に機密抹消（処分）させていただくことが可能です。

　「書庫探」なら、お申し込みから約2週間でサービスのご利用が開始いただけますので、何年後に書類を確実に処分する、というような契約手続きの時間を捻出できる可能性があります。事業を終える時、使える時間は非常に限られてきます。それでも、法令は遵守しなければなりません。ここでしっかり対処しておくことは、次の事業をまた始める上で、気持ちの整理にもつながるのではないでしょうか。

ＮＸワンビシアーカイブズは、お客様のビジネスに最後まで寄り添い、安全、迅速、確実な文書管理サービスを提供させていただきます。