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  • アーカイブサービスが可能にする手間いらずのデータ保存

    2017.12.25

    デジタルアーカイブ

    アーカイブサービスが可能にする手間いらずのデータ保存

     データを長期保存するには手間がかかります。データの保存に適した環境を用意しなければなりません。定期的なメディアのコンバートも必要です。データが必要になったときには、確実に探して取り出せるように整理や検索、リストアの仕組を整える必要があります。

     長期保存が必要な大量のデータを、社内のリソースで管理し続けている企業も多いはずです。数年後を想像してみてください。現在と同じような管理運用体制で、大事なデータは確実に保存されていて必要になれば取り出せるような状況が保たれているでしょうか。手間がかかりすぎて不十分な体制のまま放置されたり、管理運用体制が破たんしてはいないでしょうか。

     様々な手間がかかる、というのはデータの長期保存における大きな課題となります。アーカイブサービスの利用は、データの長期保存において不可避の手間をアウトソーシングできるという点においても、ユーザにメリットをもたらします。そこで今回は、手間のアウトソーシングという観点からアーカイブサービスを利用するメリットについて紹介します。

    データ保管リソースの用意やメンテナンスが不要になる

     データを保存するためには、データセンターやメディアの保管倉庫など、形の違いはあっても保管リソースが必要です。重要なデータの保存であれば流出や損失を防ぐために、保管設備もセキュリティや災害対策などを備える必要があります。このような環境は自前で用意するのは手間だけでなくコストもかかります。そして設備のメンテナンスや更新にも手間とコストを要するでしょう。

     アーカイブサービスの多くは、データ保管のリソースを有しています。その中でもセキュリティや防災を備えた保管リソースを有するアーカイブサービスを選択してデータの保存先とすることによって、データ保管リソースの用意やメンテナンスに要する手間が不要となります。

    メディアのコンバートに要する手間が不要になる

     データを十数年にわたって長期保存する場合には、定期的なメディアのコンバートが必要不可欠です。様々なデータの保存期間が長期化している昨今、長期保存ニーズに応えるために長寿命のメディアも増えています。しかし長寿命のメディアであっても故障する可能性はあります。また、メディアが故障しなくても対応するドライブやソフトウェアが手に入らなくなる可能性があるので、重要なデータを長期保存するのであれば数年に一度はコンバートをすべきです。

     データ量が多くなればその分メディアの本数も増えて、コンバートの手間も大きなものになります。また、ドライブやソフトウェアを定期的にメンテナンスして、必要に応じて更新するための手間も小さなものではありません。

     データが記録されているメディアのコンバート作業をサービスに含めているアーカイブサービスを利用すれば、関連する手間をアウトソーシングして負担を軽くすることができます。メディアのコンバートに対応せずにメディアを預かって保管するだけのアーカイブサービスだと、長期保存するためには定期的にメディアを引き取ってきて新しいメディアにコンバートし、また送るという手間が発生します。アーカイブサービスの選定・検討時に手間を軽くすることを重視されるのであれば、メディアのコンバートなど各種運用業務も含めて提供しているサービスを選ぶべきでしょう。

    必要なデータを探す手間が不要になる

     社内リソースでデータを長期保存する場合、データが必要になったときに探すのも大変です。特にメディアが多数あり一カ所にまとまっていないような状態であれば、探す手間も大きなものになるばかりか、最悪の場合見つけられない、いつの間にかなくなっているような事態も考えられます。必要なデータが重要なものや訴訟対応で用いるようなものであれば、データを見つけられないことで損失が生じる可能性もあります。

     長期保存が必要なデータは全てアーカイブサービスで保管する運用にすれば、管理を一元化することができるのでデータを効率的に探せるようになります。ウェブのインターフェースで、ファイル名だけでなくメタデータやタグ等でも検索できるような仕組みを備えているアーカイブサービスであれば、必要なファイルを容易に探してピンポイントで取り出すことができるので、手間を大きく削減することができます。

    まとめ

     今回はアーカイブサービスの利用で可能になる、データ長期保存に関する手間の削減、負担の軽減について紹介しました。データの長期保存には保管リソースの用意や維持、メディアのコンバートや必要なデータの探索など、様々な手間がかかりますが、これらをアウトソーシングできるアーカイブサービスを選ぶことによって、ユーザの手間を大きく減らすことができます。ワンビシではデータやメディアの長期保存に最適な設備を有するだけでなく、メディアのコンバート作業やファイルを容易に検索してダウンロードできるインターフェースを備えたアーカイブサービスを提供しています。

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