電子契約のデメリットとは？取引先から理解を得やすい方法を紹介
（更新日：2023年12月25日）
目次[非表示]
- 1.電子契約にはメリットもデメリットもある
- 2.電子契約の5つのデメリット
- 2.1.①取引先の理解を得ることが難しい
- 2.2.②一部契約は書面での締結が義務付けられている
- 2.3.③業務フローが変更することへの社内説明
- 2.4.④電子帳簿保存法に準拠した運用が必要
- 2.5.⑤契約締結日のバックデートに対応不可
- 2.6.⑥電子契約システムの乗り換えが大変
- 3.電子契約への移行をスムーズに実現する方法
- 3.1.①取引先へ電子契約に参加するメリットを伝える
- 3.2.②取引先によって締結方法を使い分ける
- 3.3.③取引先に対する導入説明会を開催する
- 3.4.④書面と電子文書の一元管理に対応する
- 4.当事者型・立会人型署名の両方に対応する『WAN-Sign』
- 5.まとめ
電子契約の導入は、従来の紙ベースよりも効率的な契約締結を実現し、電子署名・電子サインの付与、文書管理などを全てオンラインで完結できるメリットがあります。
しかし、電子契約を導入する際は、取引先からの理解が必要なことや一部の契約書に適用できないなどのデメリットが生じます。企業の担当者様は、電子契約をトラブルなく導入・運用するために、デメリットとなる要素の対処や正しい知識を得ておくことが大事です。
この記事では、電子契約のデメリットや取引先から理解を得やすい方法などを紹介します。
電子契約にはメリットもデメリットもある
電子契約とは、電子データで作成した契約書を用いて、オンラインで締結する契約のことです。
直筆のサインや記名押印が必要な書面契約とは異なり、電子契約では電子署名・電子サインを施して契約内容への合意の意思表示を行います。
オンラインで契約締結ができる電子契約なら、紙の契約書の作成・印刷・郵送・保管などの手間とコストが削減されます。
ただし、一部の契約書に関しては電子契約で対応することができません。また、電子契約の導入に伴い、取引先に合意を求めなければならないため、デメリットも把握しながら導入を進める必要があります。
電子契約の5つのデメリット
ここからは、電子契約を導入するうえでの5つのデメリットについて紹介します。
①取引先の理解を得ることが難しい
電子契約の導入で大きなデメリットとされるのは、取引先の理解と同意を得ることです。
なぜなら、紙ベースの契約締結から電子契約の移行に伴い、契約フロー変更に少なからず負担や手間がかかるからです。また、取引先もシステム利用料が発生する場合や、電子証明書を利用するために料金を支払う必要があります。
電子契約の利用は、取引先にとっても業務効率化やコスト削減などのメリットがあります。しかし、社内規定の変更が難しく、電子契約の導入が思うように進まないことも想定しなければなりません。
＞＞電子契約における契約書の文言とは？変更箇所や注意点を紹介
②一部契約は書面での締結が義務付けられている
契約書の一部には、電子化が認められていないものがあります。
例えば、以下のような書面が挙げられます。
- 事業用定期借地契約
- 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
- 任意後見契約書 など
契約とは原則、当事者間の合意があった場合に成立するため、必ずしも契約書等の締結義務はありません。しかし、契約の中には私文書ではなく、公的に認められた証書（公正証書）での締結を求めているものや、必ず書面の交付を義務付けているものもあります。
こうした書面を多く扱う企業でも、電子契約を導入するメリットはあります。基本契約や秘密保持契約、申込書、請求書、雇用契約などほとんどの契約書は電子契約によって管理することが認められています。
しかし、実際に電子化できない契約書も存在するため、電子化できる契約書とできない契約書の比率を事前に確認した上で、導入を検討することが必要です。
＞＞電子化と紙での保管、どちらがお得？～メリット・デメリットを比較する～
③業務フローが変更することへの社内説明
電子契約を導入することは、社内の業務フローを変更するということでもあります。
こうした、従来の契約業務を変更することに、抵抗がある従業員も少なからず存在します。電子契約を最大限活用するためには、社内説明も行ったうえで、従業員の理解を得ることも大切です。
電子契約を実際に利用するのは従業員です。電子契約を導入することの説明を疎かにせず、従業員からの理解を得たうえで導入しましょう。
しっかりと説明をしなければ、一部間のみの利用に留まり、契約管理漏れなどのリスクが発生してしまいます。
④電子帳簿保存法に準拠した運用が必要
電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類に関して電子データによる保存を認める法律のことです。
電子帳簿保存法では、大きく分けて2つの要件が設けられています。
1つは、保存データ改ざんを防ぎ、文面の訂正・削除などの事実内容を確認できる状態にしておく真実性の確保です。そしてもう1つは、保存データの明瞭な閲覧・出力に対応でき、必要なときにすぐに参照できる状態にしておく可視性の確保です。さらに、検索性の確保や保存期間の定めなどもあります。
電子帳簿保存法に準拠した電子取引では、電子契約の締結管理機能を搭載したシステムを導入することで、スムーズに要件に対応できます。
⑤契約締結日のバックデートに対応不可
電子契約では、合意に至った日付の正確性を担保するためにタイムスタンプが用いられます。
タイムスタンプを付与した電子契約は、実際に契約締結に至った日付よりも前の日付で契約締結日を記載するバックデートに対応できません。
そのため、帳簿書類の正確性を監査法人や第三者に説明する場合にデメリットになることがあります。書面と同様に、多少のタイムラグについては問題とならないケースがほとんどですが、利用するにあたって留意しておく必要があります。
⑥電子契約システムの乗り換えが大変
現行の電子契約システムから新しいシステムに乗り換える際、多くの準備期間と作業の手間を要します。
例えば、電子契約を全く使えない期間ができないよう、2つのサービスの利用期間を最低でも1ヶ月程度は重なるようにスケジュールを調整しなければなりません。
また、電子契約システムの契約終了に伴い、データの取得ができなくなる可能性も考えて、移行する電子データのバックアップが必要です。
電子契約への移行をスムーズに実現する方法
電子契約の導入および移行をスムーズに実現するには、取引先へのメリットの説明や締結方法の使い分け、書類と電子文書の一元管理化などが必要です。
具体的に何をするべきかわかりやすく紹介します。
①取引先へ電子契約に参加するメリットを伝える
取引先にとって、電子契約に参加するメリットで最も分かりやすいのがコストの削減効果です。
今まで契約書ごとに必要としていた印紙は無くなり、郵送代やインク代なども削減できます。頻繁に取引を行っている場合、印紙代が無くなることは大きなコスト削減につながります。
特に、サービスオーナー企業からの発注金額が大きい取引先の場合、印紙代が無くなるだけでもかなり大幅なコスト削減が可能です。
さらに、電子契約に参加することで業務効率化というメリットもあります。書面での契約書作成・印刷・郵送・返送といった作業には、多くの手間と時間がかかります。また、途中で契約内容が変更すれば書面を作り変える必要があり、やり取りを繰り返していくうちに、一つの契約を締結するまでかなりの期間を有します。
電子契約なら、印刷は不要であり、郵送・返送といった手間もありません。そのため、途中で契約内容に変更があっても迅速に対処することが可能です。
場合によっては1ヵ月程度かかっていた契約締結を1日に短縮することできます。これらのメリットは、電子契約に対する理解を得るうえで大きなアドバンテージとなるでしょう。
②取引先によって締結方法を使い分ける
電子契約参加への理解を得るうえで最も大切なことは、課金への同意を得ることです。
印紙代削減や業務効率化といったメリットはあるものの、電子契約へ参加することでのコストもあります。コスト発生という課題に対して、メリットを訴求するだけでは不十分でしょう。
電子契約には、電子証明書を用いた締結と、メール認証を用いた締結の2種類の締結方法があります。実は、取引先が料金を支払う必要があるのは、電子証明書を用いた契約締結のみです。
電子証明書を用いるとより厳格な署名となり、ハンコの種類でいうと実印に相当し、業務委託契約書や金銭消費貸借契約書などに用いられます。それに対して、メール認証での署名は、認印に相当し、請求書や誓約書、見積書などに用いると便利です。（どの書類にどちらを用いるかは、各企業にゆだねられます。）
課金がどうしても難しいという取引先に対しては、まずはメール認証での締結ができる書類から導入し、電子契約のメリットを十分に感じてもらう、ということも理解を得るためには重要です。
2種類の締結方法については、各電子契約サービスによって、片方のみの場合と、両方に対応している場合があるので、事前に確認するとよいでしょう。
③取引先に対する導入説明会を開催する
取引先向け説明会も積極的に開催することが望ましいです。
説明会では、電子契約導入による取引先のメリット・デメリットや導入時の作業イメージ、電子証明書・タイムスタンプなど、電子契約参加への詳細を伝えることで、取引先からの理解を得やすくなります。
注意しなければならないのが、法令、電子取引への参加を強制してはならないということです。取引先企業が下請けであったとしても、それをいいことに電子取引参加を強制するような行為は下請法などに抵触するおそれがあるため、必ず理解を得た上での参加を目指しましょう。
④書面と電子文書の一元管理に対応する
電子文書で対応できない契約や、取引先に電子契約に同意してもらえなかった場合に関しては、これまでのように書面の契約書で対応が必要です。
電子契約サービスによっては、1つのデータベースで書面と電子文書の一元管理ができる機能を搭載しています。そのため、異なる文書のタイプでも効率よく管理できるため、担当者の負担が軽減されます。
当事者型・立会人型署名の両方に対応する『WAN-Sign』
『WAN-Sign（ワンサイン）』は、4,000社以上の情報資産を管理するＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービスです。
電子契約サービスの導入を検討中の担当者様に向けて、WAN-Signの特徴を紹介します。
①WAN-Signならあらゆる署名タイプに対応可能
WAN-Signは、厳格な実印版締結である当事者型署名、メール認証での簡易的な認印版締結である立会人型署名（事業者型）署名の両方に対応しています。
契約書をはじめ、取締役会議事録や雇用契約書、受発注書などの幅広い書類における電子取引に対応可能です。
取引先の重要度に応じて締結レベルを使い分けられるため、締結プロセスの改善や文書管理の効率化が実現します。
②WAN-Signなら高機能をリーズナブルな価格で利用可能
WAN-Signなら、電子契約締結に必要な機能を全て含めたパッケージを無料で提供しています。
電子契約締結だけではなく、通常は追加費用が必要な内部統制機能や閲覧権限の設定、IPアドレス制限、高度なセキュリティなどを0円で利用可能です。
契約締結の件数に応じて課金が発生する従量課金制のため、スモールスタートから全社展開まで最適なコストで電子契約を導入できます。
③社内での電子契約定着を手厚くサポート
WAN-Signの導入にあたって、電子契約システムに精通した専属担当者による導入サポートも無料で提供しています。
さらに、導入マニュアルの提供や有人のテクニカルサポートデスクによる丁寧なフォロー、1on1でのサポートも付帯します。
WAN-Signは多機能ながらシンプルな操作性で誰でも扱いやすいため、電子契約の社内での定着をスムーズに進めることが可能です。
企業の規模や業種・業態を問わず、導入実績も豊富なため、信頼性の高い電子契約サービスをお求めの方でも安心です。
まとめ
この記事では、電子契約のデメリットや対処法について以下の内容で詳しく解説しました。
- 電子契約の5つのデメリット
- 電子契約の移行をスムーズに実現する方法
- 当事者型・立会人型署名の両方に対応する『WAN-Sign』
電子契約は、従来の紙ベースの方法と比べて業務効率がよく、契約手続きが可視化されるため管理効率もアップします。ただし、電子契約の移行に伴う取引先からの理解や合意が必要なこと、一部の契約書は電子化できないことなどがデメリットになります。
電子契約をトラブルなく導入したい方は、あらゆる署名タイプに対応し、優れた操作性・機能性・コストパフォーマンスを備えた『WAN-Sign』が悩みを解消します。
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