電子契約システムで解決できる企業課題

よくある契約業務の企業課題とは

まずは、契約業務における、よくある企業課題を整理していきましょう。

印紙代が意外と大きなコストになっている

印紙税法により、各契約書を作成する際は印紙を張り付けなければなりません。これはすべての国民・企業の義務であり、反故にすることはできない法令です。この印紙代が、契約業務における負担になっている場合が少なくないようです。

さらに、契約書を作成にあたって印刷代・インク代・封筒代・郵送代などもかかってきます。こうしたコストを総合すると、年間数百万円のコストがかかっている企業も珍しくないでしょう。ちなみに、契約書作成や郵送に人件費も、立派なコストです。

契約関連業務を効率化できない

一つの契約を締結するためには、多くの業務が発生します。特に、契約書作成や郵送といった業務を手間に感じることが多いでしょう。しかし、これらの業務は必要不可欠なものであり、なかなか効率化できるものではありません。故に現場負担になっていることの多い業務の一つです。

契約締結までにかかる時間が長い

契約書を郵送にてやり取りしいている場合、契約締結までにかなりの時間を有します。迅速に契約書を作成したはいいものの、取引先からの返送が遅れていたり、あるいは何度か契約書を往復させなければならなかったりと、手間も時間もかかります。

業種によっては、一つの契約を締結するたまでに、2週間以上かかるという事例も少なくありません。契約締結までにかかる時間が長いということは、ビジネスの回転が遅く、キャッシュフローも改善されない状態です。経営問題へと発生する可能性もあります。

契約内容変更に迅速に対応できない

契約締結までの間、契約内容が変化することも多々あります。特に、商品やサービス内容を顧客の要望で自由に変更できる場合は、途中で契約内容が変わってしまうことも多いでしょう。そうしたとき、迅速に対応できないようでは、顧客満足度を損ねたり、契約がなかなか進まなかったりとデメリットは多いものです。

契約書の紛失がよく起こる

倉庫やキャビネットで契約書を管理している場合、よく起こるのが契約書の紛失です。誰かが悪意を持って紛失させたわけでなくとも、管理が複雑になることで重要な契約書を紛失してしまうことは少なくありません。

契約書は法令によって一定期間の保管が義務付けられているので、契約書が紛失しては、万が一の監査に対応できないというリスクがあります。加えて、契約書が紛失してしまっては、過去の契約内容を確認する際にも不便が生じます。

物理環境でのセキュリティが不十分

同じく倉庫やキャビネットで契約書を管理している場合、物理環境でのセキュリティに不安が残ります。契約書保管のため出入りが激しい倉庫やキャビネットでは鍵をかけて管理することも難しく、万が一契約書の改ざんや盗難が起こっても、元凶を追求することも難しくなります。

災害時のBCPから考えても、物理環境での契約書管理はセキュリティが不十分だと言えます。

電子契約システムでどう解決できるのか

上記で紹介した企業課題に対し、電子契約システムがどう解決するのかを紹介していきます。

印紙代、印刷代、インク代、封筒代、郵送代の削減

電子契約システムとは、これまで書面にて締結していた契約を、電子データによって締結します。では、電子データでの契約書なんば、印紙は不要なのでしょうか印紙税法第二条には次の方に記されています。

「別表第一の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。」

別表第1には20項の印紙税課税対象が記されています。しかし、その中に、電子データによる契約書の項目はありません。さらに国税局によれが「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」にて、電子データ契約書への印紙は不要とはっきり述べています。

つまり電子契約システムを導入することで、こうした印紙代はもちろん、印刷代やインク代、封筒代、郵送代まで削減することが可能です。

契約書作成の手間が少なく業務効率化に

契約書作成で変わるのは、電子契約システムに登録されているフォーマットを使用するため、契約書作成が早くなるということです。また、印刷や郵送の手間もないので、契約書業務を大幅に効率化することができます。

電子データのやり取りで契約書の往復が速い

契約書の往復が多い企業では、これまで契約締結までの期間が長いという問題がありました。そうした企業課題に対して、電子契約システムや電子データのやり取りという、迅速な契約書の往復を可能にします。

電子契約システムを導入した企業の中には、1週間以上かかっていた契約を最大1日に短縮したという事例もあります。

電子データだから契約変更への対応も早い

電子データによる契約書のやり取りの場合、契約変更が生じた際も、契約書への反映を迅速に行えるというメリットがあります。その分、契約締結までの期間を短縮できるので、キャッシュフロー改善にも貢献するでしょう。

電子データでの保管だから紛失しづらい

電子契約システムによって作成された契約書は、電子データによって保管されます。今ではe文書法によって電子保管できる契約書も増えているので、原本を持たずに電子データのみでの保管が可能となっています。

電子データならばそもそも紛失しづらく、万が一紛失してもバックアップを取っておけば、問題なく復元できます。

システムセキュリティを適用できる

物理環境でのセキュリティが難しい契約書保管も、電子データによる保管であればシステムセキュリティを適用できます。権限設定によってアクセス制限をかければ、関係者以外のアクセスを制御することができます。さらに、契約書が不正に改ざんされた場合も、ログで追跡できるので、元凶を特定することが可能です。

参考記事：電子契約とは？4つのメリットを解説

まとめ

電子契約システムで解決できる企業課題は多数あります。そのどれもが、企業にとって重要な課題であり、解決した際の効果は大きいでしょう。ただし、電子契約システム自体すぐに導入できるものではありません。導入には何より、取引先からの参加同意が重要です。ここで紹介した企業課題解決だけでなく、電子契約システムを導入する上での課題にもしっかりと目を向け、皆さんにとって最適な電子契約システム導入を実現していただければと思います。

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