電子契約を導入する際に重要なポイントは?各サービスを比較して選ぶ方法をご紹介します | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

電子契約を導入する際に重要なポイントは?各サービスを比較して選ぶ方法をご紹介します

2022.03.23  株式会社ワンビシアーカイブズ

電子契約を導入する際に重要なポイントは?各サービスを比較して選ぶ方法をご紹介します

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現在電子契約サービスは20社以上あり、新規参入も続々と続いています。電子契約サービス市場規模は22年には200億円以上になると予測されています。(矢野経済研究所調べより

電子契約は郵送などのやり取りを必要としていた従来の契約行為とは異なり、すべてをオンライン上にて完結できるため、契約業務の効率化を図れるとして注目されていました。現在ではリモートワークの導入に伴い無くてはならないものとして、需要が高まっています。

では実際に電子契約サービスを導入するとして、どのようなサービスを選べばいいのか。自社に合っているのかを考える上で重要なポイントを踏まえてご紹介します。

また今回は弊社も掲載しているSaaS比較サイト「BOXIL SaaS」とのご協力で執筆しております。


電子契約とは

電子契約とは、紙の契約書に印鑑を押印していた従来に代わり、電子文書に電子署名することで締結する契約です。
契約書とは契約が締結されたことを証明する文書であり、押印をすることで文書の真正性を担保することができ、裁判で証拠として認められやすくなります。(民事訴訟法228条4項)
この文書を電子化し、押印を電子署名で行ったとしても同様の証拠力が認められております。(電子署名法第3条)

証拠力は書面契約と同様ですが、相手方とのやり取りや保管もすべてオンライン上で行えるため、業務の効率化が図れます。
また文書が改ざんされていないことも技術的に保証されるため、コンプライアンスの向上にも繋がります。
その他にも書面契約にはないメリットがあるため、詳しくはこちらでご確認ください。

電子契約を導入する際に注意するポイント

さまざまなメリットのある電子契約ですが、導入する際にどのサービスを選べばいいのでしょうか??
現在電子契約は20社を超えるサービスが展開されており、どのサービスを選べばいいのか悩ましいですよね。

サービスを選ぶ際にはまず「どのような使い方をしたいか」を考えることです。
例えばよく使う特定の契約書だけを電子化したい、リモートワークを推進するために様々な押印作業を電子化したい、SFAなどの既存システムと連携した電子契約を導入して効率化したい...など、自社の使い方を考えることが大切です。
それにより必要な機能やサポート体制などがわかり、選択すべきサービスが見えてきます。

またサービス選定の留意点として、2020年9月4日、総務省・法務省・経済産業省の連名で「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」内で以下の表明がされています。

電子契約サービスにおける利用者の身元確認の有無、水準及び方法やなりすまし等の防御レベルは様々であることから、各サービスの利用に当たっては、当該各サービスを利用して締結する契約等の重要性の程度や金額といった性質や、利用者間で必要とする身元確認レベルに応じて、適切なサービスを慎重に選択することが適当と考えられる。

経済産業省 利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)より

つまり使い方と共に考えるべきは契約のレベルや契約する金額などから、どの程度の身元確認がされた電子署名なのかを慎重に選択することも大切であるということです。

電子署名の種類

電子署名には立会人型と当事者型の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

種類 概要 メリット デメリット
当事者型 電子認証局による本人確認後発行される電子証明書を利用して、契約当事者同士が電子署名を行う 第三者である電子認証局による厳重な本人確認がなされる ・当事者それぞれが電子証明書を取得するまでの費用・時間が必要
・電子証明書の更新などの維持がそれぞれに必要になる
立会人型 利用者の指示に基づいて、電子契約サービス事業者が電子署名を行う メールアドレスがあればだれでも準備など必要なく署名することが出来る ・メールアドレスだけで署名することが出来るため、メールアドレスを利用している本人の確認はなされていない
・電子契約サービス事業者毎でなりすまし防止策のレベルがバラバラである

参照 )BOXIL Magazine「【2022 年最新】電子契約サービス比較】電子契約サービス比較 23 選!料金や導入事例 無料トライアルあり 」( 2022/3/22 参照)

注意するポイントに記載しているように、契約する内容や金額・文書レベルに合わせて、この2種類の電子署名のどちらが自社に適しているか、慎重に選択することも大切です。
「どのような使い方をしたいか?」を明確にしていると、自社に合った電子署名を選びやすくなります。

各サービス比較方法

では「どのような使い方をしたいか」が明確になり、自社に合った電子契約サービスを実際に選定する方法をご紹介します。

やはり実際の導入時には各サービス調査したうえで比較検討するべきだと思いますが、数多くあるサービス各社の特徴を理解することは非常に困難です。
このような調査が困難な場合、多くのサービス特徴や料金をまとめた比較サイトを利用するといいでしょう。特に弊社でも掲載をしているSaaS比較サイト「BOXIL SaaS」は20社以上のサービスの特徴をまとめており、気になるサービスは一括して資料ダウンロードをすることができます。

電子契約システムのランキング

また、BOXIL SaaS側で各社のサービスの特徴をまとめ、比較を行っているページがあります。
こちらにはサービス比較表が用意されており、気になるサービスの紹介もされています。
こちらから気になる会社をピックアップして、個社に問い合わせするような使い方もお勧めします。

【2022年最新】電子契約サービス比較23選!料金や導入事例 無料トライアルあり

BOXIL編集部による比較

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参照 )BOXIL Magazine「【2022 年最新】電子契約サービス比較】電子契約サービス比較 23 選!料金や導入事例 無料トライアルあり 」( 2022/3/22 参照)

サービス紹介欄

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参照 )BOXIL Magazine「【2022 年最新】電子契約サービス比較】電子契約サービス比較 23 選!料金や導入事例 無料トライアルあり 」( 2022/3/22 参照)

サービス比較時の参考ポイント

では各社電子契約サービスを比較する際に参考としてほしいポイントを紹介します。
使い方によっては絶対に必要な機能などがありますが、どんな使い方をしても下記ポイントは重要だと思いますのでご参考にしてください。

自社・相手方の求めるセキュリティ体制が整っているか

電子契約サービスを導入する際に、そのサービスのセキュリティ体制を重要視しなければなりません。
その際自社の社内規定を意識することは勿論ですが、相手方も意識しなければなりません。
もし仮に特定の企業と結ぶ契約書を電子化したいと考えた際、その相手方の社内規程上認められていない電子契約を導入してしまった場合、潤滑な締結ができなくなってしまいます。
せっかく導入した電子契約サービスを利用出来ない環境を避けるためにも、充実したセキュリティ体制を持った電子契約サービスかどうかを検討すべきだと思います。

サポート体制が充実しているか

自社の利用シーンや契約レベルに合わせた使い方が出来るか、またどのような設定をすれば実現できるかなどを自社だけで考えていくことは難しいです。そのような悩みを相談できるサポート体制があるかが比較時に重要になると思います。
また導入前のサポートだけでなく、導入後社内での利用促進のためにサポートしてくれるかも重要なポイントです。

まとめ

電子契約サービスの選定ポイントとして「どのような使い方をしたいか?」「利用シーンに見合ったセキュリティ体制が整っているか?」「サポート体制が充実しているか?」を紹介しました。
数多くある電子契約サービスの中から自社に見合った電子契約サービスを導入するために、比較サイトなどでまとめられた特徴も参考に、納得できるサービス選定を行えればと思います。

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