電子帳簿の保存方法って?電子帳簿保存法で変わることやメリットデメリットを紹介 | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

電子帳簿の保存方法って?電子帳簿保存法で変わることやメリットデメリットを紹介

2022.02.24  株式会社ワンビシアーカイブズ

電子帳簿の保存方法って?電子帳簿保存法で変わることやメリットデメリットを紹介

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2021年3月の税制改正で見直しが行われたことで、2022年1月以降から電子帳簿保存法が改正されることとなりました。これによって、これまで紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類を、電子化して保存できるようにするための条件が緩和されます。
この改正を受けて、業務の効率化のためにペーパーレスを目指す企業も増えていくと思われます。
しかし、法に沿って実行するには、電子帳簿の保存方法や改正によって何が変わるのか、どの書類であれば電子化して保存してもいいのかをしっかり把握しておかなければなりません。

この記事では、電子帳簿の保存方法や、電子帳簿保存法の改正で何が変わるのかについて詳しく解説いたします。
この電子帳簿保存法の改正を機に、是非、帳簿のペーパーレス化を検討して、ビジネスの効率アップに役立ててください。


電子帳簿保存法(2022年1月改正)とは

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電子帳簿保存法(2022年1月改正)とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律のことです。
これまでは、会計帳簿などの国税関係帳簿書類の保管は、紙での保存が基本であったため、それを義務化しているという企業が多く、電子データをわざわざ出力して書面保存するなど、書類の管理に手間やコストがかかっていました。
電子帳簿保存法は、紙での保存による企業の手間や負担を軽減し、業務の効率化やコストの削減を目的として施行されました。

電子帳簿保存法では、電子データの保存方法についても定められており、適切に書類を保管していない場合、追徴課税や青色申告の承認取り消しなどのリスクが発生してしまいます。
このようなリスクを避けるためには、どの企業でも電子帳簿保存法についてしっかり把握しておく必要があります。

電子帳簿保存法の施行と過去の改正について

電子帳簿保存法は数回にわたる改正によって、電子保存できる対象の幅が段々広がっています。ここでは、電子帳簿保存法が施行されてからこれまでに改正された内容について解説します。

1998年に施行

電子帳簿保存法は、世の中でDX化の推進やペーパーレス化が注目されている中、経済界からの要望を受けて策定された法律です。施行された当初の電子保存が認められた書類は「自己が最初の記録段階から一貫してシステムで生成した国税関係帳簿書類」とされており、最初から電子取引されたものだけが対象となっていました。

2005年の改正

2005年の改正では、電子取引上の書類だけではなく、3万円未満のもので、電子署名が必要という条件付きではありますが、紙で作成された書類も電子保存が認められるようになりました。
この改正によって、電子化して保存できる範囲が大幅に広がり、一部の書類をスキャンしてデータ保存することが可能となりました。

2015年の改正

さらに、2015年の改正では、3万円未満と電子署名の条件が廃止され、スキャンして電子化できる書類の幅がもっと広がりました。
しかし、新たにタイムスタンプ(*) や定期検査、複数人で作成・保存を行うという条件が定められています。
また、2016年にも改正されており、デジタルカメラやスマートフォンで撮影した電子データも認められています。

(*)「タイムスタンプ」とは、電子データが、ある時点に存在していたこと及びその時点から改ざんされていないことの証明が可能な技術であり、電子署名と並び、ネットワークの安心な利用と電子データの安全な長期保存に資する技術です。

2020年には電子取引に関する改正

2020年には電子取引に関する改正が行われています。
電子取引とは、電子で完結する取引のことで、オンラインショップやインターネットバンキングの利用明細などが該当します。この電子取引で取り扱われるデータも、編集や改ざんができない状態での保存を条件に、電子データのまま税務上の書類として認められるようになりました。
この改正以前は、電子取引であってもわざわざ紙で受け取る手間がかかり、さらに、7年の保管が必要なので、その間に貯まっていく書類を保管する場所の確保も必要でした。
しかし、電子データのまま使えるようになったことで、紙で受領する手間や保管場所確保の手間が軽減されました。

2022年の法改正で今までと変わることとは?

今回の2022年の改正では、これまで紙での保存が義務付けられていた仕訳帳や現金出納帳などの各種帳簿や、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、紙の請求書や領収書などの書類も、特例として電子保存することができるようになりました。
また、国税関係帳簿書類の電子データ保存およびスキャナ保存を行うには、原則3か月前までに税務署長の事前承認が必要でしたが、2022年1月1日以後に備付けや保存を行う書類について承認制度は廃止され、申請書の提出が不要となります。

また、先方から納品書や請求書、領収書等の書類が電子データで届いた場合、そのデータを出力して書面で保管することはできなくなり、電子データでの保存や保管が必須となります(*)。
これは、法人・個人、希望するかしないかなどは関係なく、すべての企業が対象となります。既に、電子データでのやり取りを行う企業は増えているため、これまで紙での保存を主としてきた企業も、今回の改正により、電子データ保存のためのシステム導入や業務の見直しなど、対応について早急に検討する必要があります。

(*)後日、2022年4年1月1日で2年の紙保存可の経過措置が講じられています)

電子帳簿保存法で良しとされる保存方法

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必要書類を電子データで保存をする場合、ただ保存しておくだけでは保存要件を満たすことはできません。
電子帳簿保存法で定められている方法で、適切に対応しなければなりません。そこで、電子帳簿保存法で認められている電子データの保存方法を紹介いたします。

電磁的記録を使う

電磁的記録とは、PCで作成したデータのことを指し、電子帳簿保存法では、電磁的記録による保存が認められています。
各種書類を、PCで作成し、印刷せずにそのまま電子データとしてCDやDVD、ハードディスクなどに保存するという方法で、データの作成をした担当者が一貫して作業を行う必要があります。
最近では、クラウドを利用してサーバーに保存する方法も普及しています。クラウドを利用した保存方法では、データの保存はもちろん、他部署へのデータ共有も簡単に行えるようになるため、利用する企業が増えています。

電子取引データを使う

この場合の電子取引データとは、ECサイトを利用して備品を購入した場合の電子明細や領収書や、先方から送られてきた納品書や請求書の電子データのことを指します。
このような電子取引データを保存する場合、下記いずれかの保存要件を満たしていない場合は、「保存義務を果たしていない」とされる場合があるので注意が必要です。

  • タイムスタンプが付与されている、もしくは受け取ってから既定期間内にタイムスタンプが押されたもの
  • 修正・削除の履歴が残る、または修正削除ができないシステムを利用したもの
  • 事務処理規定が設けられたもの

税務調査で保存要件が満たされていないことを指摘されてしまうと、青色申告の承認取り消されてしまう可能性があります。
また、改ざん・隠ぺいとみなされる行為があった場合、通常の35%の重加算税に加え、更に10%の重加算税が課される可能性があるので、不正行為はもちろん、誤った操作などが発生しないように管理しておく必要があります。
電子取引データの保存期間は、最長10年間です。

スキャナを使う

紙の書類をスキャナで電子データ化し、保存する方法も認められています。
以前は、スキャンしたデータの保存には、タイムスタンプが必要とされており、スキャナ機能のあるコピー機などでのスキャンのみとされていましたが、昨今の改正で保存要件が緩和され、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータも保存可能となっています。
タイムスタンプは、付与期間が約2か月+7営業日以内に延長され、さらに、修正・削除の履歴が残る、または修正削除ができないシステムを利用して保存されている場合は不要となります。

改ざん・隠ぺいとみなされる行為があった場合、通常の35%の重加算税に加え、更に10%の重加算税が課される可能性があります。
また、最長約2ヶ月と概ね7営業日以内に保存しなければなりません。

領収書の原本は不要

電子帳簿保存法が施行されてからこれまで、法人や青色申告を行っている人は、紙の領収書原本を7年間保管しておく必要があり、他の書類のペーパーレス化が進む中で、領収書だけは紙で集めなければならず、手間がかかる上に、管理も大変でした。増えていく領収書は、紙で保管していると、紛失のリスクもあります。
そこで、今回の改正では、そのような負担を軽減するために、一定の条件を満たしていれば、キャッシュレス決済での領収書原本の保存が不要となりました。
今後は、クレジットカードや電子マネーで決済を行った場合、その決済データが領収書の代わりになるため、わざわざ紙の領収書を保管する必要がなくなります。7年間も保管しなければならないとなると、保管場所の確保にも苦労する領収書ですが、今後はそのような負担がかなり軽減されることになります。

電子保存が可能な書類と不可能な書類

電子データでの保存要件が緩和されたとはいえ、どんな書類でも電子データ化すれば電子保存していいわけではなく、保存可能な書類が定められています。
電子帳簿保存法が適用される書類は、帳簿、決算関係書類、その他証憑類の3つに分けることができます。
また、電子保存ができない書類もあるので、それぞれについて解説いたします。

帳簿

各種帳簿は、電子保存が可能な書類です。帳簿には、以下のようなものが挙げられます。

  • 現金出納帳:現金の入出金の明細を管理、記録する帳簿。
  • 仕訳帳:企業の全ての取引を日付順に記録した帳簿。
  • 総勘定元帳:仕訳帳の取引を、勘定科目ごとに記載した帳簿。
  • 経費帳:仕入以外の経費を記帳する帳簿。交通費やオフィス用品、コピー用紙などの消耗品などの購入記録。
  • 売掛帳:売掛でサービスや商品を提供した場合の代金回収状況を記録した帳簿。
  • 買掛帳:買掛金を取引先ごとに管理して残高を把握するための帳簿。
  • 固定資産台帳:企業が所有する固定資産を管理する台帳。
  • 売上帳:商品の売り上げ状況を記録、管理するための帳簿。
  • 仕入帳:商品の仕入れ状況を記録、管理するための帳簿。

これらの帳簿は、記載内容が多く、手書きだと大変な作業となるため、記入や管理が便利な電子データとして保存できるようになったことで、多くの事業者の負担が軽減されました。
今後様々な書類の電子保存が可能になることで、より帳簿付けの負担が減っていくことが予想されます。

決算関係

以下の決算関係書類も、電子データとして保存が可能です。

  • 貸借対照表:企業や団体の、1年間の資金調達方法や、調達した資金の保有、運用状況を示した表。
  • 損益計算書(PL):企業の利益や損失がわかる決算書類。
  • 事業報告書:定時株主総会で株主に提出される、年度ごとの事業内容や状況の報告書。
  • 総会議事録:株主総会で決議されたことを記録している書面。

その他、決算関係書類では、剰余金の処分や損失金の処理方法を記載した書面も電子保存が可能です。
決算関係書類は、企業にとって事業を成功させるためにもしっかり管理しておくべき重要なデータです。紙よりも電子データとして保存しておいた方が、参照しやすく、管理が楽になります。

取引関係書類

以下のような、取引先とのやりとりの際に発生する書類も、電子帳簿保存法が適用されます。

  • 領収書(取引先に自社が発行した領収書の控えも含む)
  • 請求書(取引先に自社が発行した領収書の控えも含む)
  • 発注書(取引先に自社が発行した領収書の控えも含む)

これらは、先方から電子データで届いた場合、そのままそのデータを保存要件に沿って保存しますが、紙で届いた場合は、スキャンして電子データ化して保存します。
スキャン保存する場合は、タイムスタンプを約2か月+7営業日以内に付与するか、修正や削除の履歴が残る、もしくは編集できないシステムで保存する必要があります。
また、自社から先方へ電子データで発行した場合も、要件に従って電子データとして保存する必要があります。

電子取引書類

以下のような紙を用いずに、電子データのみで完結するような取引に関する書類も、電子帳簿保存法の対象となります。

  • 電子決済の決済データ
  • メールのデータ
  • EDI(電子データ交換)取引のデータ

これらのデータは、そもそも電子データとして取り扱われるため、電子帳簿保存法が適用されることで、わざわざ紙に出力する必要はなくなります。余計な手間を増やすことなく、決済管理者の負担を減らすことに繋がります。

電子保存が不可な書類とは?

電子帳簿保存法では、幅広い範囲の書類が電子保存可能になりましたが、その中でも電子保存が認められていない書類もあります。電子保存不可の書類は以下です。

  • 手書きで作成してある仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿
  • 手書きで作成してある請求書や補助簿

手書きで作成した場合は、スキャナ保存をしても電子帳簿保存法の対象とはならず、認められませんので、そのまま原本を保管しておく必要があるので、注意が必要です。
電子保存したい場合は、帳簿を付ける際に、最初から電子データでの作成、記帳が必要となります。
ペーパーレス化で業務効率の向上やコスト削減を目指すのであれば、電子帳簿の利用がおすすめです。

電子帳簿保存法のメリットとデメリットは?

電子帳簿保存法が施行されたことで、企業が得られるメリットやデメリットについて紹介します。

メリット

紙の書類では、湿気による紙の廃れや破れ、文字の滲みによって内容が判別しにくくなることや、火事での消失などの紙だからこそのリスクがあります。
そこで、電子帳簿保存法が適用されることで、対象の書類を電子化でき、劣化することなくいい状態で、安全かつ長期的に保管することが可能となりました。
また、保管場所の保持にかかっていたコストの削減にも繋がります。

また、多くの書類が電子化できるようになったことは、業務効率の向上にも繋がっています。
紙の書類だと、多くの書類の中から必要な書類を見つけ出すのに時間がかかり、業務の進行や情報共有に時間や手間がかかっていましたが、電子データは、検索や共有も容易にできるため、効率的に業務を進めることが可能です。

デメリット

電子帳簿保存法の適用により、電子データで保存できるようになったことは、紙への出力に必要な用紙やインク代などのコスト削減に役立ちますが、電子化にはコストがかからないわけではありません。
電子帳簿保存法で認められている電子データには、改ざん不可能な状態や編集履歴が残る状態で保存しなければならないという条件があるので、対応しているシステムの導入や、クラウドストレージの導入が必要となり、これらには初期費用やランニングコストがかかります。
費用対比効果を考えると、必要経費とも取れますが、経営陣にとってはデメリットとも言えます。

電子帳簿保存法のシステム導入で確認したいこと

電子帳簿保存法を受けて、電子データ化するためのシステムを導入する際には、業務効率化に繋げるためにも以下の3つのポイントに注意してください。

電子帳簿、スキャナ保存、電子取引のどれに対応したシステムであるか

対応している保存方法は、自社内で電子化したい書類の種類に適しているかどうか確認しておく。
複数のシステムを導入しなければならないと、それだけコストがかかるため、できるだけ1つのシステムでカバーできるようにしておくことが重要です。

電子データ化する際の手間はどのくらいか

電子データ化する際のタイムスタンプ付与に手間がかからないかなど、現場での使い勝手が悪くないかという点も確認しておきましょう。
あまり手間がかかるシステムを導入してしまうと、慣れない作業が続いてかえって業務効率の低下に繋がってしまいます。

業務プロセスをクラウド上で行えるか

クラウド上で業務を一括して行えるかどうかも重要です。
例えば、領収書であればアップロードから経費計上、支払処理までができるかどうかなどです。紙の書類であっても電子データでも、システム上で業務を完結できるシステムであれば、部署間の連絡や共有にかかる手間を削減できより効率のいい業務フローを作成できます。

電子帳簿保存法で導入されたペナルティとは

2022年1月の改正後の電子帳簿保存法では、適正な保存が行われるように、新たにペナルティが導入されることになっています。
電子取引のデータや、スキャナ保存したデータが正しく行われておらず、隠ぺいや改ざんされていた場合や正しい申告がされていなかった場合などに課される重加算税が更に10%加重されますので、故意の不正はもちろん、万が一のミスによる改ざんや申告漏れには十分に注意しましょう。

電子帳簿保存法のための準備と手順は

これまで、電子帳簿保存法の適用を受けるためには、3ヵ月前までに、所轄の税務署に申請が必要でしたが、今回の改正で不要となりました。
しかし、電子帳簿保存法の要件を満たして保存されていない場合には、税法上の帳簿書類として取り扱ってもらえないということは変わりありません。
申請をしない代わりに、要件を満たすための社内システムの見直し、準備を確実に行っておくことが重要です。

適用を受けるための要件

電子帳簿保存法のために社内システムの見直しなど、準備するためには、電子帳簿保存法の要件をしっかり把握しておかなければなりません。改正後の各保存法の要件概要は以下の通りです。

【電子帳簿】

  • 検索機能の確保:取引年月日、取引金額、取引先よる検索が可能であること。
  • 以下の1~5のうち、すべてを満たすか、3~5を満たしておくこと。
  1. 訂正や削除履歴の確保:保存した電子データに、訂正や削除があった場合、履歴を確認できること。 また、帳簿処理業務の期限を過ぎた編集があった場合にも、履歴が確認できること。
  2. 相互関連性の確保:保存した電子データと、関連する他の帳簿で、相互に記録の関連性を確認できること。
  3. 関係書類の備付け:保存するためのシステムに関する概要書や仕様書、操作説明書などの関係書類を備え付けておくこと。
  4. 見読可能性の確保:帳簿の保存場所に、データを取り扱うことができるパソコンやプリンターなどと、その取扱い説明書を備え付けておく。
  5. ダウンロード機能:保存した電子データを、明瞭な状態で速やかに出力できるようにしてあること。

【スキャナ保存】

  • 検索機能の確保:取引年月日、取引金額、取引先よる検索が可能であること。
  • タイムスタンプは、約2か月+7営業日以内に付与されていること。
  • タイムスタンプがない場合は、修正や削除の履歴が残る、もしくは編集できないシステムで保存してあること。

【電子取引】

  • 検索機能の確保:取引年月日、取引金額、取引先よる検索が可能であること。
  • 紙に出力して書面保存しないこと。

電子帳簿の保存なら「WAN-Sign」が最適

電子帳簿保存法の改正によって、企業の帳簿や書類の保存が法的にも認められることとなり、世の中のペーパーレス化がますます進む中、自社への導入も検討する企業が増えるかと思います。
これまで電子化についてよく知らないけど、今後はペーパーレス化を推進していきたいと考えているのであれば、アウトソーシングがおすすめです。社内だけではうまく進められなくても、アウトソーシングにすれば詳しい業者からカバーしてもらえます。

ワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign」は、電子帳簿保存法の改正後の電子取引保存システムとして最適です。実地監査にも対応可能な自社所有の国産データセンターをはじめとするセキュリティも備わっています。電子取引に関する保存でお悩みの際は、是非一度ワンビシアーカイブズへご相談ください。

(注)本記事は2021年11月の段階に制作されたものです。最新の電子帳簿保存法に関しては、国税局で確認、もしくは申請書の様式や電子帳簿保存法の Q&A については、国税庁ホームページ【https://www.nta.go.jp】に 掲載しています

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