ファイルサーバ管理が破たんする理由と解決策

ファイルサーバ容量不足と応急処置的な増設

　従来は紙文書のやりとりで行われていた業務が電子データやオンラインで可能になるなど様々な業務にICTが導入されている今の時代、企業の業務過程で発生するデータの量は増加する一方です。そしてデータ改ざんなどコンプライアンス問題の発生を背景として安易に業務データを消せなくなったことで、データの保存期間は長期化しています。データ量の増加と保存期間の長期化が同時進行することで、必然的に多くの企業でファイルサーバの容量不足が問題となっています。

　ファイルサーバの容量が不足したからといって、不要なファイルの削除を各部署・社員に要請してもうまくいかないものです。必要なファイルと不要なファイルの区別がつかず少しだけしか消されないか、間違えて必要なファイルを消してしまいトラブルに発展する懸念もあります。ストレージの増設で当座をしのいでいるケースが多いことでしょう。

　そしてストレージの増設による容量不足への対応が、ファイルサーバ管理のコストや手間の増加をもたらしているのです。機器の導入や設置にコストがかかるのは勿論のこと、維持管理のコストや手間も増えてしまいます。ファイルサーバ容量不足に増設で対応することは最適解とは言えません。

　ファイルサーバの容量不足をコストや手間も抑えて解決するためには、「現用データ」と「アーカイブデータ」を分けて、アーカイブデータはコストが安く大容量データの保存に適する「アーカイブストレージ」に移すことが必要です。アーカイブデータをアーカイブストレージに移す運用を定常的に行うことで、ファイルサーバの空き容量を安定的に維持することができます。そしてアーカイブデータはコストの安いアーカイブストレージで管理することで、ファイルサーバの容量増設を行うよりコストと運用の手間を抑えることができます。

　現用データとアーカイブデータの分け方はあまり複雑な条件を設定せず、作成や更新されてからの経過期間のように単純で機械的に区別できる条件にすべきです。業務で使用するファイルの大半は、作成されてから1年以内のものであると言われています。上記のように作成されてからの期間のみで区別しても、ほぼ問題なくアーカイブデータを抽出できると考えられます。

拠点や部署によってバラバラな管理運用

　ファイルサーバ管理において容量不足と並ぶ深刻な問題が、拠点や部署によって管理運用がバラバラになる事態です。フォルダ体系やファイル名のつけ方がバラバラになって、必要なファイルがどこにあるのか探せなくなったり、必要のないフォルダやファイルが大量に発生して容量不足を引き起こすというのはよくあるケースです。

　ただ、多少非効率でも管理運用が回っているのであればいい方かもしれません。企業によってはファイルサーバ容量不足に不便を感じた支店や部署が個々に外付HDDや購入して使い始め、容量一杯になったHDDが無造作に山積みになっているケースや、セキュリティポリシーを無視して情報システム部門の許可も得ずにクラウドストレージを使い始める、というケースもあります。事態がここまで至ってしまうと、ファイルサーバ管理担当者にできることは抜本的な仕組の見直しを行うか、自らの任期中に大きなトラブルが起きないことを祈るしかありません。

　解決策としては、まずファイル検索の仕組みを整備することが挙げられます。フォルダ体系やファイル名のつけ方に文書管理の基本に則ったルールを適用するという手段もありますが、全体にルールを守らせることは特に大企業の場合は困難が伴います。ファイル名やメタ情報だけでなく検索に必要な各種情報をタグとして自動登録して、ファイルが必要になった際には容易に探し出せるような検索の仕組みを整備することが必要です。

　そして、支店や部署が個々にストレージを増設する事態を防ぐには、ネットワークで共同利用できるアーカイブストレージの利用が解決策となります。支店や部署をネットワークで接続したアーカイブストレージを利用することで、ファイルサーバ管理担当者が一元管理できるようになります。そして容量が不足した際に使用しないファイルを逃がす先ができることで、ストレージ管理が破たんする事態を防ぐことが可能です。

まとめ

　今回は企業・団体の管理担当者の頭を悩ませるファイルサーバ管理運用業務にスポットを当てて、管理運用が破たんする理由・原因と解決策を紹介しました。ファイルサーバの容量と運用を安定的に稼働させるためには、複数の拠点や部署が使用しても一元管理できるアーカイブストレージの利用が効果的です。