すぐに書類を取り出せる保管方法とは?文書分類のコツ

2017.12.01  株式会社ワンビシアーカイブズ

 日々仕事をする上で、必要な文書をついそのままにしていませんか。そして見たい文書を探すためにムダに時間を費やしていませんか。ムダをなくすためには文書を適切に保管することが求められますが、実際にどんな項目で分類し保管すればすぐに検索可能なのでしょうか?本記事では、文書を保管する際の具体的な分類方法についてご紹介いたします。

文書分類の考え方

 文書を適切に保管するには、よく使う文書を「すぐに利用できる」ための分類方法について考える必要があります。分類とはただ単に細かく分けることではなく、共通の性質にもとづいて、多種多様な情報(記録)をグルーピングすることになります。もう少し具体的にいうと、保管文書をどうまとめてどんなファイルを作るかという「まとめ方」と、そのファイルをどんなグループでどう並べるのかという「並べ方」の仕組み、つまり文書の分類体系を構築することが重要です。

文書の分類体系 2つの方式

1)ワリツケ式分類

 文書主管部署が、大分類⇒中分類⇒小分類と上から下に分類を決めていく方式。 主に共通文書に対して利用される分類方式です。

2)ツミアゲ式分類

 書類の各利用部署が、小分類⇒中分類⇒大分類と下から上に分類を決めていく方式。主に固有文書に対して利用される分類方式です。

共通文書と固有文書

 組織にて利用される文書には共通文書と固有文書があります。共通文書は、管理・庶務業務から発生する文書や全部署にわたって利用される文書になります。固有文書は、各部署が行う業務から発生する文書です。

関連資料:

すぐに実践できる文書のまとめ方4つ

 実際に分類を行う際は、以下の4つのまとめ方を元に分類を行います。文書の特性によって、使いやすい・探しやすいまとめ方を使い分けましょう。

4つのまとめ方はコレ!

1内容別にまとめる

 文書の内容により、各々の主題テーマを作りだして分けます。

2期間別にまとめる

 年度、月、日など文書の発生期日など処理期日によって分けます。

3相手先別にまとめる

 組織名、地域名、企業名、個人名など相手先によって分けます。

4形式別にまとめる

 通知、申請、報告、規則、契約、許可などの文書の形式によって分けます。

 また、分類は100パーセント完全にできるものではありません。1冊1分類となることもありますが、必ずまとめる必要はないので、そういった特徴も踏まえて分類を行いましょう。

まとめたファイルにタイトルをつける際の注意点3つ

 まとめたファイルへのタイトルのつけ方も重要になります。探しやすく、迷わないタイトル名称をつけるには以下の3点に気を付けます。

1)誰にでも分かりやすい名称を使う

 同じ部署の人なら誰でも分かる程度に客観的な名称にします。特殊用語や自我用語などは避けます。

2)簡潔・具体的な名称を使う

 ...文書/...書類/...関係/...綴り/雑件/庶務/その他/その1など、探すのに役立たない余計な文字は使用しないようにします。

3)他と区別しやすい名称を使う

 紛らわしい名称、あいまいにどうにでもとれる名称は使わないようにします。

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実際のファイルの並べ方

 せっかくタイトルをつけて分類したファイルも、なんのルールもなく置かれていては検索できません。ファイルを決まった順番で並べ、探し出す手がかりを立てる必要があります。これもまとめ方と同じく、利用部署の人なら誰でも分かるような客観的な基準が求められます。

ファイルのグループ化

 小分類であるファイルを、共通性や関連性で中分類にまとめ、さらに同じやり方で中分類を大分類にまとめます。これを「ファイルのグループ化」と呼びます。ファイルのグループ化も、先述した4つのまとめ方がそのまま応用できます。

 また、ファイルを探しやすくするためには、ファイルの数が重要です。小分類を5~15で中分類をたて、中分類を最大8程度で大分類をたてます。これらを引出しなどに入れ、分類の見出しを立てておくと、適切な間隔で見出しがあるためとても探しやすくなります。ファイルのタイトルを見ればどの中分類に入れるか分かるように色や数字、年度、帳票名などで工夫すると、更に迷わないようになります。

グループの並べ方

 グループ化が終わったら、次にグループ化したものをどう秩序立てて客観的に並べるかが重要です。

・ 共通の認識ができる並べ方の例 ・・・ 管理職から一般職、仕事の進行順序、重要から普通 など

 並べ方は、人の検索の思考過程そのものです。よい整理・よい管理を長続きさせるために、しっかりと並べ方を考えることが大切です。

まとめ

 いかがでしたでしょうか。皆さまがそれぞれお持ちの文書について、少しは分類のイメージが得られましたら幸いです。また、文書を分類し保管していく上で、閲覧頻度の低い文書や、閲覧はしないけど捨てられない文書なども出てくるかと思います。

 株式会社ワンビシアーカイブズでは、そういった閲覧頻度の低い文書に対するソリューションとして、「書庫探」という書類保管サービスを提供しています。文書の適切な管理にお役立ていただけますので、現行の文書管理についてお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。

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