ファイルサーバを整理する 簡単に使えるノウハウを紹介

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 従来は紙の書類で行われていた業務のペーパレス化、各種業務のIT化などを背景として企業・団体が保有するデータは増加の一途を辿っており、必然的にファイルサーバの中身も増加しています。そしてあらゆる業務や作業からファイルが生まれるようになったことで、ファイルサーバの中には様々な用途、種類、フォーマットのファイルがあふれかえるようになりました。

 容量不足や必要なファイルが見つからないという事態は、多くの企業で起きていると考えられます。もし現時点では起きていなくても、現状のままでは近い将来確実に起きると考えているご担当者も多いのではないでしょうか。

 そこで今回は、ファイルサーバを整理に役立つノウハウをご紹介します。

容量無制限のオンラインストレージには注意

 ファイルサーバのように用いることができる、クラウド基盤の便利なオンラインストレージが普及してきています。そしてオンラインストレージの中には、容量無制限でサービスを利用できるタイプのものがあります。容量無制限型オンラインストレージはコストや容量を気にせずに利用できそうですが、ファイルサーバ整理の観点では注意が必要です。

 現実に容量無制限のオンラインストレージを、ファイルサーバとして利用したときにどのようなことが起きるのか。よく耳にするケースとして挙げられるのが、社員PCのデスクトップにある不要なファイルや用途不明のファイルが大量に入っているフォルダなどが、次々にまとめて放り込まれてオンラインストレージがゴミ箱のようになってしまう事態です。PCのHDD容量を確保するために容量無制限のストレージにファイルを移したくなる気持ちはわかりますが、何でも入れてしまうと中身の整理ができません。ファイルサーバとしての統制を保持するためには、容量に制限を持たせることも手段の一つになります。

フォルダ階層を深くしない

 フォルダはファイルをまとめて整理するために有効なツールですが、フォルダ階層を深くしすぎるとファイルをなくす原因になります。フォルダ階層が深くなればフォルダの分岐数も自然に増え、どのフォルダに何のファイルが入っているか分からなくなってしまうのです。必要なファイルを見つけるためにあるフォルダ分岐の最下層まで探しに行き、見つからなかったので別のフォルダ分岐を探す、という経験はどなたも覚えがあるのではないでしょうか。

 上記のような事態を防いでファイルを整理された状態に保つためには、フォルダ階層はできるだけ浅くしましょう。多くても3階層までにすべきです。

検索できるようにする

 ファイルサーバの中にある多数のファイルから必要なファイルを容易に探せるようにするためには、検索機能の整備が必要不可欠です。フォルダ構成を浅く整えていたとしても、ファイルの所在を作成者の記憶に頼っていてはいずれなくします。また、検索情報がファイル名だけではファイル名を忘れた時がファイルをなくすときになります。そしてファイル名のつけ方が統一されていないと、複数のファイルを探す際に一度の検索で全ての必要なファイルをピックアップできない、検索から漏れたファイルを探せない事態が発生するでしょう。

 必要なとき確実にファイルを使えるようにするためには、ファイル名だけでなく各種タグやメタ情報でも検索を可能にする仕組みを整備すべきです。

使うファイルと使わないファイルを分ける

 ファイルサーバの中にあるファイルは、全て良く使う・頻繁に閲覧するファイルでしょうか。まず間違いなくそうではありません。作成されてから何年も経過しているファイル、何年も使用・更新されていないファイルが少なくない割合で存在するはずです。ほとんど使用・閲覧しない大量のファイルをファイルサーバで管理することは、ファイルサーバの中身をムダに増やすだけでなく、コストやリソース配分の点でも好ましくありません。

 文書管理における通説として、業務で使用する書類の大半は作成されてから1年以内のものであるとされています。ファイルサーバのファイルも、作成されてから一定期間が経過すれば使用されなくなるものが大半でしょう。作成されてから、例えば1年以上が経過したファイルは、ファイルサーバからアーカイブ用のストレージに移すようにすれば、ファイルサーバの中身を減らしてより整理がしやすくなるだけでなくコスト削減にもつながります。

参考記事:ファイルサーバ移行時にデータ保存の観点で注意すべき3つのポイント

まとめ

 今回はファイルサーバ整理に使えるノウハウを紹介いたしました。ファイルサーバを整理するためには、台帳を作るなど個々のファイルを管理するよりも、無駄なファイルが入らないようにする、フォルダ構成を浅くする、容易に検索できるようにするなど、環境面の整備が重要になります。

 ワンビシアーカイブズは情報資産管理のリーディングカンパニーとして、50年以上お客様の情報管理を支援してきました。培ってきたノウハウを活用した文書管理コンサルティングは、ファイルサーバの整理にも有効です。ファイルサーバ整理、管理に課題があれば、どのようなことでもぜひお問い合わせください。

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株式会社NXワンビシアーカイブズ 

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