文書管理お役立ちブログ

最近では電子データ化された契約書や請求書に、電子署名が使用されることも多くなってきています。その詳細について知っている方は少ないかもしれません。今回は電子署名の基礎について解説します。もし、知らなかったという方はぜひ参考にしてください。

作成・共有した資料がデスクの上に山積みになっていたり、書庫での書類管理状態が悪かったり、こうした環境では必要な書類を探し出すために多大な時間を費やしてしまいます。 そこで本稿では、書類のライフサイクルを踏まえた保管・保存のポイントをご紹介します。

2016年9月26日に「働き方改革実現会議（安倍総理の私的諮問機関）」が発足してから、「働き方改革」という言葉が世間に浸透し、各企業でも様々な施策が取り組まれています。その中で急速に普及したものがあります。それが「電子契約」です。 これまで紙の文書で取り交わされてきた契約業務を、文字通り電子化するという取り組みです。電子契約によって手続きに時間がかかっていた契約プロセスを大幅に短縮し、ペーパーレス化を推進することで、印刷コストや印紙代を削減できるというメリットがあります。 今回解説するのは、そんな電子契約に欠かせない「電子署名」についてです。電子署名とは何か？なぜ電子契約に必要なのか？など、電子署名の役割について説明します。

当社の社名は「ワンビシアーカイブズ」（Wanbishi Archives）です。 この「アーカイブズ」（Archives）とは本来どのような意味もつ言葉なのか、皆さんご存知でしょうか？ 今回は、最近目にすることが多くなってきた「アーカイブ」「アーカイブズ」という言葉について解説したいと思います。

代表的な記録メディアであるHDDは多くの企業・ユーザに用いられている一方で、機械部品が多く故障やデータ損失の危険があるメディアでもあります。今回はHDD故障の原因と対策について、データ復旧の専門家にお話を伺います。

ファイルサーバの管理においては、増え続けるファイルの保存方法や容量不足への対策が課題となります。これらの課題を解決するために、ファイルサーバ移行時に注意すべきポイントを解説します。

企業活動を展開していく上で、すべての仕事の起点となるオフィス環境は大変重要です。そのオフィスを移転することは、誰にとっても大きなイベントではないでしょうか。オフィス移転は、企業が新しいステージに乗り出す絶好の機会となりますが、実施しなければならないことも多々あります。 例えば、移転後のレイアウトに合わせた文書や物品の管理方法をあらかじめ考えておく必要があります。検討すべきことについて目標と課題をまとめ、効果的なオフィス移転を実現するための方法を考えていきましょう。

企業が継続的に質の高い製品やサービスを生み出し続けるためには、徹底した品質管理システムを構築することが何よりも大切です。これを実現していく過程で"ISO9001(品質マネジメントシステム)"に着目する企業は多いでしょう。 今回はISO9001の概要と文書管理の重要性についてご紹介します。

"働き方改革"や"テレワーク"といった言葉を耳にしたことが無い、という人はもはやいないでしょう。 「働き方改革」とは政府主体で推進する、一億総活躍社会に向けた取り組みの一つです。一方テレワークとは、働き方改革を実現するための方法の一つであり、簡単に説明すれば「オフィス以外の場所でも働ける環境を整えること」です。 今回はこのテレワークの概要と、文書管理の重要性について紹介します。

ペーパーレス化を促進するために欠かせないものといえば、"文書管理システム"を想起する方が多いのではないでしょうか。紙文書の電子化に対応し、PDFはもちろんWord、ExcelやPowerPointなど複数のファイル形式に対応することで電子化した書類・文書を適切に管理し、かつ組織全体で共有可能な状態を保つためのITシステムです。 そのため「ペーパーレス化の最初の一歩として文書管理システムを導入するぞ！」と意気込む企業は多いかと思います。でも、「本当に文書管理システムを導入してよいものか？」そうした企業はいったん立ち止まって、一緒に考えてみましょう。 もしかすると、自社にとって文書管理システムはペーパーレス化のために最適なソリューションではないかもしれないのです。 今回は文書管理システムの概要を解説すると共に、ペーパーレス化サービスについてもご紹介します。