文書管理お役立ちブログ

企業活動を展開していく上で、すべての仕事の起点となるオフィス環境は大変重要です。そのオフィスを移転することは、誰にとっても大きなイベントではないでしょうか。オフィス移転は、企業が新しいステージに乗り出す絶好の機会となりますが、実施しなければならないことも多々あります。 例えば、移転後のレイアウトに合わせた文書や物品の管理方法をあらかじめ考えておく必要があります。検討すべきことについて目標と課題をまとめ、効果的なオフィス移転を実現するための方法を考えていきましょう。

企業が継続的に質の高い製品やサービスを生み出し続けるためには、徹底した品質管理システムを構築することが何よりも大切です。これを実現していく過程で"ISO9001(品質マネジメントシステム)"に着目する企業は多いでしょう。 今回はISO9001の概要と文書管理の重要性についてご紹介します。

"働き方改革"や"テレワーク"といった言葉を耳にしたことが無い、という人はもはやいないでしょう。 「働き方改革」とは政府主体で推進する、一億総活躍社会に向けた取り組みの一つです。一方テレワークとは、働き方改革を実現するための方法の一つであり、簡単に説明すれば「オフィス以外の場所でも働ける環境を整えること」です。 今回はこのテレワークの概要と、文書管理の重要性について紹介します。

ペーパーレス化を促進するために欠かせないものといえば、"文書管理システム"を想起する方が多いのではないでしょうか。紙文書の電子化に対応し、PDFはもちろんWord、ExcelやPowerPointなど複数のファイル形式に対応することで電子化した書類・文書を適切に管理し、かつ組織全体で共有可能な状態を保つためのITシステムです。 そのため「ペーパーレス化の最初の一歩として文書管理システムを導入するぞ！」と意気込む企業は多いかと思います。でも、「本当に文書管理システムを導入してよいものか？」そうした企業はいったん立ち止まって、一緒に考えてみましょう。 もしかすると、自社にとって文書管理システムはペーパーレス化のために最適なソリューションではないかもしれないのです。 今回は文書管理システムの概要を解説すると共に、ペーパーレス化サービスについてもご紹介します。

働き方改革の一環として、ペーパーレスの推進が皆さんの周りでも進んでいるのではないでしょうか？ 「電子化」、というとオフィスの複合機で紙をスキャンする、というイメージを持つ方が多いと思いますが、膨大な量の書類を電子化するには、実はいくつかの工程やコツが必要になるのです。 今回は、長年多数のお客様の各種重要書類を電子化してきた当社が、実際に行っている電子化作業の流れや書類別の電子化のノウハウなどを、特別にご紹介させていただきます。

2018年10月18日 （木）、福岡共同公文書館（福岡県筑紫野市）において、自治体向けワークショップ「公文書管理法時代における地方自治体のとるべき施策：公文書管理の具体的課題解決に向けて」を開催しました。今回は、福岡県の後援をいただき、九州大学大学院統合新領域学府との共催で、自治体の文書事務担当者を対象として、ワークショップを開催しました。

完全なペーパーレスが実現すればかなりのコスト削減になるので、多くの企業が取り組んでいるものの、なかなか進まないケースも多いようです。本稿ではペーパーレスによって企業が享受するメリット、ペーパーレスが進まない理由を解説し、ペーパーレス化サービスによって働き方改革を円滑に進める方法を合わせてご紹介します。

安全保障上、日本にとって非居住者の手に渡ることを制限すべき貨物や技術は、外為法で取り扱いが規制されています。この分野は、企業の重要なデータ保存においても無関係ではありません。データ保存において安全保障貿易と外為法を意識すべき理由を紹介します。

約600万箱の保管実績を持つワンビシアーカイブズが提供する、新しい書類保管サービス「書庫探（しょこたん）」をご紹介させていただきます。従来のサービスにはない、お客様に代わって書類を探す点が特徴です。2017年7月のリリース以降、数多くのお問い合わせや、ご利用申込みを頂いております。今回は、この「書庫探」を活用した利用シーンについて解説いたします。

代表的な記録メディアであるHDDと、普及が進んできたSSD、RDXについて、それぞれの特徴と用途を確認しながら違いを解説いたします。