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書類保管のラベルテンプレートがほしい!最適なラベルってあるの?

2018.02.26  株式会社ワンビシアーカイブズ

 書類を保管・保存する上で、欠かせない存在、それはラベルです。書類保管サービスを利用する場合でも、適切にラベルを貼付し、管理が必要となります。

 個別フォルダの見出しやパイプファイルの背表紙、ファイルボックスや文書保存箱などさまざまなファイル用品へラベルを貼付することがありますがそれぞれこのラベルでOK!というテンプレートはあるのでしょうか。

 本記事では、当社が各ファイル用品に対して記載を推奨している項目やラベルの貼り方などについて解説します。

ラベルのテンプレート、あるの?ないの?

 この項目だけ書けばよい!という絶対的なラベルテンプレートは、実は存在しません。なぜなら、皆さまが利用する文書の性質や使い方によってそれぞれ最適な項目は異なるからです。他にも、文書の活用段階によっても項目や用途が異なります。


 そこで、文書を執務室内で利用する際によく使われる「個別フォルダ」・「パイプファイル」・「ファイルボックス」、書庫や外部の書類保管サービスを利用する際に使われる「文書保存箱」に的をしぼり、推奨するラベルについてお伝えします。

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関連資料:

個別フォルダやパイプファイルへのラベル貼付

個別フォルダやパイプファイルへのラベル貼付

用途は?

 同じ種類の書類をまとめるための道具ですが、書類の性質に応じて使い分けが必要です。


 1回で大量に発生し、持ち運びの必要なマニュアル類や、綴じる必要があり出し入れが頻繁な伝票、用済み後に製本状態にしておく書類、連番で1行ずつ書き込む台帳や、大量に出力される電算帳票などはパイプファイルが適切です。それ以外のすべての書類は個別フォルダでの管理が適しています。


 どちらも、執務室内で活用頻度の高い書類を管理する際に用いられ、個人書類・共用書類どちらの保管にも広く使われています。

適切なラベルとは?

 個別フォルダやパイプファイルに貼るラベルに求められることは、「担当者以外の人が見た際に、何の書類がまとめられているのか一目でわかる」ことです。


 これができていないと、「●●さんに聞かないとあの書類がどこにあるのかわからない」という事態に陥ってしまいます。


 担当者以外の人でも分かるようにするには、ラベルに以下の3つのキーワードが備わっていることが重要です。

キーワード キーワード例
1 時間的要素 文書が作成された年月・期間など
2017年度、2017年度4月~
2 固有名詞 商品名、地域名、相手先名、プロジェクト名、顧客名、開発テーマ名など
3 内容/形態 証明書、報告書、契約書、請求書など

個別フォルダの表示例

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パイプファイルのタイトル表示

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ファイルボックスへのラベル貼付

ファイルボックスへのラベル貼付

用途は?

 ファイルボックスは、個別フォルダを更に同一のグループ単位でまとめて、キャビネット内で立てて文書を管理するための道具です。


1つのファイルボックスには、複数のグループを収納することもあります。

適切なラベルとは?

 ファイルボックスに貼るラベルに求められることは、「何のグループの書類が入っているか・どの部署の所有物か・どのキャビネットのどこに置いておくべきものかが明確で、探しやすく戻しやすい」ことです。


この、「探しやすく戻しやすい」状態を実現するラベル項目が以下の3つです。

キーワード キーワード例
1 分類 ○○請求書、○○議事録 など
2 部署名 総務部、営業部 など
3 ロケーション番号 <キャビネット番号>-<棚番号>-<並び> など

ラベルを貼る位置は?

ラベルを貼る位置は? ファイルボックスに個別フォルダを入れて収納する場合、引き出しに収納すると見出しや個別フォルダのタイトルが見えますが、棚に横向きに収納する時は、キャビネットから出さないとファイルボックスの中身が見えないため、ファイルボックス側面にラベルを貼付します。

文書保存箱へのラベル貼付

文書保存箱へのラベル貼付

用途は?

 ここまでは、保管、つまり執務室内で文書を利用する際に用いる道具のラベル貼付についてご説明してきました。


 次にご紹介する文書保存箱は、保存、つまり活用頻度の低い文書を箱に詰めて書庫に移す際に使う道具です。
<参考ブログ:書類の「保管」と「保存」の違いは?書類を効率的に管理する方法

適切なラベルとは?

 他のラベルは「わかりやすい」ことを重視してきましたが、文書保存箱のラベルは「わかりにくい」ことを重視してください。

なぜ「わかりにくい」ことを重視するのでしょうか。

 文書保存箱は、書庫で保存することが前提となります。書庫は人が常駐しておらず、執務室と比べて悪意を持った人物が不正に書類を持出しやすい環境にあります。


 また、外部の書庫を利用する際や、廃棄を行う際、ラベルを貼った状態のままで社外に持ち出すことになります。

 このような場合に、箱の外観から中身が「わかりやすい」と社内外の悪意を持った人物によって情報が漏えいするリスクが高まります。こういったリスクを避けるために、文書保存箱のラベルは「わかりにくい」ということを重視すべきなのです。

 とはいえ、必要な時に必要な書類が探せないと困ってしまいますので、ラベルには正規の利用者が文書を探し出せる最低限の項目だけを記載するようにしましょう。具体的には以下2つ。詳しくは後述しますが、運用によっては、ロケーション番号のみを記載した方がセキュリティを高めることができます。

キーワード キーワード例
1 管理番号 他の箱と重複しない番号を英数字で付番
2 ロケーション番号 <キャビネット番号>-<棚番号>-<並び> など

 当然、この情報だけでは保存している文書の中身がわかりませんので、文書保存箱の中身の情報は文書保存リストで一覧化し、管理する必要があります。

書類を箱詰めして書庫に保存するまでの流れ

 ラベルの項目だけでは、イメージが沸きづらいかと思いますので、番号文書保存箱に詰めて保存する際の全体の流れと共に、文書保存リストの作成方法や、文書保存箱への貼付・表記方法についてご説明いたします。

① 文書保存箱の管理番号体系を決める。(「部署名-連番」、など)
② 同じ廃棄期日ごとに文書をまとめて箱詰めし、管理番号を記入する。

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③ 文書保存箱ごと(管理番号ごと)に文書保存リストを作成する。

 文書保存リストを作成する際は、各文書保存箱に紙を貼って、実際に文書を見ながら紙に文書名を書き込むや方法や、文書を入れる際に直接PC上にデータを入力する方法など、やりやすい方法でOKです。ただし箱にリストの紙を貼った場合は、あくまでリストを作成するための仮貼りのため、作業終了後に剥がします。

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(④ロケーション番号を決めて管理する場合のみ)

 文書保存箱を書庫内のどこに保存するか決め、ロケーション番号のラベルを貼付、収納する。ロケーション番号も文書保存リストに記載する。


 管理番号に部署名などを入れている場合、どの部署の文書保存箱かわかってしまうため、よりセキュリティを高めるため、ロケーション番号のラベルを管理番号の上から貼付し、外側からは中身の情報を読み取れないようにします。あくまで推奨の方法ですので、管理番号で管理いただいても構いません。

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⑤ すべての文書保存箱の文書保存リストを1つにまとめデータ化して、台帳を作成する。

 上記の流れで文書保存箱を書庫に保存しておくと、いざ文書が必要になれば台帳から検索し、すぐに取り出し・再度収納が可能ですし、外部書庫に委託する場合や、廃棄予定日が過ぎた文書保存箱を廃棄する場合も、箱の中身がわからずセキュリティが高い状態で、スムーズに移管・廃棄が可能です。

まとめ

 各ファイル用品に対する、当社おすすめのラベル貼付方法についてご紹介させていただきました。会社共有の文書の他、個人で利用する個別フォルダやパイプファイルについても、すぐに取り入れることができますので、是非お試しください。

 また、文書保存箱での保存の際には、文書保存箱内の内容や廃棄予定日の台帳の作成をおすすめしましたが、ワンビシアーカイブズでは、内容や期限をシステム上で管理できる書類保管サービスを提供しています。書類の管理についてはその他豊富な実績がございますので、現行の書類管理についてお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。

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