どんなデータを長期保存すべきなのか? アーカイブサービスの活用法解説 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

どんなデータを長期保存すべきなのか? アーカイブサービスの活用法解説

2017.12.25  株式会社ワンビシアーカイブズ

 企業が保有するデータは増加傾向にあります。しかし当然のことですが、全てのデータが同じ性質を持つわけではありません。データごとに種類や重要度、作成や保存の目的は異なります。また、新しいデータで頻繁に使用されるか、作成されてから長期間が経過して使用されることが少なくなっているか、の違いもあります。そしてデータの性質が異なれば、適切な保存方法も異なります。

 アーカイブサービスで保存すべきデータとして、作成されてから長期間が経過し使用されなくなっているデータ、いつ使われるかはわからないが重要で確実に長期保存しなければならないデータが挙げられます。いつ使われるか分からない使用頻度も低いデータを、コストが高いオンプレミス環境で保存することは非効率的なリソース配分です。そして重要度が高く確実に保存しなければならないデータを、オンプレミスのディスクやサーバで保存することは、メディアの劣化によるデータ損失、メディアの散在・紛失によるデータ消失の危険を高める上に、運用の負担を大きくすることにつながります。

 磁気テープなどのメディアに記録して保管するという選択肢もあります。しかし、何年も保管している間にメディアが故障したり、対応するドライブがなくなってデータが読めなくなる、というケースも珍しくありません。

 使用頻度が低くなっているデータ、重要で確実な長期保存が必要なデータは、アーカイブサービスを利用して保存することが適切な選択です。そこで今回は、アーカイブサービスで保存すべきデータの具体例について紹介します。

建築図面データや現場の画像データなどあらゆる記録

 建築関連のデータ、例えば「建築物の完成図」「工事内容に関する発注者との打ち合わせ記録」「施工体系図」は、関連する法律によって、5年から15年の保存が義務付けられています。しかし実際には、建築物はより長期間、数十年以上使用されることの方が多いと考えられます。そして使用されている間、修繕や改築が行われる際には図面等が必要になります。建築に関するデータは、数十年にわたって確実に保存されるべきデータです。

 また近年では、法律で保存が義務付けられた図面等以外のデータも長期保存する動きが、業界内において広がっています。建築関連の不祥事においては、監督省庁から関係する企業に対して施工記録の早急な調査確認が指示されました。住民からの訴訟が発生した際には、証拠となるデータを確実に揃えて法廷に提出する必要があります。これらを背景として、建築に関連するあらゆるデータを対象として長期保存が行われるようになっています。

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製造記録や開発データ、出荷、検査の記録

 製造業も建設業と同様に、不祥事や製品の不具合に厳しい目が向けられます。リコールや自主回収、最近ではデータ改ざんによる問題が次々に発覚しています。そして製造業において製品に何らかの問題が発覚した場合、影響が拡大しやすいという特徴があります。製品の納入先や販売対象が多いほど、問題発生時に対応が必要となる対象が増えることになります。また、問題が発生したのが製造プロセスにおいて原料や材料に近い位置であれば、その原材料を納入した先、原材料を使用して製造された様々な製品に影響が及ぶことになります。

 製造業における不祥事、不具合についてもシビアな対応が必要になります。製品に何らかの問題が見つかった場合、どのような影響があるのか、原因は何か、製造元にはどのような非があって認めるべき部分はどこまでなのかを確認しなければなりません。しかし一方で、早急に情報を公開しなければ、不祥事の隠ぺいを疑われるなどによって世間からの非難を受けて、より事態を悪化させる危険があります。

 このような事態に備えて、製造過程の様々な記録、開発データや、出荷や検査において製品に問題がなかったことを証明できる画像や写真などのデータを保存して、必要に応じて迅速に探して取り出せるようにすることが、製造業において必要なリスクマネジメント施策となっています。そしてこれらの製造関連データも、有事においては重要な役割を果たすため確実な長期保存が必要ですが、普段の使用頻度は低いという特徴があるため、アーカイブサービスを利用して保存することが適切といえます。

大容量の映像データ

 映像データの用途と使用目的は様々です。防犯カメラやドライブレコーダーなどの映像は、有事における証拠とするためのデータです。番組作成や取材において撮影された映像であれば、商業的価値あるいは資料的価値を有するものとして扱われます。数十年前に撮影された映像の中に後世有名になった人物が映っていて、高い価値のある資料映像になるということもあります。

 これらの映像データも、いつ使われるか、いつ重要になるかわからないので保存されているデータです。そして大容量になりやすいという特徴があります。アーカイブサービスを利用することで、効率的かつ確実に長期保存することができます。

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システムログやメールなどの業務データ

 企業で発生した情報漏えいの原因で最も多いのは、内部の人間による不適切な行動であるという調査結果があります。重要な機密情報を守るために、企業は悪意の有無によらず内部の人間による情報漏えいに備えなければなりません。

 一般的なリスクマネジメント施策として企業に採用されているのが、各種ログやメールの収集と保存です。これらのデータは情報漏えいが疑われるような事態の発生時に捜査証拠として用いることができるほか、監視をアピールすることによって社員の行動に対する抑止力としても効果を発揮します。

 ただし日常的に使用するようなデータではありませんので、アーカイブサービスを利用して有事には確実に取り出せるようにしながら保存することで、効率的な運用が可能となります。

まとめ

 今回はアーカイブサービスで保存すべきデータの具体例について紹介しました。様々なケースが考えられますが、共通する特徴として、普段は使わないが有事には重要となるため長期保存しなければならないデータであることが挙げられます。ワンビシでは、重要なデータを改ざんや情報漏えい、被災やメディア劣化等による消失から守りながら、確実に長期保存できるアーカイブサービスを提供しています。長期保存が必要な重要データの管理方法を探されているようであれば、ぜひご検討ください。

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