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  • 場所や時間、書類に縛られない!働き方改革を進めるために必要な社内環境とは(ChatWork社様共催セミナーレポート)

    2018.03.19

    文書管理・記録管理

    場所や時間、書類に縛られない!働き方改革を進めるために必要な社内環境とは(ChatWork社様共催セミナーレポート)

    去る2017年12月13日(水)と2018年2月16日(木)の2回、当社はChatWork株式会社様との共催セミナー「場所や時間に縛られない!働き方改革を進めるために必要な社内環境とは」を開催しました。

    これは、働き方改革を推進する今話題のビジネスチャット「chatwork」(チャットワーク)を提供する、ChatWork株式会社様との「プロモーション活動提携契約」の締結記念として開催したものです。

    今回はセミナーの内容を一部ご紹介し、時間や場所、書類に縛られない、働き方改革を進めるために必要な社内環境のあり方について考えていきたいと思います。

    セミナー概要

    昨今世間を賑わすキーワード「働き方改革」。

    また近年、ビジネスで扱う情報は増大を続け、情報の扱い方の改善が喫緊の問題となっています。

    その中で、どの企業でも必ず発生する紙の書類など情報媒体の電子化や、コミュニケーションの効率化などの「働き方」が再検討されています。

    本セミナーでは紙書類の保管と電子化をサポートするワンビシアーカイブズと、コミュニケーションの効率化を推進するChatWorkより、働き方改革につながるこれからの情報管理についてお話しします。

    こんな方におすすめ

    • 働き方改革を検討されている方
    • 書類の電子化、ペーパーレス化を進め、業務効率化を進めたい方
    • コミュニケーションの活性化・効率化に関心がある方

    テーマ

    場所や時間に縛られない!働き方改革を進めるために必要な社内環境とは

    プログラム

    1. 弁護士をしながら世界を旅する未来の働き方とは
      【講師】弁護士法人ファースト&タンデムスプリント法律事務所
      代表弁護士 藤井 総 先生
    2. 社員満足度No.1企業が実践する働き方改革とは
      【講師】ChatWork株式会社 セールス&マーケティング部
      コミュニティマネージャー 藤井 香苗 様
    3. 書類の管理から「働き方改革」を考える
      その書類、電子化できますか?~「どうしても残ってしまう」紙の書類管理~
      【講師】株式会社ワンビシアーカイブズ 営業開発部
      アーキビスト 青木 祐一

    会場の様子

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    会場はChatWork社様のたいへんおしゃれなシアタールームでした。
    ChatWork社では、オフィス環境から働き方を変える取り組みをされておられます。
    30名の定員ほぼ満席のお申し込みをいただき、12月の開催が大変好評だったため、追加で2月の開催となりました。

    弁護士をしながら世界を旅する未来の働き方とは(藤井弁護士)

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    藤井弁護士は、「世界を便利にしてくれるサービスを生み出すIT企業をサポートする」ことを使命に掲げて、IT企業に特化したリーガルサービスを提供しておられます。顧問先は90%以上がIT企業、上場企業や外国政府系機関を含め約70社と顧問契約を結んでいます。また、業務に「チャットワーク」を導入することで、全国の顧問先とリアルタイムでのやり取りを可能にしているところが特徴です。

    オフィスにいないと仕事ができず、働き方改革がなかなか進まないという課題は、弁護士事務所も同じです。多くの事務所は、膨大な紙の書類や本に囲まれており、また顧客との打ち合わせは事務所の会議室でおこなわれるため、事務所に行かないと仕事ができず、長時間労働に苦しめられています。

    一方、藤井弁護士の仕事場には一切紙の書類がありません。仕事にはセキュアなクラウド型システムを組み合わせてフル活用し、ペーパーレス化を実現しています。したがって、事務所には紙の書類が一切ありません。また、打ち合わせなど顧客とのコミュニケーションは全て「チャットワーク」で完結しているため、仕事場所は事務所である必要がないのです。

    その結果、モノと場所に縛られない仕事環境を独自に構築し、毎月世界各国を旅しながら旅先で仕事をしている、という素晴らしい成功事例のご紹介でした。

    【ファースト&タンデムリプリント法律事務所】

    ファースト&タンデムリプリント法律事務所は、「世界を便利にしてくれるサービスを生み出すIT企業をサポートする」ことを使命に掲げて、IT企業に特化したリーガルサービスを提供しています。

    運営サイト:IT弁護士.com http://itbengoshi.com

    社員満足度No.1企業が実践する働き方改革とは(ChatWork)

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    ChatWork社の取組み

    ChtatWork社様は、創業時より業務効率化・社内制度など働き方改革を推進し、経営コンサルティング会社であるリンクアンドモチベーション株式会社の組織診断において、2009年、2010年の2年連続で社員満足度全国1位を獲得しておられます。

    社員満足度を高めるユニークな社内制度とオフィス環境の整備、ペーパーレスによる仕事のやり方について、自社での実際の取組み事例をご紹介いただきました。

    ビジネスが加速するクラウド会議室「チャットワーク」

    「chatwork」(チャットワーク)は、クラウド型のビジネスチャットツールです。社内外とのコミュニケーション手段といえば、電話やメールがまず思い浮かぶと思いますが、例えばメールだと挨拶文、案件の流れや状況の説明、CCに誰を入れるか、誰に返信すればよいかなど、余計なことをいちいち考えてしまい、逆に情報の流通や共有を阻害する要因となってしまうこともあります。その点、チャットであれば1枚のスクロール画面ですべてのやり取りを見ることができ、迅速なレスポンスとコミュニケーションの効率化を図ることができます。

    セミナーではコミュニケーションの特性という観点から、対面/電話/メール/チャットという4種類のコミュニケーションツールのメリット・デメリットを比較しながら、それぞれの特性に応じた使い分けが必要というお話がありました。

    その上で、クラウド型のビジネスチャットツール「チャットワーク」が、社内外のコミュニケーションを変革し、業務効率化やコスト削減にもつながるというご説明をいただきました

    【ChatWork株式会社】

    「世界の働き方を変える」をビジョンに掲げるクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」は現在223の国と地域 167,000社で利用されています(2018年2月末時点)。

    サービス紹介サイト:https://go.chatwork.com/ja/material/?click=header-navi

    その書類、電子化できますか?~「どうしても残ってしまう」紙の書類管理~(ワンビシアーカイブズ)

    書類の管理から「働き方改革」を考える

    オフィスにある書類の管理という、皆さんにとって身近な観点から「働き方改革」について考えてみました。

    机上にうず高く積まれた書類、キャビネットに取り囲まれたオフィス、皆さんの周りには紙の書類が溢れていないでしょうか?

    働く人が社内で書類を探すのに使う時間は、1年間に約150時間という推計もあります。書類を探すという非効率な動作が、働く時間を奪っているとも言えます。

    つまり、書類管理の方法を変えれば、オフィス環境も働き方も劇的に変えることができるのです。

    新しい書類保管サービス「書庫探」(しょこたん)

    電子契約や電子申請、テレワークやWeb会議など、業務のペーパーレス化が今後一層進展していくことは明らかです。

    しかしその一方で、法令等の規制により、現状では引き続き「紙」で残さなければならない書類が一定程度存在し続けるもの事実です。電子で完結する業務と、それでもどうしても「残る紙」の管理。電子化の判断や運用の見極めが、これからの効率的な業務実現のポイントです。

    「たまにしか見ない」「いつか見るかもしれない」、「でも、捨てられない...」。

    そんな紙の書類を管理するのに最適なのが、新しい書類保管サービス「書庫探」です。このサービスであれば、オフィスから紙の書類を1箱単位でお預かり、必要な時に必要な書類をPDFで利用することができます。オフィスから紙の書類がなくなり、しかも低コストで電子化して利用できますので、社内で書類を探す必要がない、つまり働く場所を選ばないというメリットがあります。今や「文書管理は自分でやらない」時代が到来しているのです。

    おわりに

    時間や場所にとらわれない、紙が発生しない仕事やコミュニケーションの仕組み、テレワークやパラレルワーク(並行して複数の仕事をする)、ダブルワーク(兼業・副業)を実践しておられる、藤井弁護士とChatWork社様の働き方に、ご出席の多くの方々が感銘を受けている様子でした。

    と同時に、参加者の中には会社の規模や社内事情から「すべてをすぐに取り入れるのは難しそう...」、とお感じになった方もいらっしゃった印象を受けました。

    今回のセミナーは、「革新的な働き方をすぐにでも実践したいというお客様」と「革新的な働き方に興味はあるけれども一足飛びにそこまでは行けないというお客様」に反応が二分される、とても興味深いものとなりました。

    いきなり革新的な働き方に移行できなくとも、徐々に革新的な働き方への移行をするにはどうすればいいか。

    これから新しく「完全ペーパーレス」という革新的な働き方を導入するとしても、現状で一定程度存在する「紙で残さなければならない書類」をどのように管理・運用すればよいのかという課題は残ります。

    クラウド型のビジネスチャットツールを提供するChatWork社と、紙書類の保管・電子化を主力サービスとするワンビシアーカイブズという、まったくの異業種の組み合わせでしたが、業務の効率化や働き方を変えるという点で、意外にも共通する課題があることが浮き彫りになったようにも思います。

    当社では今後も継続的に、さまざまなテーマでセミナーを開催して参りたいと考えております。書類保管や文書管理、電子化でお困りのこと、またこんなテーマでセミナーを開催してほしいなどのご要望がございましたら、お気軽にお問合せください。

    書類保管サービス「書庫探」

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