ストレージの管理運用業務をラクにする方法

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 生成されるデータ量の増加と求められる保存期間の長期化が同時進行している昨今、大量のデータを長期保存するための管理運用業務は、企業の担当者にとって大きな負担となっています。ファイルサーバやストレージの増設と維持管理、更新、システムの運用やメンテナンスだけでなく、関連するコストの管理など、挙げればキリがありません。負担が大きすぎて破たん寸前、あるいは既に破たんしているが大事には至っていないので、見て見ぬふりをしているケースもあるのではないでしょうか。

 データの蓄積が続く中で、オンプレミスの環境と社内の管理運用担当者だけで全てのデータを適切に管理することは、もはや不可能な時代となっています。負担を軽くしてラクになるためには、コストをかけてでも社内で管理すべきデータと、負担を軽くするために外部で管理できるデータを選別するしかありません。そして後者のデータを管理する手段として挙げられるのが、普段は使わない、使用頻度は低いが重要度が高くて保存しなければならないデータを管理するための、アーカイブサービスです。そこで今回は、アーカイブサービスを活用した企業のデータ保存における管理業務の負担軽減、効率化の方法について紹介します。

 

ストレージ増設や更新の手間とコスト

 消去できないデータが蓄積していけば、いずれは社内のストレージ容量に限界が訪れます。パンクさせるわけにはいきませんが、いらないファイルは消してくれと各社員に要請したところで大幅に容量を確保することはなかなか難しいので、結局はストレージを増設することになります。

 ストレージを増設して容量を確保しても、そう何年も持ちこたえられないので、増設を繰り返すことになります。そして磁気ディスクやサーバは十年、数十年も使用できるわけではないので、どこかのタイミングで更新をしなければなりません。容量不足とストレージ増設のスパイラルを続けた結果、大変な手間をかけざるを得ない事態を迎えることが想定されます。

 使用頻度が低くなったデータ、作成されてから一定期間が経過したデータなどは、アーカイブサービスのストレージに送る運用を確立することによって、社内のストレージ容量を節約し増設を不要にする、あるいは増設が必要になる間隔を空けることが可能となります。アーカイブサービス側のストレージは、サービス提供事業者が維持更新を行うため、社内の担当者の負担を大きく減らすことにつながります。

分散する大量のストレージ内のデータ管理

 データ量の増加に応じてストレージを増設することは管理担当者にとって大きな負担となりますが、それでも管理できているのであれば、まだ状況が良い方かもしれません。ある程度規模が大きい企業だと、事業所や部署が独自の判断で外付HDDを購入してデータを記録し、それらがあまり整理もされず無造作に保管されているようなケースも珍しくないはずです。

 こうなってしまうと管理のしようがありません。とはいえ中に記録されているのは企業のデータであるため、必要になるケースがあるかもしれません。特に不祥事や訴訟が絡むような事態であれば、見つかりませんでは済みません。どこにあるかわからないHDDを探す、最悪の場合はどのHDDに入っているかもわからず全ての中身を確認することになる可能性もあります。

 アーカイブサービスは、企業が保有する長期保存対象データの一元管理にも役立ちます。オンラインでストレージにデータをアップロードできるタイプのサービスであれば、各事業所や部署で発生したデータをアップロードさせる運用を構築することにより、データをまとめて管理できるようになります。メディア保管型のサービスであれば、どのメディアに何が記録されているか確認できていれば、データが必要になったとき確実に取り出すことができます。

バックアップ運用業務

 今の時代、データのバックアップを行っていない企業は珍しいでしょう。重複除外などの技術も進んでいますが、やはりバックアップ対象となるデータの量は、バックアップに要する時間に影響を与えます。バックアップにはシステムや回線などの処理能力を割かなければならないため、一般的にバックアップ業務は夜間や週末などに行われます。しかしデータが増えすぎるとバックアップに要する時間が長くなって、翌営業日の始業までに完了しないなどの問題が発生する可能性があります。

 アーカイブサービスは使い方によって、バックアップの効率化や時間短縮にも役立てることが可能です。長期間使用されていないデータ、いつ使われるかわからないデータなどは、システムから切り離してバックアップサービスのストレージに送ることによって、バックアップ対象のデータ量を減らすことができます。これにより、バックアップ業務の短縮につなげることが可能となります。

まとめ

 今回はデータ保存における管理業務の負担軽減や効率化を実現するための、アーカイブサービスの活用方法について紹介しました。使用頻度は低いが長期保存しなければならないデータ、いつ使われるかわからないが消去できないようなデータは、アーカイブサービスで管理することによって、社内リソースの節約やデータ管理の一元化、データ管理業務の効率化につなげることができます。

執筆者名プロフィール

執筆者名 ブログ担当者

株式会社NXワンビシアーカイブズ 

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