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業務改善のポイントはファイルサーバの整理

2018.05.30  株式会社ワンビシアーカイブズ

 一般的な会社員が何らかの「探し物」に費やす時間は、年間約150時間と言われています。1ヵ月の営業日数が20日、1日の所定労働時間が8時間とすると、150時間は約1カ月分相当になります。これだけの時間を費やして、一体何を探しているのでしょうか。道具、人、ウェブサイトなど様々なものが考えられますが、中でも書類やファイル、データなどの情報を探している時間が占めている割合は、決して少なくないと推測できます。

 あらゆるデータ量が増加の一途を辿る今の時代、特にデータ、ファイルの類を探すために費やす時間は増加しているはずです。しかし効率化を図ろうにも、無数に存在するデータを全て棚卸して整理することは現実的ではなく、日々発生するデータの種類、分類、名称、数、量をコントロールすることも容易ではありません。

 そしてデータ量の増加は、ファイルサーバやストレージの増設に伴う管理運用業務の手間を増やすことにもつながります。機器の購入、設置、維持管理など、それなりの労力を要するはずです。しかしこちらもなかなか対策が進まないのが実情のようです。情報システムやストレージ管理のご担当者であれば、容量節約のために不要なデータを削除するよう各組織、社員に要請しても、ほとんど対応してもらえないという現実をよくご存じではないでしょうか。

 以上のように、データ量の増加は大きな手間をもたらし業務効率を悪化させる要因になります。一方で働き方改革、業務改善の実現が重要な経営課題となっている今の時代、データの増加に上手く対応して業務効率をコントロールできれば企業にとって大きなアドバンテージとなり得ます。そこで今回は、業務改善という側面からファイルサーバ整理の方法と効果について解説いたします。

ファイルサーバには使われないデータが山積?

 業務上使用する書類の大半は、作成してから1年以内のものであると言われています。データやファイルについても分析や統計に用いる場合などを除けば、作成されてから一定期間が経過すれば使用する頻度は大きく下がると考えられます。一方、企業のコンプライアンス問題多発や経営資源としてのデータの価値向上などを背景として、数年、数十年にわたって長期保存しなければならないデータは増加しています。

 多くの企業のファイルサーバの中には、価値の有無は別問題として、ほとんど使用されることがないファイルやデータが山積し、必要なファイルを探す手間の増加やストレージ容量の圧迫をもたらしていると考えられます。事態の解決には使用しないファイルの整理、削減が必要です。しかし無数にあるファイルを人力で棚卸、整理することは現実的とは言えず、ユーザに対してファイル削除を要請しても顕著な効果を得ることは難しいでしょう。必要不可欠なファイルを意図せず削除してしまうことで生じる損失や、コンプライアンス問題への発展も懸念されます。そこで有効となる手段が、使用しないファイルを削除するのではなくファイルサーバからアーカイブ環境に移すことです。

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アーカイブの推進がファイルサーバ整理につながる

 「アーカイブ」とは、データやファイルの「原本」を長期保存することを意味します。その要件としては使用・活用の利便性よりも、保存のしやすさやコスト抑制が優先されることが一般的です。そしてアーカイブ用のストレージとしては、磁気テープのように記録容量が大きくて保存コストが安く長期保存にも適するメディアが挙げられます。

 使用しないファイル、データを利便性の高いファイルサーバに置いてもリソースやコストの浪費にしかなりません。使用しないファイルは、コストを抑えて長期保存できるアーカイブ環境への移行を推進することでファイルサーバ内が整理しやすくなり、ファイルを探す手間の削減、容量確保やストレージ増設の手間を削減することにつながります。

ファイルサーバ移行時にデータ保存の観点で注意すべき3つのポイントもご参考にしてください。

ファイルの分類や整理は自動化できる

 使用しないファイルをアーカイブ環境に移行すればファイルサーバ整理につながりますが、手作業で無数のファイルの中からアーカイブ対象を分類することは困難です。また、頻度が少ないとはいえアーカイブ対象のファイルも必要になることはあるため、検索して探し出せるように整理が必要ですが、こちらも手作業では容易ではありません。

 ファイルサーバ管理ツールを用いれば、作成されてから一定期間が経過したファイル、あるいは最後に使用されてから一定期間が経過したファイルを、自動的に分類することが可能です。アーカイブ対象ファイルの分類にも効果的な手段となるでしょう。また、アーカイブ対象ファイルをファイル名だけでなく、タグなど様々な検索情報を付与して整理できるシステムを実装したアーカイブサービスも普及が進んでいます。これらのツールを活用することで、ファイルサーバの整理は効率的に実現することが可能となります。

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まとめ

 今回はファイルサーバ整理の方法と効果について解説いたしました。データの大容量化と保存期間長期化が同時進行している今の時代、ファイルサーバの整理は企業の業務効率化において重要な課題となります。手作業、人力で整理を行うことは現実的ではなく、各種ツールを活用してアーカイブと組み合わせた管理運用を行うことで、ファイルサーバの中身とアーカイブデータを整理された状態で維持することが可能となります。

 ワンビシアーカイブズは、大容量データの長期保存サービス「デジタルアーカイブ」でユーザのデータアーカイブを支援するとともに、ファイルサーバ管理ツールと組み合わせたオプションサービスを提供してユーザのファイルサーバ整理も支援しています。紹介資料を用意しておりますので、ファイルサーバの整理や管理に課題をお持ちの方はぜひダウンロードください。

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