業務改善のポイントはファイルサーバの整理から

データ量は増え続ける

企業活動の期間や量が増えると共に、企業内にはあらゆるデータが増え続けます。データが増えるということは、過去の書類やデータファイルの類を探す機会も増えるということです。
そんな検索作業を効率化させるための一つの手段として、紙書類や業務プロセスそのものをデジタル化する動きが活発化しています。

しかしデジタル化をするだけで検索性が向上するわけではありません。もちろんアナログ情報よりデジタルデータの方が検索性は向上します。しかし本当の効率化を考えるのであれば、過去のデータと形式を合わせて、企業内にある情報すべてを検索しやすいデータに整える必要があります。

企業内にあるデータを全て棚卸して整理することは現実的ではありません。既存するデータと日々発生するデータ、それぞれの種類、分類、名称、数、量をコントロールすることは非常に困難です。
またデジタルデータ量が増加することは、ファイルサーバやストレージの増設に伴う管理運用業務が増えるということでもあります。機器の購入、設置、維持管理など、それなりの労力と費用を要することになります。しかし情報システム部やストレージ管理のご担当者であれば、容量節約のために不要なデータを削除するよう各組織、社員に要請しても、ほとんど対応してもらえないという現実をよくご存じではないでしょうか。

データ量の増加は大きな手間をもたらし業務効率を悪化させる要因になります。一方で働き方改革、業務改善の実現が重要な経営課題となっている今の時代、データの増加に上手く対応して業務効率をコントロールできれば企業にとって大きなアドバンテージとなり得ます。

まずは使われないデータの整理から

ファイルサーバには使われないデータが山積？

業務上使用する書類の大半は、作成してから1年以内のものであると言われています。データやファイルについても分析や統計に用いる場合などを除けば、作成されてから一定期間が経過すれば使用する頻度は大きく下がると考えられます。
多くの企業の中には、価値の有無は別問題として、ほとんど使用されることがないファイルやデータが山積し、必要なファイルを探す手間が増えたり、ストレージ容量の圧迫がされたりしていると考えられます。

データの整理・削除でコスト削減

事態の解決には使用しないファイルの整理、削減が必要です。
しかし一方で、企業のコンプライアンスや経営資源としてのデータ価値などを背景に、数年、数十年にわたって長期保存しなければならないデータも存在します。ユーザーに対してそれらを加味してファイル削除を要請しても、徹底した管理が行えるとは言い難しいでしょう。必要不可欠なファイルを意図せず削除してしまうことで生じる損失や、コンプライアンス問題への発展も懸念されます。
だからと言って、無数にあるファイルをすべて数人の人力で棚卸し、整理することは現実的とは言えません。

そこで有効となる手段が、使用しないファイルを削除するのではなくファイルサーバからアーカイブ環境に移すことです。

アーカイブの推進がファイルサーバ整理につながる

「アーカイブ」とは、データやファイルの「原本」を長期保存することを意味します。その要件としては使用・活用の利便性よりも、保存のしやすさやコスト抑制が優先されることが一般的です。そしてアーカイブ用のストレージとしては、様々な選択肢がありますが、大容量を低コストに抑えたいとお考えであれば磁気テープが挙げられます。
「え？今どき磁気テープ・・・？」と身構えた方もいるかと思います。しかし使用しないファイル、データを利便性の高いクラウド環境などに置いてもリソースやコストの浪費にしかなりません。
使用しないファイルは、コストを抑えて長期保存できるアーカイブ環境への移行を推進することでファイルサーバ内が整理しやすくなり、ファイルを探す手間の削減、容量確保やストレージ増設の手間を削減することにつながります。

ファイルサーバ移行時にデータ保存の観点で注意すべき3つのポイントもご参考にしてください。

アーカイブするデータ分類基準例

では実際に「使用しないファイル」とはどのようなものなのでしょうか？
これは業種や業務内容によって一概には言えませんが、「特に更新がなく、かつデータが1年以上前のデータ」はアーカイブ対象になると思います。そのようなデータをアーカイブしておくことは、将来のビジネス上の意思決定や戦略策定において非常に重要な判断材料になり得ます。
下記の一例を参考に、自社・自部署内で是非データ整理について検討ください。

ファイルの分類や整理は自動化できる

使用しないファイルをアーカイブ環境に移行すればファイルサーバ整理につながりますが、手作業で無数のファイルの中からアーカイブ対象を分類することは困難です。また、頻度が少ないとはいえアーカイブ対象のファイルも必要になることはあるため、検索して探し出せるように整理が必要ですが、こちらも手作業では容易ではありません。

管理ツールなどを用いれば、作成されてから一定期間が経過したファイル、あるいは最後に使用されてから一定期間が経過したファイルを、自動的に分類することが可能です。アーカイブ対象ファイルの分類にも効果的な手段となるでしょう。
また、アーカイブ対象ファイルをファイル名だけでなく、タグなど様々な検索情報を付与して整理できるシステムを実装したアーカイブサービスも普及が進んでいます。これらのツールを活用することで、ファイルサーバの整理は効率的に実現することが可能となります。

まとめ

今回はファイルサーバ整理の方法と効果について解説いたしました。データの大容量化と保存期間長期化が同時進行している今の時代、ファイルサーバの整理は企業の業務効率化において重要な課題となります。
今活用されていないデータも、コンプライアンスの問題や長期的な戦略策定時などで必要になる場合があります。それらを低コストで保管し、効率的に活用できる環境構築を是非検討ください。