電子契約で紙はなくなる？書面契約との上手な管理
目次[非表示]
- 1.電子契約とは
- 2.電子契約導入による効果
- 3.紙はなくなる？
- 4.残った紙はどうする？
- 5.まとめ
最近よく耳にする「電子契約」。従来書面と捺印で行っていた契約を、電子文書と電子署名で行うものです。電子契約には、コスト削減や内部統制強化など様々なメリットがあり、クラウドサービスの導入を検討している方もいらっしゃるのではないでしょうか。
でも、「電子契約を導入すればもう書面の契約書はなくなる」と思っている方、ちょっと待ってください！
電子契約を導入すれば本当に紙はなくなるのでしょうか？
本ブログでは、電子契約サービスの比較・導入を検討しているあなたに、電子契約に潜む「落とし穴」や「デメリット」を回避するポイントについてご紹介いたします。
電子契約とは
昨今、ペーパーレス化が叫ばれており、皆さんのお仕事、生活の中でもいろいろなものが電子化されているのではないでしょうか。契約書についても、昨今注目を集めているやり方が「電子契約」です。電子契約とは、これまでの書面の契約書に替わって、法律に準拠し、電子文書に電子証明書で署名して契約することです。
書面の契約と電子契約の違いは、
- 紙の契約書に → 電子文書に
- 捺印し → 電子署名し
- 郵便で送付し → インターネット上で取り交わし
- キャビネットで原本保管 → サーバーで保管
という点になります。
関連ブログ：電子契約とは？4つのメリットを解説
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電子契約導入による効果
では、電子契約の導入によってどんな効果があるのでしょうか？一番大きな効果と言われているのが、締結コストの削減です。締結コストの中でもとりわけ大きいのが印紙税の削減となります。
印紙税額は、売買取引基本契約書や業務委託契約書では1通（または1冊）あたり4,000円がかかり、そのほかの契約書でも取引金額によってはかなり高額になることもあります。
1ヶ月の契約が 200件で印紙税が30万とした場合、年間360万の削減となり、電子契約サービスの利用料を差し引いたとしても多くの場合、コスト削減の効果が見込まれます。
関連ブログ：電子契約と印紙の関係
また、締結手続きのスピードアップという効果もあります。
書面の場合には印刷、製本、印紙貼付、押印、郵送を実施し、返送されて手続きを完了するまでに長くて数週間かかることもあります。しかし電子契約の場合は、システム上で、最短数分で締結完了が可能となります。
システム上で管理されるため、捺印忘れや返送漏れなども防止することができ、業務効率化、コンプライアンス強化というメリットにもつながります。
紙はなくなる？
電子契約には様々なメリットがあることは前述の通りですが、電子契約の仕組みを導入すれば、紙の契約書はすべてなくなるのでしょうか？
答えは「NO」です。
電子契約の仕組みを導入しても、紙の契約書すべてがなくなることはありません。主に以下のような紙が残ることが想定されます。
1）既存の契約書
2）導入後に書面で締結した契約書
電子契約の仕組みを導入しても、過去に締結した既存の契約書はそのまま書面で残ります。電子契約導入後も、契約する相手方が電子契約を承諾してくれない時など、どうしても書面で契約が必要となる場合もあります。また、一部書面での締結が義務付けられている契約書もあります。
このように、企業によって割合は異なりますが、紙を完全になくすことは難しく、電子契約を導入しても、書面の契約書を閲覧・管理する仕組みが必要となります。
＞＞電子化と紙での保管、どちらがお得？～メリット・デメリットを比較する～
残った紙はどうする？
では、既存の書面契約書、新たに発生する書面契約書はどのように管理すればよいでしょうか。既に文書管理システムなどを導入している場合は、既存のシステムと電子契約システムを並行稼働する方法もありますが、１つの契約書を探すために複数のシステムを検索する必要が生じ、データと原本の両方を探す手間が発生することにもなりかねません。
そこで、紙と電子を合わせて一元管理できる体制の構築が望まれます。
具体的な方法としては、書面契約書を電子化（スキャン）して同じシステムにアップロードすれば同一のシステムで管理が可能です。ただし、既存の契約書の数が多い場合、すべて電子化するには莫大な費用がかかるため、閲覧頻度があまりない場合は電子化せずに紙のまま保管するという選択肢もあります。当社では、書類を箱で保管し、閲覧したい場合のみ、対象の書類をPDF化して配信するサービスも展開しています。企業内の契約書の数や種類、閲覧頻度などによって最適なサービスを選択することが必要となってきます。
つまり、書面での契約書管理と電子契約、双方をカバーする仕組みが必要なのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。電子契約の導入を検討する際は、具体的にどれくらいの紙が減り、どれくらいの効果が得られるかを把握した上で、最適なサービスを選択することが重要です。
ワンビシアーカイブズでは、書面契約の原本管理と電子契約を組み合わせた電子契約サービス「WAN-Sign」を提供しております。書面の契約書電子化サービスをはじめ、皆さまの抱える課題解決のために様々なご提案が可能ですので、契約書管理にお悩みの方は、是非お気軽にお問合せください。
