"働き方改革"や"テレワーク"といった言葉を耳にしたことが無い、という人はもはやいないでしょう。
「働き方改革」とは政府主体で推進する、一億総活躍社会に向けた取り組みの一つです。働き方に多様性を持たせることで労働生産性を飛躍させ、誰もが活躍できる社会を目指します。一方テレワークとは、働き方改革を実現するための方法の一つであり、簡単に説明すれば「オフィス以外の場所でも働ける環境を整えること」です。
今回はこのテレワークの概要と、文書管理の重要性について紹介します。
テレワークと一口に言っても大きく3つのカテゴリに分類されます。
自宅で仕事をしたり、あるいはカフェなどオフィス外の場所で仕事をする働き方が在宅勤務型のテレワークです。自分が仕事をするために最適な場所を自由に選べるのが特徴です。ただし仕事の内容によっては在宅勤務が難しい場合もあります。
モバイルワークとはいわば外勤型のテレワークです。オフィス以外の場所でスマートフォンやタブレット、あるいはノートパソコン等の通信機器を使用して様々な場所で仕事を行います。
勤務先企業以外のオフィスで、パソコン等を使用して働くことをサテライトオフィス型のテレワークといいます。これまでは「オフィスに出社して働くこと」が当たり前でしたが、近年ではIT環境の進歩によって、同じオフィス内にいずとも円滑なコミュニケーションが取れるようになっています。そのため、別のオフィスにいても同じオフィスにいるかのように仕事がこなすことができます。
では、テレワークを実施することで企業にとってどういったメリットがあるのでしょう？
企業にとって長年働いた従業員を失うことは大きな損失です。ベテラン従業員が1人いなくなるだけで、その穴を補填するために多くの時間と投資を費やします。離職するベテラン従業員の中には親の介護等、やむを得ない理由で離職する人も多いでしょう。少なくともそうした従業員に対して多様な働き方を提案することは、離職率の低下に繋がります。
さらに、企業自身が働き方改革へ取り組むように、多くの従業員が多様性のある働き方を望んでいます。自分のライフスタイルに合わせて働き方を自由に選択できるような環境ならば、離職率はかなり低下するでしょう。
「オフィスに出社して働くこと」が当たり前になっている理由は、今までIT環境が整備されていなかった故に直接的でないとコミュニケーションが取れなかったからです。現在ではそうした垣根は既に取り払われているため、テレワークの実現は難しくありません。
従業員各人がそれぞれにあった働き方を選択できる環境ならば、当然仕事に対するモチベーションも自然と向上します。働き方に不満が無ければ、仕事への意欲も自然と湧いてくるでしょう。
従業員のモチベーションが向上すると、それは労働生産性の向上という具体的な効果として表れ始めます。たとえば在宅勤務型のサラリーマンは、今まで通勤に充てていた時間を有効活用して、私生活を豊かにし、同時により高い集中で仕事に取り組むことが可能です。
日本のサラリーマンの平均通勤時間は片道1時間程度ですから、往復で1日平均2時間もの時間に余裕が持てるようになるのです。朝は今までよりもゆっくり過ごせますし、多少の残業をしても通勤時間がゼロなので苦にならないでしょう。
このようにテレワークを実現することは企業とって高いメリットがあり、従業員にとっても多数のメリットがあるので、ビジネスの至るところでその効果が出現します。
では、こうしたテレワークを実現するためには何をすればよいのでしょうか？
テレワークを実現するにあたってまず要になるのが、遠隔地とのコミュニケーションを円滑にすることです。会社にテレワークを導入すると、オフィスで働く従業員とそうでない従業員に分かれます。この時、双方のコミュニケーションを円滑にするためにいくつかのITツールが欠かせません。
例えば、Web会議システムとファイル共有システムは絶対的に欠かせないITツールでしょう。
Web会議システムは、遠方にいる相手とも対面のコミュニケーションが可能なツールであり、オフィスにいる従業員とそうでない従業員を繋ぐ大切なITツールです。ミーティングがある際はWeb会議システムを通じて開催することで、すべての従業員が円滑にコミュニケーションを取ることができます。
ファイル共有システムは、インターネットを通じて電子化されたファイルを共有するためのデジタルスペースです。必要な情報を逐一メールで共有しているとかなりの時間がかかってしまうため、ファイル共有システムを置くと情報共有力がアップします。
テレワークで一番難しいのが労働時間の管理でしょう。従来ならば、出社した従業員が社内の勤怠管理システムを使用することで労働時間を簡単に管理していました。これをテレワークで実現するためには、インターネット経由で利用可能な勤怠管理システムを導入するか、あるいはWeb勤怠管理システム等を使用して労働時間を直接管理することが欠かせません。
勤務にあたってのルールも明確にしておく必要があります。
企業が日々作成する文書は、すべてが電子化されたものではありませんね。そのため、文書をテレワークの従業員と共有するためには、一度スキャンして送信するか、郵送で送るという方法しかありません。どちらも手間がかかる方法です。
場合によっては、テレワークの従業員だけがその文書を必要としているケースもあります。そうなるとオフィスで働く従業員に「文書を探して送る」という負担がかかってしまうため、何か工夫をしなければいけません。
そこで文書管理サービスを利用して、テレワークをさらに効率的で快適な環境にしましょう。紙文書を適切に保管しつつ、必要に応じて目的の文書をインターネット経由で閲覧可能な状態にするサービスです。
そのため、テレワークの従業員が必要な紙文書を閲覧したい際にはオフィスにいる従業員に依頼するのではなく、文書管理サービスを提供する会社に申請するだけで電子化された文書が閲覧可能な状態になります。
以上のようにテレワークを実現するためにはいくつか欠かせない環境があり、これらを整えることで効果の高いテレワークを実現します。
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