法定保存期間を超えてデータを長期保管すべき理由とは? | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

法定保存期間を超えてデータを長期保管すべき理由とは?

2017.03.22  株式会社ワンビシアーカイブズ

 デジタルアーカイブサービスは、法律で保存が定められている文書データや、利用頻度は低いが重要なデータなどを低コストで保管できるサービスです。特に、保存期間が定められているデータは時間経過と共に量が増大してコストが膨らむことが多くあります。そして近年、新たなニーズとして、法定保存年限を超えた、あるいは保存義務のないデータの長期保存が広がっています。

 なぜ法定保存期間を超えた文書や、必ずしも保存義務のないデータを維持する必要があるのか?そして、なぜデジタルアーカイブを利用するのか?今回はその理由について紹介します。

主な文書の法定保存期間

 まず、法律で定められた文書にどのようなものがあるかを抜粋してご紹介いたします(2017年4月現在の情報ですので予めご了承ください)。

人事/労務関係

文書

保存期間

健康保険、厚生年金保険、雇用保険に関する書類

2年

雇入れ・解雇・退職に関する書類

3年

健康診断個人票、医師の面談記録

5年

経理/税務関係

文書

保存期間

会計監査報告に関する書類

5年

資産の譲渡等または対価の返還等に関する帳簿、課税仕入等の税額の控除にかかる帳簿および請求書等

7年

会計帳簿および事業に関する重要書類

10年

総務/庶務関係

文書

保存期間

有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正報告書の写し

5年

製品の製造、加工、出荷、販売の記録

10年

株主総会、取締役会、監査役会の議事録

10年

 上記に挙げた各文書の法定保存期間は最長でも10年であり、その期間を過ぎれば保存義務はないため各企業の判断で抹消することができます。それにも関わらず法定保存期間を過ぎた文書や、必ずしも保存義務のないデータを長期にわたり維持する企業が増えているのはなぜでしょうか?

 理由として、コンプライアンスや訴訟対応、リスク管理の重要性が急速に高まっている点が挙げられます。

企業のコンプライアンスと訴訟問題への対応

 コンプライアンスや訴訟対応、リスク管理の重要性が高まった要因のひとつに、2015年10月に発生した「杭打ち問題」が挙げられます(詳細は下記をご参照ください)。

国土交通省「基礎ぐい工事問題に関する対策委員会中間とりまとめ報告書」をもとに作成(http://www.mlit.go.jp/report/press/totikensangyo13_hh_000382.html

 この問題が発覚した際、国土交通省は不動産業会・建設業界に対して、他の物件についても主体的な調査を行うよう指示を出しました。こうした事例から、いつ重大な不正や訴訟問題に巻き込まれるか分からないという危機意識が各企業で高まりました。不正などは行っていないと自負している企業でも、リスク管理や自己防衛の観点から文書やデータを長期に保管するようになりました。

 さらに、最近では各企業のグローバル化が進んでいることから、対応すべき制度、ガイドラインや関連するリスクが増加しています。そのため長期間データを保管するニーズも増えているのです。

文書管理の基本は、保存期間の設定から ~文書の法定保存期間~ 文書管理の基本は、保存期間の設定から ~文書の法定保存期間~
建設業法と書類保存期間 建設業法と書類保存期間

企業の機密データの長期保存

 企業間の競争が激化している社会において、各企業は自社の競争優位を保つために様々な努力を継続しています。そして、その過程で発生する重要なデータ、例えば建設業であれば建築図面、製造業では製品の設計データ、医薬業の研究データなどは、決して漏らしてはならないデータと言えるでしょう。従来、こうしたデータはファイルサーバや外付HDDに無造作に保管されることがありました。つまり情報漏えいや消失リスクが高い状況だったのです。近年では多くの企業がこれらの問題を意識し、安全なデータ保管を模索しています。

法定保存期間を超えた長期のデータ保管はどうすればいいのか?

 数十年に渡ってデータを保護するための方法として、一般的な選択肢はファイルサーバへの保管です。ファイルサーバは手軽に利用できますが、安全かつ確実にデータを長期保管するためにはストレージの多重化やディザスターリカバリ対策、サイバーセキュリティ対策など専門的な知識が求められ、コストも膨らみます。オンラインストレージも、大量データを長期保存する場合には想定以上に高額料金になる可能性があります。

 これらの背景から生じる大容量データ保管のニーズに応えられるのが、ワンビシアーカイブズが提供する デジタルアーカイブです。

磁気テープで大量のデータを長期間/低コストで保存可能に

 デジタルアーカイブサービスは、企業が保有するデータを 磁気テープに記録して遠隔地保管を行うサービスです。データ保管に磁気テープを利用するメリットは、低コストで長期間の保存に適することです。磁気テープは技術革新により、体積あたりの保存容量はHDDを凌ぎます。その上安価なため大量のデータをクラウドサービス以上に低コストで保管することが可能なのです。

 さらに、ワンビシアーカイブズのデジタルアーカイブサービスでは、磁気テープは定期的にコンバートされるため、磁気テープの寿命以上にデータを長期保存可能です。従ってコンプライアンスや訴訟対応などを目的とした、重要データを長期保存するサービスとして選ばれているのです。

デジタルアーカイブサービスの高度なセキュリティ

 クラウドサービスではサービス提供事業者側でシステム障害が発生した際に、データを消失してしまうリスクがあります。また、ネットワークを利用している以上、サイバー攻撃によるリスクも存在する事を忘れてはいけません。

 デジタルアーカイブサービスではデータが記録された磁気テープは、災害対策とセキュリティを備えたデータセンターで保管されるため、システム障害時だけでなく災害時などのデータ消失リスクを抑えています。また、ネットワーク経由のアクセスも制限されており、サイバー攻撃にも備えています。つまり、デジタルアーカイブサービスを利用することで、大容量データの長期保存を低コストで実現するだけでなく、データ保管の安全性も向上させることが可能となります。

まとめ

 コンプライアンスや訴訟対応への重要性は日々高まりつつあります。それに伴い、企業は自己防衛の観点から単なる法定保存を超えた安全なデータ管理を模索しています。

 データを長期間適切に管理するためには、保存する記録媒体や利用するサービスを慎重に検討することが大切です。大量のデータを長期間保存するのに最適な方法を模索して方針を明確化した上で、自社にとって最適なサービスを選んでいただければと思います。

主な文書保管期間一覧表(主な文書保存期間一覧表)

RECENT POST「事業継続・災害対策」


RELATED POST関連記事


法定保存期間を超えてデータを長期保管すべき理由とは?