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  • アーカイブサービスにおいて検索機能の役割は重要です

    2017.12.25

    デジタルアーカイブ

    アーカイブサービスにおいて検索機能の役割は重要です

     みなさまの企業で保有されているデータは、必要なときに容易に探してスピーディに取り出せる状況にあるでしょうか。作成されてから何年も経過しているファイルは、作った人にもどこにあるのかわからない、誰が作ったかもわからないような状況になっていないでしょうか。長期保存データの管理における大きな課題の一つが、必要になったとき確実に探して取り出せる仕組や体制の整備です。データ量の増加と保存期間の長期化が同時進行している昨今、無造作にデータを蓄積させていては高い確率で行方不明になるデータが多発します。

     企業が保有するデータの長期保存を支援するアーカイブサービスには、保管対象データをWebインターフェースで検索できるタイプのものもあります。しかし検索が可能であることは、データをなくさず確実に取り出せることと同義ではありません。自然な検索ワードで必要なデータを見つけられるようになっていない、例えばファイル名を覚えていなければ検索できないような状況であれば、遠くない将来に多くのデータが行方不明になるでしょう。

     今回はアーカイブサービスにおいて検索機能が果たす役割の重要性と、あるべき姿について紹介いたします。

    ファイル単位で検索ができること

     オンラインでストレージにアップロードやダウンロードができるタイプのアーカイブサービスであれば、多数のファイルを同時にアップロードすることが多いはずです。その際には、zipなど何らかの形で一つにまとめてアップロードすることになるでしょう。アップロードにおいてzipにまとめるのはいいのですが、検索やダウンロードもアップロード時と同じzipファイル単位でしかできないようであれば、多数のファイルを扱うのは大変です。zipファイルの中身を検索することができないので、何のファイルが入っているのか別で管理しなければなりません。必要なファイル以外もまとめてダウンロードするしかないので、効率的でもありません。ダウンロードが有料のアーカイブサービスであれば、不必要なコスト発生の原因にもなり得ます。

     まとめてアップロードした単位ではなく、個々のファイル単位で検索できるようになっていれば、必要なファイルに対応するワードによって検索することができます。また、別々にアップロードしたファイルであってもワードへの関連付けが適切になされていれば、1回の検索によりまとめて抽出して効率的に取得することが可能です。多数のファイルを長期保存するのであれば、ファイル単位で検索できるアーカイブサービスを用いた方が効率的な管理を実現できるでしょう。

    タグ情報などファイル名以外でも検索できること

     アーカイブサービスで保管されているファイルの検索情報として第一に挙げられるのは、ファイル名と考えられます。ファイル名で検索できることは勿論必要ですが、ファイル名でしか検索できないと、逆に言えばファイル名に含まれていないワードでは探せないということになります。個々のファイル名に検索で使いそうなワードをいくつも含めるのも大変です。作成者によってもファイル名のつけ方は異なるでしょう。アーカイブ対象をファイル名でしか検索できない状態は、検索により必要なファイルを過不足なく抽出できない、あるいはファイルが行方不明となる原因となります。

     長期保存が必要な多数のファイルをアーカイブするのであれば、ファイル名以外にもタグなどの情報をつけて、より幅広く関連する検索ワードで抽出できるようにすることが必要です。アーカイブサービスを選ぶ際には、データ保存の仕組だけでなく、どのような検索情報を設定できるかも考慮すべきでしょう。

    多数のファイルでも容易にタグ情報がつけられること

     タグ情報での検索が可能であっても、個々のファイルに適切な関連ワードがタグとして付与されていなければ意味がありません。とはいえ多数のファイルをアーカイブする場合、個々のファイルに手作業でタグ情報をつけることは現実的ではありません。アップロードの際などに、関連するワードをまとめて自動的にタグ情報として付与できる仕組がなければ、実運用には耐えないでしょう。

     検索情報を付与する仕組も、アーカイブサービス選定においては重要なポイントになります。

    まとめ

     今回はアーカイブサービスにおける検索機能が、データ保存の運用において果たす役割の重要性と、効率的で適切な運用実現のために備えるべき要件について紹介しました。多数のファイルを必要なときに容易に検索できるようにするためには、関連するワードをタグとして個々のアーカイブファイルに付与して、自然な検索で探せる仕組を整える必要があります。アーカイブサービスの選定においても、今回紹介した内容は適切な運用実現のために重要なポイントになります。そしてワンビシが提供するデータ長期保存サービス「デジタルアーカイブ」は、データの安全な長期保存に優れるのみならず、タグ管理の概念を採用したシステムによってアーカイブデータを管理しています。

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