【 東京・電子契約セミナー 】管理・事務部門のコスト削減・効率化を実現する最新技術を活用した業務効率化セミナーレポート

2つ目は、株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部 営業開発部 マーケティンググループ長 大川 洋史が「AI-OCR技術を活用した業務効率化」をテーマに講演させていただきました。

そもそも「AI-OCR」とは

AI-OCRとは、認識率が低いため実用化が難しかった日本語や手書き文字のOCRによる文字認識に、AIの技術を活用することで実用可能なレベルにまで認識率を引き上げた新しい技術です。従来のOCRと比べて認識精度が向上しております。例えば、東京23区のいずれかを手書きしたもので読みにくい場合、23区のうち、どれが一番近いかをAIが判断して漢字を割り当てます。

株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部 営業開発部 マーケティンググループ長 大川 洋史

Wanbishi×AI-OCRサービスの特長

従来の人力によるエントリー業務では、コスト・処理スピードが課題になることも少なくありませんでした。そこにAI-OCRを採用することで、コスト削減・処理スピードの向上を図ることができます。AI-OCRが読み込んだ結果を、人間が確認・訂正すればエントリー作業が完了するため、大幅な負荷軽減および時間削減となります。
AI-OCRツールの導入のみにとどまらず、さらなる効率化の追求に向けて、ワンビシアーカイブズの豊富なBPO実績をもとにしたソリューションを提案させていただきます。帳票の読み取り精度は、トライアルで確認可能です。スキャニングや帳票設計等の事前処理から、事後の結果報告書作成、レイアウト改定提案までトータルに対応いたします。
当社のトライアルをご利用いただければ、現在社内で大量に発生している手書き帳票をAI-OCRで読み取った場合、どれくらいの認識率で読み取りが可能かを無償で対応いたします。

電子契約サービスの仕組みと信頼性

3つ目は、GMOクラウド株式会社 ソリューション事業部 電子契約サービス推進室 ストラテジック・アライアンス担当 金沢 由樹様に「WAN-Signに提供したGMO電子契約サービスの仕組みと信頼性」と題して講演していただきました。

契約業務に係わる課題や悩み

契約書の製本、押印、印紙貼付、封緘封入など非効率な環境を改善したいと考えるお客様のニーズは、近年ますます高まっております。また、収入印紙代や保管スペースなど、直接・間接コストを削減したいという声も多く伺っております。また、紙の契約管理では、未締結のまま保管していた書類があることを監査のタイミングで知るというリスクも内在しております。そのような課題を解決するのが電子契約サービスです。

電子契約とは

従来「紙＋押印」で締結していた契約書に代わり、「電子文書＋電子署名or電子サイン」で締結するのが電子契約です。電子契約サービスに必要な準備は、インターネット、パソコン等の端末、電子メール、PDFであり、基本的なビジネス環境であれば、大きな初期費用を負担することなく導入可能です。 電子契約には、締結コスト（印紙税、送料、保管スペース）削減のほか、締結手続きのスピードアップ、コンプライアンス（証拠力、証明力）強化、事業継続計画（BCP）、災害対策（DR）など、魅力的なメリットがございます。

GMOクラウド株式会社 ソリューション事業部 電子契約サービス推進室 ストラテジック・アライアンス担当 金沢 由樹様

電子契約サービスの仕組み

極言すれば、「誰（電子署名＝電子証明書or電子サイン＝メール認証）」と「いつ（認定タイムスタンプ）」の組み合わせが電子契約の仕組みです。ワンビシアーカイブズは、Adobe社AATL対応で電子署名を証明しており、国産プラットフォーム（自社サーバー、IaaS基板、国内データセンター）を構築し、WebTrust認定で最上位ルート認証局のGMOグローバルサインが発行する電子証明書を適用しております。

電子契約サービスWAN-Signでは、2つの締結（印鑑）を用意しています。1つは電子証明書を利用した電子署名で、企業・個人を特定できます。もう1つは、メールアドレスを利用した認証方法です。
電子署名を利用する場合、第三者認証機関である電子認証局により、電子署名法に則った形で、各々を厳格に企業調査・本人確認し発行された電子証明書を使って電子契約（締結）を行います。
メール認証における本人証明（誰）は、メールアドレス情報に依拠しています。電子契約サービス側では、署名事実を担保しますが、アドレス自体の本人担保は行わないため注意が必要です。
受け取りメールのURLをクリックするとアクセスコードを要求するように設定すれば、不正な締結を防ぐことができます。また、本人確認添付機能を用いれば、署名書類（PDF）に画像を付けて、まとめて署名させることが可能です。
電子証明書と電子サインを組み合わせたハイブリッド署名という方法をとることもできます。

電子契約サービスの特長

締結・押印レベルをフレキシブルに選べるのがWAN-Signの強みです。3者間以上で電子サインと電子署名を混在させた運用も可能です。いわゆる「N:N設計」のため、横並びの複数者間で契約することもでき、AgreeアカウントおよびWAN-Signアカウントをお持ちの企業間で即座に電子契約を行えるオープンな設計思想なので、導入依頼先に対しても推奨しやすい電子契約サービスといえるでしょう。
また、基幹業務システム、ERP、販売管理、調達購買、ワークフローシステムなど、使い慣れた業務システムとAPI連携させることも可能になりました。

電子契約サービス「WAN-Sign」

電子契約サービスを導入したいけど、残った紙はどうするの？　そんなお悩みを解決するために生まれた電子契約サービスが「WAN-Sign」です。最後となる4本目は、株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部 営業開発部 マーケティンググループ長 大川 洋史が電子契約サービス「WAN-Sign」に関して、より具体的なご紹介をさせていただきました。

電子契約導入を阻む壁

日本でも「電子契約」という言葉を耳にすることは増えたものの、今一つ普及が進んでいないという印象をお持ちの方々は少なくないと思います。市場分析をしたところ、電子契約を導入するには、「書面契約（紙の契約）」と二重管理を統合することが必要であると分かりました。また、相手方の協力を得ることや、内部統制面の担保も重要な課題です。ワンビシアーカイブズでは、50年間「契約書管理」で培ってきた「契約管理」ノウハウで解決いたします。

株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部 営業開発部 マーケティンググループ長 大川 洋史

日本通運G×GMOインターネットGの電子契約サービス

各事業領域におけるトップクラスの3社が提携して生まれた新たな電子契約サービスが「WAN-Sign」です。4,000社の文書・デジタル情報資産を管理するワンビシアーカイブズだからこそ、電子契約と原本の一元管理が可能です。過去の紙原本を含めた一括管理も実現できます。

締結の認証レベルを変えることもできます。原本の保管ができ、電子帳簿保存法に準拠した契約や簡易なメール認証での契約すべてに対応している電子契約サービスが「WAN-Sign」です。その他にも、フォルダのアクセス制限、IPアドレス制限、承認者の事前設定など、充実した機能を標準装備しております。
電子契約の締結・管理に加え、書面契約も一元管理できることから、契約管理システムとして利用を開始し、将来的に電子契約へ移行、という導入ストーリーも描くことができます。
様々な締結方法を1つのシステムでカバーすることにより、汎用性が高く、全社展開が可能となります。実印版と認印版の両方を実装していることで、様々な部署の文書を対象に電子契約を締結できます。
コスト削減、業務効率化のメリットだけでなく、内部統制機能を標準装備しているため、システム導入時の負担を軽減できます。ISO9001、ISO/IEC27001、プライバシーマークといったセキュリティ認証を受けるとともに、経済産業省「グレーゾーン解消制度」で建設業法における適法性を確認されるなど、サービス品質の信頼性を高め続けています。

バージョンアップ（2020年1月リリース）

2019年4月、改正労働基準法施行規則により、「労働条件通知書」の電子化が解禁されました。そこで、WAN-Signは、雇用契約書をターゲットとした機能拡充を行いました。雇用契約書を「文書テンプレート登録」することで、住所や名前など、契約相手ごとに異なる文言を差し込み、PDF自動生成＆一括送信が可能となります。
他社のASP・SaaSサービスとのAPI連携も可能となりました。2020年度中を目途に、GMO電子契約サービス「Agree」との互換接続を予定しており、サービス間の境界を越えた取り組みとなります。