RPA＆電子契約を活用した業務効率化セミナー（後編）

電子契約サービスの仕組みと信頼性

3つ目は、GMOクラウド株式会社ソリューション事業部電子契約サービス推進室ストラテジック・アライアンス担当の金沢様から、「WAN-Signに提供したGMO電子契約サービスの仕組みと信頼性」というテーマにて講演いただきました。

契約業務に係わる課題や悩み

主に管理部系では、次のような課題や悩みを挙げられます。

①非効率な環境：社内の押印申請プロセス（拠点間の社内便や回覧）、契約書の製本・押印・印紙貼付、物理保管・検索・Excel台帳管理の限界、②直接＆間接コスト：収入印紙代・封筒代・切手代、返信用封筒、印刷コスト、保管スペース、人件費、③リスク：契約書の回収もれ、行方不明、未締結、税務調査・監査時の不備

GMOクラウド株式会社　金沢 由樹様

電子契約サービスの仕組み

電子契約とは、従来「紙＋押印」で締結していた契約書に代わり、「電子文書＋電子署名（電子サイン）」で締結する契約です。電子契約で解決できる大きなメリットとして、次の5つを挙げられます。

1. 締結コストを削減（印紙税、送料、保管スペース）
2. 締結手続のスピードアップ
3. 業務の効率化
4. コンプライアンス強化
5. 事業継続計画（BCP）、災害対策（DR）

電子契約サービスでは、2つの締結（種類）を用意しております。①電子署名は、企業・個人を特定できる利用法です。第三者認証機関である電子認証局により、各々を厳格に調査・本人確認を行った上で発行された電子証明書を用いて電子契約（締結）を行います。各社オリジナルの電子証明書で、電子署名法に則っております。②電子サインは、メールを受け取ったメール認証により本人確認を行い、メールアドレスで電子契約（締結）を行います。署名メールを受け取り、URLをクリック認証し、署名ボタンを実行する、という簡便な方法です。運用の注意点として、本人証明（誰）は、メールアドレス情報のみを根拠としており、そのアドレス自体が本人のものであると担保することはできません。セキュリティ向上の方法としては、受け取りメールのURLをクリックする際に、アクセスコードを要求できます。本人しか知りえないコードを入力することで署名画面に進みます。また、本人確認添付機能がございますので、署名書類に画像を追加添付して、一つのPDFにまとめて署名することも可能です。

電子署名と電子サインを併用する「ハイブリッド署名」を行うこともできます。一方は厳格な情報を記録するため電子署名を用い、もう一方は簡便な電子サインを用いるという方法です。このように、締結・押印レベルをフレキシブルに選べるのがGMO電子契約サービスの特長です。3社以上の複数社間契約にも対応しており、電子契約の導入依頼先に対して推奨しやすい仕組みです。このサービスをベースに、ワンビシアーカイブズにOEM提供を開始いたしました。

日本通運グループ×GMOインターネットグループの電子契約サービス

最後に、株式会社ワンビシアーカイブズ営業開発部マーケティンググループ長の大川から、「当社が電子契約事業WAN-Signに乗り出した理由を公開します～契約書管理で培ったノウハウをペーパーレスで活かす～」というテーマにて講演させていただきました。

電子契約事業に乗り出した理由

電子契約サービスの市場・普及率は伸び盛りですが、契約行為のため相手方がいることですので、実際に導入する段となって、既存の「書面契約」をどう扱うか悩み、惜しいところで検討が止まってしまうことは少なくないようです。新たな「書面契約」も発生しますので、それらを電子契約と一元管理していくことが、無理なくスタートする秘訣です。

そもそも電子契約の普及が日本で深く浸透しない理由を考えていくことで、市場の中で発見されていない顧客ニーズを探り当てることができました。なぜ電子契約サービスの導入に踏み切れないのか、一言でいえば「電子契約を導入しても効率化できない不安感」であり、具体的には次のような課題を挙げられます。

1. 相手方の協力
2. 書類管理との二重負担
3. 内部統制面の担保
4. 他社製品との互換性
5. 自社システムとの連携

これらの課題は、ワンビシアーカイブズが50年間に及ぶ契約書管理で培ってきた「契約管理」ノウハウで解決可能です。

株式会社ワンビシアーカイブズ　大川 洋史

電子契約サービス「WAN-Sign」

WAN-Signの特徴としては、①電子契約と書面契約（原本）の一元管理、②電子署名とメール認証のハイブリッド署名、③契約管理をサポートする内部統制機能がございます。WAN-Signで電子契約の締結・管理に加え、書面契約も一元管理することで、全てをPDF化しなくても、既存のエクセル台帳を活用し、契約管理を実現できます。

実印版（電子証明書）と認印版（メール認証）の組み合わせで、法令適合性と利便性を保ち相手方の協力も得やすい電子契約締結を実現しております。それにより、厳格性と利便性を両立できます。コスト削減、業務効率化のメリットだけでなく、内部統制機能を標準装備しているため、システム導入時の負担を軽減できます。実際の運用で必要になるポイントをカバーしております。利用者権限は10パターン設けており、文書管理機能も充実しております。高機能を標準装備しつつ、WAN-Signは無料プランからの利用開始が可能です。

今後の取り組みとして、2019年4月からの改正労働基準法施行規則で「労働条件通知書」の電子化が解禁されたことにより、雇用契約書をターゲットとした機能拡充を行います（2020年1月リリース予定）。雇用契約書を「文書テンプレート登録」し、勤務地や名前など雇用者ごとに異なる文言を差し込み、PDF自動生成＆一括送信を実現します。他社のASP・SaaSサービスとのAPI連携も可能となります（2020年1月リリース予定）。そして、GMO電子契約サービス「Agree」との互換接続を予定しております（2020年度中）。電子契約サービスの境界を超えた締結方法の実現の取り組んでまいります。