オフィス移転を成功させるコツは文書管理にあり

企業活動を展開していく上で、すべての仕事の起点となるオフィス環境は大変重要です。そのオフィスを移転することは、誰にとっても大きなイベントではないでしょうか。オフィス移転は、企業が新しいステージに乗り出す絶好の機会となりますが、実施しなければならないことも多々あります。

例えば、移転後のレイアウトに合わせた文書や物品の管理方法をあらかじめ考えておく必要があります。検討すべきことについて目標と課題をまとめ、効果的なオフィス移転を実現するための方法を考えていきましょう。

スムーズな移転は、物理的負荷の軽減から

まず、移転を進める上で、行うべき重要な3つのポイントをご紹介します。

保有文書の精査

すべてに先立ち、自社がどのような文書を保有しているのか調べるところから始めます。移転時には、文書や物品が混在しやすく、重要文書を紛失するリスクも高まります。あらかじめ保有文書の過不足を確認しておくことで、大切な情報資産が失われるのを未然に防止することができます。

移転後を見据えた文書・物品量のスリム化

自社の保有文書を確認したら、移転後のオフィスで働きやすい環境を創りだすため、不要な文書や物品は、極力処分していくとよいでしょう。移転後は、オフィス機能は高まっても、ワーキングスペースや書庫スペースが小さくなってしまうのは、往々にして起こることです。また、文書と物品の量を減らしておくことは、移転費用を圧縮することにもつながります。

ファイリング手法の活用等による、スムーズな移転

文書や物品の「量」を減らした後は、ファイリングの手法を用いて文書管理の「質」を上げていきましょう。適切な文書管理を行っておけば、移転後にも混乱なく業務を再開できます。必要な情報を検索しやすい仕組みを取り入れておくことで、長時間探したり、見つからなかったりなどのストレスを避けることができ、社員の負担を軽減することができます。

移転時の重要文書の一時的な退避

文書を整理整頓しておくことで、新たに収納スペースが確保できます。しかし、移転の際には、所定の収納場所が確定する前に仮置きしなければならない場合などもあり、一時的に書類があふれてしまうことが考えられます。このような混乱を回避することが重要です。なぜなら、あふれた書類の中に重要文書が含まれていた場合、漏えいや紛失といったおそれがあるからです。もし移転先で収納スペースが不足しそうであれば、前もってセキュリティ水準の高い外部書庫に管理を委託し、万全を期して移転に臨みたいものです。

新しいオフィスの効率的な活用

首尾よく移転が完了したら、新しいオフィス環境を最大限に活用するため、文書の運用方法を改善しましょう。

適正な収納キャビネット配置と、ファイリング用品の利用

移転後、しばらくは机に無駄なものが無く、オフィスは清潔感に満ちていることでしょう。でももし、収納キャビネットが使いにくい場所にあったり、適切なファイリング用品を選んでいなかったらどうなるでしょう。おそらく早晩、机上には書類があふれ、棚や打合せスペースに物品が混在し、必要な情報が見つからない、どこにあるか分からない、といった状況に悩まされるのではないでしょうか。頻繁に見ないけれど重要な文書は、施錠できる収納キャビネットや外部書庫で厳格に管理しましょう。また、閲覧頻度の高い文書は、すぐに取り出せるよう、使いやすいファイリング用品で検索性を上げましょう。

書庫の有効活用と適正な管理

作成して1年が経過した文書はキャビネットの下段に保管し、2年が経過したら書庫に保存するなど、管理スケジュールを決めておきましょう。書庫に収納する際は、入出庫を行った履歴を記録化し、不正な持ち出しや紛失・誤廃棄を防ぎましょう。書庫のスペースも限りがあり、外部委託する場合はコスト増にもつながるため、保存期間を満了した文書は、溶解処理などの適切な方法で処分（機密抹消）できる体制を整えておきましょう。機密抹消の記録を残しておくことで、監査対応などの場面でも、適正な業務管理ができていることの証明になるでしょう。

文書管理レベルの向上

移転をきっかけに、ルールを再構築し、運用しやすくしましょう。文書管理の全体的なレベルを引き上げることで、様々なメリットが見込めます。

新オフィスおよび書庫の仕組みに合わせた移管・運用ルールの構築

社員各自の袖机（引き出し）や個人ロッカー（1年）⇒執務室内のキャビネット保管（1～2年）⇒書庫内に箱で保存（3～5年）など、文書種別に応じたスケジュールにより管理していきましょう。法定保存期間が定められている場合は、所定の年限に不足がないように十分注意しなければなりません。

文書管理の仕組みの見直しと維持管理

一度策定した文書管理のルールも、定期的に見直すことが大切です。もちろん仕組みに不備があれば見直さなければなりません。もしそれまで上手くいっていても、さらに効果的な管理方法がないか知恵を絞ることを習慣化することで、生産性を上げると同時にコンプライアンス意識を高めることが可能になるでしょう。

歴史資料、重要文書、機密文書の適正管理

法律で保存が義務付けられている文書に加え、社内の文書や資料の管理には、細心の注意が求められます。例えば歴史資料は、自社がこれまで行ってきた実績を証明する貴重な資産となりうるものです。社史編纂などを通して、企業の理念を認識し、事業の意義を社員間で考えるきっかけにできますし、マーケティングを行う上でも、まずは過去の取り組みを振り返ることが大切です。また、替えの効かない重要文書は、原本をどこに保存するか、災害にどう備えるか、という事業継続計画の観点から検討することが重要です。権限外の第三者に機密文書を見られないようなアクセス制限の仕組みも取り入れ、有効に機能していくかチェックしましょう。

まとめ

このように、オフィス移転を成功させるコツは、文書管理と密接な関係にあります。忙しい中で考えることが多いと混乱してしまいがちです。将来の移転に備えて普段から文書管理のレベルを日々高めていきましょう。書類の保管・保存が課題であれば、弊社の書類保管サービス「書庫探」をぜひご検討ください。オフィス移転は、生産性を上げ、働き方を改善するチャンスなので、この機会を逃すことなく積極的に取り組みましょう。