書類保管に外部倉庫を使ってみよう！サービス選びのポイント

書類保管サービス選びのポイント

企業の書類を社外倉庫で安心安全に保管するためには、災害やセキュリティへの対策が確実に実施されているかを確認することが必須です。また、サービス検討の際には保管単位（箱単位／ファイル単位など）や、文書の閲覧・利用の利便性を考慮して選定してください。

倉庫の立地

地震や風水害などの自然災害から重要な書類を守るためには、文書を保管する倉庫の立地が重要な要素になります。津波や洪水による浸水被害のリスクはないか、地震の際に液状化などの危険性のない強固な地盤の上に倉庫が建設されているか、などがポイントになります。

セキュリティ体制

情報漏えい・文書紛失リスクなどのリスクをなくすためには、倉庫にどのようなセキュリティ体制が構築されているかを、確認しなければなりません。保管施設への入退室管理はもちろん、社員教育や事業継続計画（BCP）対策が実施されているか等を確認することをお勧めします。これは、ISOやプライバシーマークの取得状況で確認できます。さらに、倉庫の視察や監査対応が可能か、実施状況を事前に確認しておくことも有効です。以下に確認事項の例を示します。

• 外周警備や施設への入退室管理によるアクセス制限が徹底されているか
• 施設内は、火気発生要因が排除されているか、保管物に適したガスなどの消火設備が設置されているか
• セキュリティを重視したスタッフの採用・教育・研修が実施されているか

保管単位と閲覧の利便性

書類の保管単位は、段ボール、ファイル・フォルダ、文書１枚単位まであり、単位が小さくなるほど保管単価が上がります。基本的に入出庫や閲覧は、文書の保管単位に応じて可能となります。さらに、閲覧までのリードタイムや、PDFでの閲覧でよいか、文書を原本で確認する必要性があるか、などでサービスを選択します。

書類の利用状況に応じて、以下のような点に注意して外部倉庫のサービスを選びましょう。

• 文書閲覧の単位や使用頻度に応じて保管単位の選択が可能か
• 閲覧までのリードタイムが明確か
• 現物でのお届けやPDFによる配信など、複数の閲覧方法を選択できるか

付加サービスの有無

保管期限を設定して、期限が到来した書類を廃棄する外部倉庫のサービスは一般的です。しかし、書類保管サービスを利用しようとしたとき、「不要な書類も含まれている。」「どれを預けたらいいか分からない。」「管理台帳がない。」など、文書を外部倉庫に保管できない障壁が発生することがよくあります。そんなときは、文書管理コンサルティングサービスや台帳作成代行サービスなどの付加サービスもありますので、是非確認してご活用ください。

まとめ

書類を外部倉庫に移管する目的は、単にスペース対策やリスク対策だけではありません。文書保管コストの低減、多拠点や社外での業務など、効率化や働き方改革も実現できます。導入を検討する際には、社内のスペースコストだけでなく、出す／入れる／探す　という、管理コストなどの副次的な効果を含めて、外部倉庫の書類保管サービスを比較検討することをおすすめします。

ワンビシアーカイブズは、半世紀以上にわたる書類保管の実績から、そのノウハウを様々なサービスでご提供しております。書類の保管や文書管理についてお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。