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電子署名とは?わかりやすく解説します。

2019.03.05  株式会社ワンビシアーカイブズ

最近では電子データ化された契約書や請求書に、電子署名が使用されることも多くなってきています。その詳細について知っている方は少ないかもしれません。
今回は電子署名の基礎について解説します。もし、知らなかったという方はぜひ参考にしてください。

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電子署名とは?

簡単にいうと「その電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明するもの」です。

今まで紙の書類では印鑑やサインを用いて、その書類が正式なものであり、改ざんをされていない原本であること証明をしていました。しかし現在インターネットの普及とシステム化が進み、契約書や請求書といった重要書類を電子文書(PDFなど)に変えてやり取りする機会が増えてきています。
そのPDFデータが正確なものと、どのように証明するのでしょう?そのPDFに押印がされていたとしても、PDFは容易に書き換えが行えるため、今までの印鑑やサインでは正確なものであるとは証明できません。

そこで紙文書の印鑑やサインと同様に正式文書であることの証明を担うものが電子署名です。

電子署名とは?わかりやすく解説します。

電子署名によって今までの紙文書で行っていた押印、サインなどと同様の効力を電子文書上でも発揮できます。電子署名は以下2点の役割を持っています。

  1. 契約書を本人が作成したことを証明する(本人証明)
  2. 契約書が改ざんされていないことを証明する(非改ざん証明)

しかし、注意点もあります。それは電子署名が紙への押印や直筆のサインと違い、偽装が簡単にできてしまうことです。そこで、電子証明書とタイムスタンプの付与が必要になります。

電子証明書とは、指定認証局が発行する証明書であり、「この電子署名は実在する人物が署名した正式なものである」ということを証明します。電子データによる契約書等を受信した当事者は、電子署名と電子証明書の一致を確認することで、それが偽装や改ざんされていないことを確認できます。

タイムスタンプとは、電子署名と並行して、電子データによる契約書等に付与する「スタンプ」です。付与時刻が記されており、その役割として以下の2点が挙げられます。

  1. タイムスタンプが押された時刻に、当該文書が存在していることを証明する(存在証明)
  2. タイムスタンプが押された時刻以降に、当該文書が改ざんされていないことを証明する(非改ざん証明)

電子データとして作成した契約書や請求書には、電子署名だけでなくタイムスタンプを付与し、かつ電子証明書が発行されてはじめて効力を発揮します。

電子署名法について

電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)は、2001年(平成13年)4月1日に施行された法令であり、電子署名の法的効力を定め、電子データ上の署名が紙への押印やサインと同じように通用するための基盤を整えるものです。

従来のビジネスシーンでは、契約書や請求書は紙でやり取りされていたので、記載された内容の改ざんが難しいことや、押印やサインにより本人が承認したものと容易に推定できるため、書類現物への押印やサインによって証明するのが当り前でした。これに関しては民事訴訟法第228条に次のように規定されています。

"紙に記載され、押印もしくは、署名された文書等(契約書等の文書、議事録等)は、真正に成立すると推定される"

その一方で、表計算ソフト等で作成した契約書等を使ってビジネスを進めようという動きはあったものの、改ざんが容易に行え、かつ本人確認も難しいことから、紙書類で行ってきた業務を代替することにはなりませんでした。

しかしながらインターネットやシステム化が進み、電子データでのやり取りによる業務効率化の重要性が増してきたことで、契約書や請求書を電子データ化するニーズが一気に大きくなりました。電子データへの押印や署名が可能になれば、業務スピードが飛躍的にアップし、経済界全体にとって大きな利益がもたらされると考えられたのです。

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電子署名のメリット

電子署名を利用することで以下の4点のメリットが享受できます。

メリット1. 契約書を電子データ化できる

電子署名を利用することで契約書を電子データ化し、それをもとに契約業務を進めていくことができます。電子契約書でビジネスを管理することで、従来は紙だった書類の管理スペースが削減されたり、原本管理が楽になったりと様々なメリットがあります。

メリット2. 収入印紙代が削減される

実は、電子契約書には印紙税が課税されないという法令があります。そのためこれまでは取引金額に応じてかかっていた収入印紙代が不要となるので、企業によっては大きなコスト削減になるでしょう。

メリット3. 契約業務スピードがアップする

電子署名を導入して電子契約書の利用が可能になると、契約業務のスピードが大幅にアップします。従来の契約業務では契約書の作成から印刷、押印、封入、郵送、押印、返送という手間があったので、契約締結までにかなりの時間がかかっていました。

電子契約書の利用が可能になることで、電子データで作成された契約書の送付も、返送もメールで問題ありません。今まで1週間以上かかっていた契約業務を1日に短縮することも可能です。

メリット4. ペーパーレス化が促進する

ペーパーレス化は多くの企業が実現したいと考えているでしょうが、なかなか紙の書類が無くならならず難しい問題です。契約書を電子データで作成および管理すれば、ペーパーレス化がかなり促進されるはずです。さらに、ペーパーレス化が実現すると印刷代やインク代も大幅に削減できます。

以上のように、電子署名と電子契約書を利用すれば企業は多くのメリットを享受できるため、ぜひ導入をご検討ください。ただし、電子的な契約締結を可能にするためには、取引先の合意も必要なことに注意が必要です。

電子署名の仕組み

電子署名では電子証明書とタイムスタンプ、この3つが揃って初めて効力が生まれると説明しました。これらを付与するためのプロセスは複雑なのですが、最後にこの点について分かりやすく説明します。

電子証明書発行のプロセス

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出典:電子署名・認証・タイムスタンプ その役割と活用

Aさんはまず①電子証明書の発行申請を、認証局に対して行います。次に認証局は②発行業務を行い、Aさんはその③電子証明書を取得します。Aさんは契約書に、電子証明書によって暗号化されたハッシュ値と、電子署名を付与し、電子証明書と共に受信者Bさんに送信します。

一方Bさん側では、電子証明書と契約書を受け取ってから、認証局の④リポジトリに対して電子証明書の有効性を確認し、さらにハッシュ値の一致を確認することで改ざんや偽装がないことを確認します。

タイムスタンプ付与のプロセス

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出典:引用:電子署名・認証・タイムスタンプ その役割と活用

次にタイプスタンプ付与のプロセスについて説明しますと、①タイムスタンプの要求、②認証局による発行、③検証の順でプロセスが実行されます。利用者が電子文書のハッシュ値と共に、時刻認証局(TSA)へタイムスタンプの要求を申請します。この申請に対し、時刻認証局はハッシュ値と時刻を記したタイムスタンプを作成し、利用者に送付します。

非改ざんの証明方法としては、原本のハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値が一致していることを確認することで、改ざんされていないことが証明できます。このように、タイムスタンプの仕組みは電子署名に比べシンプルですが、効力は大きく、電子署名を証明することができます。

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