ワークフロー＆AI-OCR＆電子契約を活用した業務効率化セミナー（前編）

2019年9月27日（金）主催：株式会社ワンビシアーカイブズ、GMOクラウド株式会社、共催：ラクス株式会社、AI inside 株式会社、GMOグローバルサイン株式会社にて、「経費精算をペーパーレスに！手書帳票をペーパーレスに！契約締結をペーパーレスに！」をテーマに据え「ワークフロー＆AI-OCR＆電子契約を活用した業務効率化セミナー」を開催いたしました。親和性の高い新技術を複数掛け合わせることで、業務効率化を具体的な施策で実現するための方法をご紹介いたします。

経費精算業務のムダを徹底排除

はじめに、ラクス株式会社クラウド事業本部ファイナンス・クラウド事業部の中森光様から、「毎月つきまとう"経費精算業務"のムダを徹底排除！！」というテーマにて講演していただきました。

働き方改革の取り組み

皆さまも既にご存知の通り、働き方改革は、近年最も注目を浴びているテーマの一つです。中でも「長時間労働の是正」が重要なポイントで、労働時間の短縮が各企業の課題となっております。その一方、日本の労働人口は、今後30年で約3割減少すると予想されています。労働不足解消のためには、労働生産性を上げることが急務です。どのような取り組みなら、今すぐ効果を出せるのでしょうか。

ビジネスパーソン1,000人にお伺いしたところ、会社の業務で面倒だ、と思う筆頭が「経費精算」で51.8％、つまり過半数を上回ります。そこで次に、経理担当者500人に大変だと思うこと、苦労していることを伺ったところ、「ミスが許されないこと」の回答が最も多く、34％でした。定型的な経費精算業務は、効率化すべき業務の代表格と見なされていることが分かります。

ラクス株式会社　中森　光様

とある企業での"働き方改革"

働き方改革実現のために、経費精算業務にIT活用した事例を見てみましょう。某エレベーターの保守・点検を行っている企業様では、「点検業務で移動が多く、交通費精算で残業が多い」「上長の承認処理が煩雑」「経理処理が膨大で残業せざるを得ない」といった問題がございました。残業を前提とした業務パターンのため、残業3時間×20営業日＝月間60時間の残業が発生していました。紙やExcelファイルを利用した精算は、交通費、出張時の建て替えなど、日次で申請するのは手間でした。承認する側にとっても、精算内容が適切かチェックするため、相応の時間を割いていました。経理担当者の負荷は深刻で、月末は経費精算業務だけで手いっぱいでした。

システム導入前は、手作業入力が当たり前のため、働く場所を固定されていました。ペーパーレスを進めることで空き時間を有効活用し、いつでもどこでも経費精算できるようになりました。

楽楽精算導入によるメリット

ラクス様の「楽楽精算」システムを導入することにより、社内規程に準拠した申請のみを承認できることから管理職の負荷を軽減することができました。経理部門にとって面倒であった会計ソフトへの入力も自動連携で不要となり、CSVデータを楽に自動作成できるようになりました。各従業員はコア業務に集中することで残業抑制効果が上がり、上司や管理部門は、戦略立案、マネジメント等の企画・判断業務に注力できるようになりました。また、生産性の高いポジションへの人事異動も行いやすくなっています。

申請業務が手間なく簡単になったので、従業員の満足度は高まり、上長の負担は減り、経理業務もスムーズになりました。クラウド型経費精算システムにおいて4,500社以上の導入実績を持ち、従業員数・業種を問わず、幅広く安心してご利用いただける「楽楽精算」導入をぜひご検討ください。

AI-OCR技術の活用

次に、株式会社ワンビシアーカイブズ営業開発部商品開発グループの安廣祥太から、「外部倉庫がAI-OCR？AI-OCR技術を活用した業務効率化」をテーマに講演させていただきました。

AI-OCRとは

AI-OCRは、認識率が低いため実用化が難しかった日本語や手書き文字のOCRによる文字認識に、AI技術を活かすことで実用可能なレベルまで認識率を上げた、新しい技術です。従来のOCRと異なり、手書き、日本語、数字といった、業務レベルに通用する水準で読み取ることが難しかった文字の認識をディープラーニングで精度向上させており、申込書や契約書など、幅広い書類を対象にしています。

読み取りの「型」を選択しておくことで、AIが得意な認識は人手を介さず、人間でも間違えそうな項目は目視するなど、きめ細やかな設定が可能です。認識が難しい文字の読み間違いも簡単に訂正入力できるため、これまですべて手作業で転記していた工程の大半を自動化できるため、大幅な負荷軽減が期待できます。

株式会社ワンビシアーカイブズ　安廣　祥太

Wanbishi×AI-OCRサービスとは

従来の人力によるエントリー業務では、「ドキュメント用意 ⇒ 1次エントリー ⇒ 2次エントリー ⇒ データ納品 ⇒ 原本保管」という流れで、コストや処理スピードが課題になりやすい状況でした。オフショアの場合、大事なデータを海外に送るため、アウトプットの質や、情報管理に関する不安を払拭できませんでした。

AI-OCRサービスをエントリー業務に導入すれば、「ドキュメント用意 ⇒ AI-OCR ⇒ 確認・訂正 ⇒ データ納品 ⇒ 原本保管」という流れに改め、コスト削減・処理スピードの向上を図ることができます。万全なセキュリティ環境で、AI-OCR処理を実施します。画像ファイルのアップロード、読み取り結果確認・訂正、CSVデータのダウンロードを行う際は、当社データセンターのAIサーバーと閉域網で情報を暗号化して通信するため、データ流出の不安を解消できます。

Wanbishi×AI-OCRサービスの特長

ここで、主な特長を3つご紹介いたします。①人手も時間もかかるエントリー作業にAIを導入することで、コスト削減や納期の短縮が可能です。AIによるOCR処理は業務時間外に行い、業務時間中は人手を要する前後作業に集中するといった業務構築が可能です。②豊富なBPOノウハウを活かし、現状分析や検証など、さらなる効率化を追求できます。③スキャニング、帳票設定、AI-OCR処理、結果報告の作成、レイアウト改訂提案等の無償トライアルをお申込みいただけます。

省人化や業務スリム化を進める上で、AI-OCR導入をぜひご検討ください。