株式会社セブン・ペイメントサービス 様
- 要約
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設立間もないため、低コストでセキュリティが担保された書類保管先を検討
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様々な書類保管サービスと比較し、最終的に書庫探(しょこたん)を導入
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閲覧管理や運送リスクの低減等、同社の考えるセキュリティ要件を実現
導入背景
セブン・ペイメントサービス社様は、シェアリング・エコノミー型サービスの普及等、事業環境の変化を背景に、2018年１月11日にセブン銀行100％子会社として設立。主要な事業としては「現金受取サービス」など、送金・決済サービスを営む。
セキュリティを最重視する同社では、個人情報を含む重要書類は社外に保管することが社内規程に定められており、適した保管先を検討していた。 ただし、設立間もないということもあり、初期費用や月々の固定費がかからずセキュリティが担保されている書類保管サービスを探していた。
サービス比較
企業間の「契約書」や「取引時確認書」を中心に、管理運用を検討した。 一般的な書類保管サービスは、1箱に収納される書類数が多く、集配時の移動リスクを懸念した。
一方全件電子化した上で原本を保管する方法や、１件単位で預けて必要になった際に電子化する方法が候補だったが、想定よりも初期費用がかかるため断念。
検討の上、最終的に書庫探(しょこたん)を導入した。 導入にあたっては以下の点が決め手となった。
- 小ロットで預け入れ・取り出し・抹消が可能
- システム利用料などの固定費がかからない。
- 申請・承認機能を標準で搭載している。
- 各種認証取得などセキュリティ面の信頼。
導入成果
- 個人情報を含む重要書類の100％社外保管を実現。
- 会社設立間もないため、固定費が不要なサービスで書類管理にかかるコストを抑制。
- 承認機能により、書類を閲覧できる人物の徹底管理を実現。
- 小ロットで発生する書類に適した単位での保管で、書類を移動させる際のリスクを低減。
