アサヒプリテック株式会社 様 | 導入事例 | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

アサヒプリテック株式会社 様

要約
  • 膨大な産業廃棄物の処理に関する契約締結の非対面化を実現・推進
  • 充実した契約管理機能を活用し、電子移行率を集計しながら段階的なペーパーレス化へ

事業内容

1952年創業のアサヒプリテック株式会社様は、設立以来、「この手で守る自然と資源。都市鉱山を、発掘するチカラ」を大切に、近年は、貴金属・レアメタル原料の分析・再生・精錬・加工・販売を一貫して行い、豊かな社会の実現に向けて取り組んでいる。さらに、環境保全事業を通して、産業廃棄物の無害化処理や再資源化に尽力し続けている。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従来、契約は、紙文書を用いて行ってきた。契約締結に際しては、当事者双方の窓口担当者同士がすり合わせ、印紙を貼付し、一連の郵送手続きを行っていた。新規契約だけでも、年間数万件に上る数なので、これらの電子化を進めることで、契約業務にかかるスピードアップとコストダウンを実現したいと考えていた。

電子契約の導入を検討した時点で、既にコロナ禍の状況下に置かれていた。単にコストを抑えるだけでなく、対面で契約書を取り交わすことで生じる、ウイルス感染のリスクを回避する観点でも、有効な対策であると考えた。

WAN-Signを選んだ理由

WAN-Signを選んだ理由

まずは、コスト削減が最も大きなメリット。実際の利用・運用している担当者からも、歓迎する声が上がっている。操作方法が簡単で、直観的に使えるのでありがたい。自社の申請者だけでなく、取引先にとっても署名がシンプルに使える。とにかく簡単。他社の仕組みだと、最初から相手先を全て登録しておかなければならないものもあった。それは使い勝手が悪い。WAN-Signは好対照で、署名依頼権限を持つ利用者が署名者を柔軟に変更できる。

WAN-Sign「認印版」(クラウド事業者型)は、初めて電子契約を用いる取引先にも説明しやすい。仕様が分かりやすく整っており、新しいシステムの導入時に起こりやすい抵抗感を無理なく取り除ける。既存の書面契約の管理をシステム上で併用できるのも、非常に大きいメリットである。国産データセンターの安全なクラウドシステム上で一元管理でき、拠点に捉われず参照できる。

導入プロセス

導入プロセス

電子契約を導入する前のリサーチでは、市場で販売されている電子契約ツールについて、大半の仕様や料金体系を吟味して、数社程度に候補を絞った。コストパフォーマンスや相談対応の柔軟性で、NXワンビシアーカイブズのサービスは最も導入メリットが大きいと考えた。

WAN-Signと同時期に、他社の名刺管理システムを導入した。契約相手先のメールアドレスを参照して、電子契約で締結依頼するというスムーズな運用体制を構築できた。

NXワンビシアーカイブズには、かなり手厚くサポートしてもらっている。円滑に電子契約を導入するため、運用ガイドライン作りの基礎情報を提供してもらえた。テスト期間には、実際に導入担当者が自分でマニュアルを読んで操作しながら、気になる点をサポートセンターに相談すると、すぐに対応してもらえた。解消した不明点の回答を、運用手順に反映していった。

スモールスタートで、拠点ごとに電子契約の利用を始め、説明会を実施している。そこで実際に質疑応答を受けながらレクチャーして、社内用に録画した動画を利用者に案内している。

WAN-Sign利用方法

主な対象は産廃契約書や、通常の取引基本契約書で、印紙が高額な工事契約書類や、雇用契約書などへの適用も検討している。

過去の書面契約書は、数十万件あるので、徐々に電子化を進め、WAN-Signで統合管理していきたい。他にも法の制約がある書類は丁寧に吟味しつつ、各要件をクリアしながら利用できれば、管理コストを大きく下げられる。

産廃事業においては、収集運搬と処分で2種類の契約を締結しており、ボリューム的にもかなりの効果が見込まれる。

導入効果

導入効果

郵送作業や訪問などを減らし効率化するには、排出事業者と処分事業者を巻き込む必要があった。WAN-Sign「認印版」(クラウド事業者型)では、署名依頼する自社のみがコスト負担すればよいので、取引先を巻き込んだ運用を促しやすい。取引先及び自社担当者の利便性を向上でき、締結1件あたりの料金も他社と比べてリーズナブルである。

取締役会議事録についても、役員全員に捺印してもらうにあたり、非対面で行えるようになるのが、一層ペーパーレス化を進めていく上で望ましい。

当社電子触媒事業部では、締結件数自体はそれほどないが、既存の紙文書をPDF化して検索・閲覧するニーズが高い。一元管理する仕組みが非常に低コストで良い。電子契約の締結率を測る上で、部署ごとにWAN-Signから情報を取れるため、分子を全契約に対して判定・集計しやすくなった。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

WAN-Signの導入を契機として、様々な領域でペーパーレス化を推進するディスカッションがしやすくなっている。これからもクラウドシステムとして、さらに使いやすくなる機能追加や、法改正などに対応したメリットを最大限に享受できるよう、サービス品質を向上し続けてほしい。

【2022年6月現在】

企業概要

貴金属リサイクル事業、環境保全事業

神戸本社:兵庫県神戸市中央区加納町4-4-17ニッセイ三宮ビル16F
東京本社:東京都千代田区丸の内1-7-12サピアタワー11F
設立:1964年4月
URL:https://www.asahipretec.com

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