株式会社アシスト 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社アシスト 様

要約
  • 電子契約対象文書の範囲拡大にあわせてWAN-Signを導入、電子契約サービスを一本化
  • 内部統制と利便性を同時に向上させ、ビジネス部門全体での業務効率の最適化を目指す
  • 電子帳簿保存法の改正にも対応した契約管理と、紙の原本保管もワンストップサービスで実現!

事業内容

1972年3月設立の株式会社アシスト様は、パッケージ・インテグレーターとして、ソフトウェアを提供するだけでなく、そのソフトウェアを使いこなす上で必要なすべてのサービスを「インテグレート(統合)」し、お客様の情報活用をトータルに支援している。システムサポートの枠を超え、ITビジネスのあらゆるフェーズでお客様に役立つ「超サポ愉快カンパニー」として、快適なビジネス環境の提供を目指している。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従来は、契約書面を紙に印刷し、押印処理のため発送しており、相手方の押印が済むと返送してもらうため、手間と時間がかかっていた。原本の保管についても、ある部署は原本の倉庫保存を法務部門に委ね、ある部署は自部署で管理を行い、保管に個人ロッカーが使用されるケースもあった。統一的なツールと文書管理ルールを揃えることが課題であった。

電子契約の導入前から、紙が主流であった押印申請の手続きについて、既存のシステムリソース(Google Spreadsheet)を用いて業務のデジタル化を少しずつ進めてきていた。しかし、コロナ禍を受けてDX推進を加速させるため、電子契約システム導入のプロジェクトを発足することになった。

WAN-Signを選んだ理由

WAN-Signを選んだ理由

実は、既に雇用契約に関して一部を他社の電子契約サービスを使って実施していたが、デジタル運用する契約書の範囲を雇用契約からビジネス部門の契約書全般に広げるにあたり、ツールを見直して一本化を図ることとなった。ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」は、必要な機能が追加費用なしでパッケージ化されており、総合的に最適であると判断した。

具体的に自社が求める要件を整理したところ、契約書作成の効率化、業務ワークフローの簡便化・確実化、就業場所を選ばない業務継続、印紙代・郵送料や倉庫費用の削減、電子原本の証明力確保、他システムとのシナジーや連携という点が挙げられる。

既に紙で締結した契約書類の管理も重視した。電子契約で締結したデータだけでなく、引き続き残るだろう紙での契約書も、同じシステム上で一元管理したかった。保管倉庫との連携もパッケージで対応できるもの、という段階で導入候補が自然に絞られてきた。ワンビシアーカイブズは自社倉庫を有し、一連の運用費がリーズナブルで、同じシステム上から倉庫との作業連動が行える点が優れていると判断した。

導入プロセス

導入プロセス

2021年の初頭に電子契約の本格導入プロジェクトをキックオフした。プロジェクトには、総務・法務の主管部署を中心にメンバをアサインしたが、雇用契約の既存電子契約サービスからの移管および利用頻度が多く見込まれることから、人事部門のメンバもアサインした。

4月にプロジェクト活動を本格化した。5月にWAN-Signの利用申込を済ませ、運用を構築・試行した。実際に利用が多く見込まれる人事や総務担当、情報システム部門に、プレ運用として使ってもらい、フィードバックを元に運用を修正していった。9月に本格運用を開始した。

そうした動きに合わせて、印章管理規程の見直しやガイドラインの作成を行い、各種調整を進めながら、電子契約の対象範囲を徐々に広げていった。また、従来の文書管理規程の更新を行い、マニュアル類を整備し、対象とする文書種類の一覧表も作った。

4月のプロジェクト始動から、9月の本格運用開始まで、合計5か月弱で、WAN-Signを活用してビジネス部門の幅広い契約書類を電子契約・文書管理できる社内業務オペレーションおよび規定類の整備を完了させた。

WAN-Sign利用方法

WAN-Sign利用方法

有期雇用社員、嘱託社員(定年退職後の再雇用者)は、1年に一度契約更新をしており、「労働条件通知書兼雇用契約書」を対象とした契約手続きをWAN-Signで行っている。件数は、年40件ほどだったが、今後増加していく見込みである。労務契約は月4~5件(新規&更新)、派遣契約(4か月~半年更新)は月2~3件で、契約更新が多い月の締結数は、20~30件を見込む。

間接材購買のWAN-Signでの電子契約での契約件数はそこまで多くないが、紙で締結してキャビネットに保管している既存の契約書についてもスキャンしてWAN-Signへの登録を進めている。社員にお願いすると工数が増えてしまうので、スキャニング業務を総務でシェアード業務として受け付ける運用に整えた。スキャニング業務の依頼は、WAN-Signのワークフローを活用している。ワークフローで依頼後、文書ラベルを社員に印刷してもらって、原本と紙を一緒に総務に持参してもらう。

スキャニング後の紙の原本は総務で一元保管している。閲覧しなくなった紙の契約書原本は、将来的に、ワンビシアーカイブズの倉庫に保管依頼するための下準備を兼ねて、WAN-Signの文書管理番号順で整理している。

文書保管業務シェアード運用は、2022年の電子帳簿保存法改正の準備も兼ねている。他社の電子契約で交わしたPDFについて、通常のフォルダに保存するだけだと検索性を確保できないため、WAN-Signに必要情報を入力し登録することで要件を満たせるようにした。これも、登録時にWAN-Signのワークフロー機能を用いて、契約書の情報管理に必要な情報の入力モレが無いかを総務で確認している。

導入効果

導入効果

紙か電子かを問わず契約書を一元管理できるようになった。コロナ禍で出社できない状態で紙の契約書ファイルを探すのは大変だが、WAN-Signに登録されたPDF原本なら、どこからでも容易に検索・アクセスできる。伝票類と照合する際も、WAN-SignのドキュメントID入りのURLを共有すれば、即座に確認できる。

雇用契約などの人事関連書類は閲覧権限も重要なので、WAN-Sign上でフォルダ管理することにより、利便性を損なうことなく、統制力を向上できた。システム上で情報管理できるため、契約書の提出忘れなどの不備を防ぎ、同システムで文書管理まで一気通貫でできることにもつながった。

派遣・労働契約は、自社捺印だけでなく、当然相手方がいることなので、郵送した場合、返送待ちから締結までに約1週間かかっていたところ、早ければ依頼当日に締結完了できるようになった。

契約種別を問わず、押印業務の担当者は、以前は、印鑑を押すために出社する機会も多かったので、電子契約の運用範囲を拡大することでリモートワークを推進できる。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

実際にWAN-Signを利用した社員にヒアリングしたところ、システムのインターフェースが馴染みやすいという声が大半を占める。電子契約の利便性を実感できているので、対象とする契約書の導入範囲が広がれば、作業者の負荷はますます軽くなる。色々な使い方を試しつつ、どの種類の契約書を対象に加えると高い効果を得られるのか検討し、お客様に押印いただくためのプラットフォーム構築なども視野に、段階的に利用範囲を拡大していきたい。

電子契約の導入プロジェクトは、前向きで活発な雰囲気の中で進めることができた。これまで当たり前だと思っていた紙に押印するための出社を減らしていくなど、自分たちが主体的に取り組んでいくことにより、実際に社員の働き方が目に見える形で変わってきた。長年の習慣を見直すのは簡単な課題ではなかったが、メンバ一人ひとりが知恵を出し合い、具体的な解決策に導いていくことができた。ビジネス部門のデジタルトランスフォーメーション(DX)の旗振り役として、より一層の高みにチャレンジしていきたい。

【2021年11月現在】

企業概要

コンピュータ用パッケージ・ソフトウェアの販売、技術サポート 等

本社:東京都千代田区九段北4-2-1 市ヶ谷スクエアビル
設立:1972年3月
URL:https://www.ashisuto.co.jp

WAN-Sign 活用事例集ダウンロードはこちら