株式会社ブロードリーフ 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社ブロードリーフ 様

要約
  • 文書情報の網羅的な把握と、誰にとっても分かりやすい契約管理の運用を実現!
  • 場所を選ばない業務体制で不要な出社を減らし、在宅勤務の推進にも大きな効果を発揮

事業内容

2005年12月創業の株式会社ブロードリーフ様は、自動車整備工場や部品商など自動車アフターマーケットの事業者を中心に、約30,000社に事業創造を支援する業務アプリケーションを開発・提供する他、異業種を結ぶネットワークサービスなどを提供している。

導入前の契約業務

WAN-Sign導入前は、契約時に紙に押印しており、契約書原本の管理は、Excelシートで行っていたが、契約期限を把握するのが大変だったので、契約期限を管理できる仕組みがあるシステムを取り入れたかった。

従来の期限管理は、逐一紙の契約書を開いて中身を1枚ずつ確認するため負荷が高く、網羅的にチェックすることに苦労していた。そのため、契約書情報のデータベース化を検討した。リマインド通知など、契約内容が確認しやすい機能を持つサービスを探していた。

WAN-Sign利用方法

まず、既に保有している紙の契約書情報を管理することから、WAN-Signを使い始めた。実際に使用してみて最も良い点は、電子契約の締結だけでなく、契約情報の管理機能も備わっていることだった。入力時の自由度もあり、情報を登録しやすい。

電子契約締結するのに必要な操作も直感的なもので分かりやすい。担当者が契約締結に向けて契約書類の製本や押印を行うために出社しなければならないという事態が減少したため、在宅勤務の推進にも役立っている。

疑問点があるときは、ワンビシアーカイブズの営業担当に相談することもあれば、WAN-Signのヘルプデスク担当に連絡することもある。回答も早めにもらえてありがたい。期限管理もシステム上で管理している。

選んだ理由

他社の電子契約サービスも検討してみたが、契約管理の機能を備えていることや使い勝手の良さから、ワンビシアーカイブズのWAN-Signを本格導入することに決めた。契約書のPDFデータがなくても、文書情報のみで登録することもできるため、紙の契約書情報と電子契約で締結した原本情報を統合的に管理できる点を評価した。

元々、ワンビシアーカイブズは書類保管を長年にわたり生業としている会社であるため、契約管理の機能について信頼と安心感がある。例えば、契約依頼先の設定ができることや、紙の契約書と電子契約書を別のシステムを使用せず一元管理できる点が、他社サービスと比べて導入メリットが高いと感じた。

機能面のメンテナンスや拡充が随時行われているので、今後社内における活用ニーズが多様化してくるときにもWAN-Signなら対応できる可能性が高い。価格についても、他社だと有料オプション扱いになるような機能が組み込まれているため、追加費用が掛からずリーズナブルである。

導入プロセス

導入プロセス

WAN-Signを利用開始するにあたり、まず既存の契約管理データをシステムに反映していくことから始めた。ワンビシアーカイブズの営業担当の方にもご尽力いただき、大変助かった。

社内で電子契約を運用する際の規程も作成し、押印業務に関して、管理業務を担当するスタッフに社内フローを説明し、要望を取り入れながら実務運用の仕組みを構築していった。

フローの決定後は、全社的に電子契約システムを浸透させるにあたり、社内周知を徹底することに努めた。説明会を各部門向けに実施した。

導入効果

導入効果

事務工数を削減できたのが一番のメリットである。紙では必須だった契約書原本を回収した後の保管、押印・郵送の時間を丸ごと削減できた。従来は、全ての契約書で取引先との間で製本した契約書を郵送するという対応を行っていたが、WAN-Signを導入したことで、契約締結までの時間をかなり短縮できた。

ブロードリーフで締結している電子契約の比率が半分近くに高まってきた。ここまで利用を浸透させるまで、運用整備から1年程度をかけて行ってきた。紙で押印申請が来るたびに、電子契約を打診して、さらなる利用促進を図っている。ソフトウェアベンダー等のシステム開発パートナーとは、以前から多数の取引契約を交わしており、電子契約に抵抗も無いことから、とりわけ歓迎の声が寄せられた。

継続的なシステムのバージョンアップを経て、契約管理のレベルや使い勝手が向上している実感もある。きめ細かな改善要望も吸い上げてくれるので、今後一層の進化を期待したい。

【2021年9月現在】

企業概要

情報・通信業

本社:東京都品川区東品川4-13-14 グラスキューブ品川8F
設立:2009年9月
URL:https://www.broadleaf.co.jp

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