RFIDタグを活用した業務改善サービスご利用社様 | 導入事例 | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

RFIDタグを活用した業務改善サービスご利用社様

要約
  • RFIDタグを活用した業務改善サービスの導入により、書類の棚卸し工数を大幅に削減
  • 既存の自社ワークフローを活かしながら、作業負荷を軽減しつつ、業務効率を向上!
従来の業務運用

従来の業務運用

自社ビル内で、関東と関西を合わせて約200万件の書類を管理している。
書類1件ごとにバーコードが印字された紙が添付されているが、特にバーコードを用いた棚卸業務において、原本の出し入れや、1件ごとのスキャニング作業等に多大な負担がかかっていた。
実際に、作業者は、棚からカゴに書類を入れて、
 ① 作業場所へ持ってきて
 ② 読み取って
 ③ 棚に戻す
という流れを繰り返し行っている。

作業の前後で移動して原本を出し入れする過程は、腰に負担がかかりやすい。
また、書類は順番どおりに並んでいる必要があり、一連の作業を通して紛失リスクにも気を遣っていた。

作業負荷を軽減するための問題解決手段として、RFID(Radio-frequency identification)の技術を導入して、無線通信による非接触型のスキャニング業務も過去に検討したが、RFIDタグは費用が高額で、アプリケーションを1から開発すると初期費用が膨らむため、コストに見合った効果を得られないことから、着手できないでいた。

NXワンビシアーカイブズからの提案

具体的な業務上の課題や費用対効果に関して、NXワンビシアーカイブズに相談したところ、RFIDタグを効率的な調達を支援してくれるとともに、棚卸のためのアプリケーション開発も任せられることになった。
BPO(Business Process Outsourcing)に関する長年の業務ノウハウを有するため、現在の作業工程をシステム要件に再構築する上で、具体的な解決策を示すものであった。

バーコードリーダーで読み取った文書データを自社の管理システムとマスタ突合する流れは継続したかった。
新規でシステム構築するわけではなく、作業者が新たに覚えなければならない段取りを増やすことも避けたかった。
既存の手順を元にデータ照合できる仕組みを取り入れることで、大きな運用変更の労なく自社の作業処理フローに統合できるNXワンビシアーカイブズからの提案を歓迎した。

導入の決め手

導入の決め手

自社ワークフローの流れを受けた提案であること、費用や開発期間が適切であること、という2点を評価軸として検討を進めた。

最初からすべてのアプリケーションを作り込もうとすれば膨れ上がる費用も、汎用パッケージをベースに初期費用を抑えつつ、自社特有の棚卸業務フローに沿ったアプリケーションを追加開発するというアイデアまで織り込んだ柔軟性に富む提案を受けた。初期費用を早期回収することが期待できる、という見込みを立てられたことが、NXワンビシアーカイブズの業務改善施策を採用する決め手となった。

自社で使用している管理システムに送信するコードの桁数など、既存業務とサービス仕様の整合性を迅速に取ってくれる点も評価した。複数のシステムを横断した作業フローであり、アプリの修正など、付帯的な準備・調整においても細やかな対応を求めていた。

管理番号など、基幹システム内の項目すり合わせについて、NXワンビシアーカイブズの案件担当者が仕様書を確認しながら、システムベンダーとコミュニケーションを取り、テストデータを作成して、運用バリエーションの試行サイクルを回してくれた。

導入後の効果や感想

バーコードリーダーを用いた従来の作業方法では、1万2千~8千件のスキャニングが作業者1名あたりの限界であり、終日対応することによる負荷も大きかった。5~6時間かかっていた作業がRFIDを活用すれば約1時間で完了できる。

例えば、ある書類50万件を処理しようとすれば、10~40日程度の作業期間を想定して、特別なチームを編成し、自社の事務処理センターで応援人員を呼んで対応にあたることになる。管理システムとのマスタ突合を長期間実施していく場合、各種調整も手間だった。
照合しないデータが発生すると、書類棚を人手で検索することになるが、バーコードリーダーと紙に出力したレポートを持ちながら探さなければならなかった。

RFIDであれば、書類の近くにリーダーをかざすとデータを読み取れるため、棚から都度原本を取り出さなくて済むようになった。これにより、全体の工程にかかる作業期間を大幅に短縮できた。

今後の期待

今後の期待

書類の棚卸業務は全体のごく一部であり、アナログ(紙)情報であるがゆえに自動化できていない業務が他にも多数存在している。
完全にアナログ(紙)情報をデジタルへと移行することが現実的ではない以上、解決すべき課題は多い。今回はRFIDを活用した効率化であったが、豊富なBPO業務経験を持ち、その他の様々なIoT技術を具体的にどのように活用すれば業務見直しが実現するのか?自社の業務に合わせた提案をしてくれる点を高く評価しており、今後のNXワンビシアーカイブズからの提案に期待している。

【2022年4月公開】

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