株式会社サーキュレーション 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社サーキュレーション 様

要約
  • 個人と企業間の準委任契約書の締結に電子契約を導入
  • 契約書の作成、送付、保管まで、一連の業務フローをAPI連携で自動化推進
サーキュレーション_事業内容

事業内容

株式会社サーキュレーション様は、「世界中の経験・知見が循環する社会の創造」というビジョンを掲げ、複数フィールドで活躍するプロ人材のナレッジを強みに、企業の新しい成長戦略として、「プロシェアリング」サービスを提供している。
企業ロゴの「C」は、人々の知見が循環し、柔軟に、ダイナミックに変形するサークル「CIRCULATION」の頭文字である。

サーキュレーション_導入前の契約業務

導入前の契約業務

業務委託契約・秘密保持契約などをSFA(Sales Force Automation)ツールで作成し、捺印後、個人の相手方や取引先企業宛てに、紙を郵送し、返送していただいていた。紙の原本は、社内で保管しているが、そのためのスペースが不足してきていた。

企業と個人の両方向で発生する契約について、レターパックによる返送料金も負担しており、紙ベースの運用は、1契約あたり、往復で約1,500円かかっていた。

契約締結から送付まで一連の業務を可能な限り自動化するため、API連携が可能な電子契約サービスに絞って導入検討に着手した。

サーキュレーション_選んだ理由
電子契約推進プロジェクト リーダー 高橋様

選んだ理由

金融機関や上場企業によるサービスの利用実績の豊富さ、検討を進める中で内部統制等の質問や相談へのレスポンスをスムーズに行ってくれる信頼性が決め手になった。
実現したい目標に対し、どのようなAPI連携がふさわしいか、詳しく分かりやすい回答を得られる点も評価した。具体的な解決策の種類も豊富で、細かいところまで対応できる点を評価した。

元々、個人と企業間の契約を効率化していくことが課題であった。請負ではなく準委任契約が主たるターゲットだったので、印紙税よりも、契約書の作成、締結、郵送に関するコストの削減を重視した。

サーキュレーション_導入プロセス

導入プロセス

まず、テスト環境や無料プランで「WAN-Sign」を利用してみて、電子契約の締結を体験してみた。しばらくは、パイロット運用を継続し、SFAで、契約書作成フローとの接続に関する要件定義を行い、API連携の検討を進めた。

無料プランを始めた段階で、電子契約の利用部署を対象に、ワンビシアーカイブズの営業担当が勉強会を開催し、参加者各位からの疑念点を払拭してもらえたことがプラス要素となった。
その過程でも、内部統制上の検討事項など、社内で議論するための情報を提供してもらえたことも良かった。社内で「このまま進めても問題なさそう」という声が大勢となり、「WAN-Sign」を有料プランに切り替え、API実装へとフェーズを進めていった。

技術面では、自社署名の処理について、どのように顧客と自社のアカウント両方を組み込むか念入りに検討した。契約締結の差し戻しフローに関しては、RPAも応用し、捺印位置がずれないように契約書フォームを合わせるなどの準備を行った。

サーキュレーション_利用後の感想、印象

利用後の感想、印象

API連携を実現でき、作業工数を削減するため自動化の仕組みを構築できた。ユーザーからの不満も出ておらず、クライアントとの電子契約利用率は、それまでの紙を用いた契約に対して、早くも80%に達している。
タイムスタンプの表示方法や、ワークフローの実装で戸惑ったこともあるが、技術点な解決策も含めて、ワンビシアーカイブズの営業や技術担当から、迅速で的確な返答を得られたので、総合的な満足度は高い。

社内への効果

大きく分けて3種類の効果を上げることができた。

①工数削減: アシスタントが出社しなくて済むようになり、在宅勤務を推進できた。印刷して、捺印者のスケジュールを確認し、レターパックを投函するといった時間をなくし、1契約あたり約15分の時間削減につながった。
②郵送コスト圧縮: 紙の場合、1契約につき4枚の契約書を、それぞれレターパックを付けて送付するため、1件あたり約1,500円かかっていたコストを、ほぼ半減できた。
③内部統制: 郵送で契約書を送付すると、万一の紛失や返送の遅れが可能性として起こり得る。電子契約ならば再送不要で、見逃しもなく、契約締結までの時間を短縮できる。

契約締結にあたり、紙を印刷・保管せずに済み、デジタル管理できるようになったので、物理的なスペース確保に悩む必要がなくなったのも嬉しい。

社外への効果

電子契約の導入により、取引先からも便利になったという声を頂いている。API連携を行うにあたり自社開発している事例をクライアントに紹介することもでき、営業提案の幅が広がった。

今後のワンビシアーカイブズに期待すること

API連携で行った契約の差し戻しに関する検知機能の付与や、トークン有効期限の延長など、機能面でもさらなる進化を期待している。
コミュニケーションの丁寧さ、レスポンスの速さは、ワンビシアーカイブズの強みだと思う。今後、電子契約サービス「WAN-Sign」のユーザーが増えるに伴い、各方面からの要望も多くなると思うが、カスタマーサービスの質を維持・向上し続けてほしい。

企業概要

プロシェアリング事業

〒150-0001
東京都渋⾕区神宮前3-21-5 サーキュレーションビル ForPro

設立:2014年1月
URL:https://circu.co.jp//

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