株式会社デサント 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社デサント 様

要約
  • 署名方法(実印版と認印版)の使い分けにより、様々な種類の契約書類の電子締結およびデータベース管理の一元化が可能に
  • 導入後は大阪と東京のオフィス間で契約書類の送付が不要になり、事務負荷軽減とテレワーク推進に寄与

事業内容

デサントグループは総合スポーツ用品メーカーとして、幅広い競技用のアイテムを展開する『デサント』ブランドをはじめ、フランス発祥のブランド『ルコックスポルティフ』やウォータースポーツブランドの『アリーナ』、英国発祥のフットボールブランド『アンブロ』など、多くのブランドを主に日本・韓国・中国で展開。

「すべての人々に、スポーツを遊ぶ楽しさを」を企業理念に、「体を動かす楽しさ」「競い合う楽しさ」を提供することで、一人一人のいきいきとしたライフスタイルの創造に貢献している。

導入前の契約業務

従前は、紙の契約書による契約締結をしていた。一部の印鑑は、東京または大阪のいずれかの事業所だけで押印をしており、押印の為に事業所間で契約書を郵送する必要があった。

また、締結後の契約書のデータベース管理についても課題があった。電子契約を導入することで、当社ひな形で締結する国内契約を中心に紙の契約書から電子契約への移行を進め、印紙税や郵送代の削減と業務効率化を進めると同時に契約書の一元管理と閲覧環境を整える狙いがあった。

WAN-Sign利用方法

WAN-Sign利用方法

上記の課題解決策として、新しい押印手段として、ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」の導入を決めた。電子契約の対象書類としては、売買契約書、アドバイザリー契約書、業務委託契約書など多岐にわたる。大きく用途を整理すると、次の2通りの機能・役割をWAN-Signに果たしてもらっている。

1) 電子署名システム
自社ひな形の契約書を中心に電子契約を推進し、業務の効率化を進めている。

2) 契約書データベース
WAN-Sign導入以前はExcelファイルを契約書データの管理に用いていたが、導入後に電子署名で締結した契約書はもちろん、導入前/後締結した紙媒体の契約書もWAN-Signで一元管理できるようになった。

選んだ理由

電子契約サービス「WAN-Sign」を知ったのは、展示会でのことだった。他社製品と比較する際は、まず使いやすく、必要な機能も備えているという両軸から評価することを心掛けた。「電子署名」と「契約書データベース」両方の機能を兼ね備えており、「実印版と認印版」の署名方法を使い分けられることを必須条件としていた。

WAN-Signは重要な契約書に対しては本人確認を厳格に行える「実印版」相当の電子署名と、広く多様な文書に適用したい際の「認印版」相当の電子署名を用いることができ、費用面でも満足度が高かった。

また、IDの権限管理は、権限設定のバリエーションが豊富で分かりやすく、IDの一括登録が可能である。ワンビシアーカイブズが自社の国内データセンターでシステム運用している点も評価した。外部からの不正アクセスを遮断できるIPアドレス制限が無償であること、グループ会社を含む海外の相手先との契約も想定されるため、英語での操作性もポイントとなった。

導入プロセス

導入プロセス

まず、電子契約の実印版と認印版の両方あるいは片方を組織内のどこで使用するかを整理した。実印版は、株式会社デサントと、デサントジャパン株式会社における社長名義の押印において使用し、それ以外の契約書類では認印版を運用する方向を定めた。

権限管理について、各組織・部門ごとにフォルダの閲覧権限を分類・設定した。過去に紙で締結した契約書データもWAN-Sign上に登録することで、社内で情報管理しやすい運用の仕組みを構築している。

導入に先立ち、ワンビシアーカイブズの営業担当が複数拠点を対象に、電子契約に関するウェブ説明会を複数回にわたり実施することにより、あらかじめ不安や疑問を払しょくすることができた。

導入効果

電子契約を導入したことで、押印の為に東京と大阪のオフィス間で契約書類を郵送し合う手間が省けた。その他の紙の契約書の製本作業、押印作業など出社しなければできない作業が削減され、社内のテレワーク推進にも貢献している。

郵送費と印紙代を削減することもできた。また、紙媒体の押印作業は、押印の請求から締結まで2週間~4週間かかることもあったが、電子媒体の場合は早ければ1日~3日で終わらせることができる。

進捗も可視化されるので、承認が停滞した時にリマインドしやすい。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

導入により時間・費用の削減効果を実感できている。使用方法については、メールやTELによる問合せ対応のヘルプデスクがあるので、いつも助かっている。電子契約が今後社内および取引先を含め浸透していくように、引き続き利用を促していきたい。

今後のワンビシアーカイブズに期待することは、継続的な機能拡充と細やかなサポートを通して、さらに使いやすいシステムを目指してほしい。

【2021年9月現在】

企業概要

スポーツ用品及びこれらに関するものの製造と販売

本社:大阪市天王寺区堂ヶ芝1-11-3
設立:1935年2月
URL:https://www.descente.co.jp

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