株式会社早野組様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社早野組様

要約
  • 山梨県を中心とした建設工事パートナー企業との契約締結に電子契約を活用
  • 郵送作業を削減することで、各事業部門のコア業務における生産性アップ!

事業内容

1887年(明治20年)創業の株式会社早野組様は、『地域に根ざした総合建設業として、社会資本の整備と公共の福祉に貢献することにより、社是「和」の下にお客様・社員・パートナー会社などすべての関係者の幸せを達成すること』を基本理念に、真心と確かな技術で常にお客様に満足していただける製品を提供している。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従来は、建築本部・土木本部・舗装本部等、自社内の各部門から書面による注文書請書をパートナー会社に郵送。書面化に際しては、会計システムのデータをWordやExcelに差し込むことにより作成。

作成した注文書請書を各部門がパートナー会社宛に発送。その後、概ね一週間程度経過すると、請書が返送されてくる。受領した請書は、回収確認を行ったうえで部門ごとに原本を保管していた。

工事請負金額が多額となる建設業界では、下請発注額も大きくなり、そのため、契約書に関わる印紙の負担も大きい。ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」は、経済産業省の「グレーゾーン解消制度」というスキームを活用し、電子契約の技術要件について、建設業法における適法性の確認を国土交通省から受けている。これにより、工事基本契約の電子締結が可能となり、パートナー会社の印紙の負担がなくなる。

様々な既存契約先が存在する中でも、パートナー会社との契約は大きな領域だったので、率先して優先的に合理化したいと考えていた。

WAN-Sign利用方法

契約業務をデジタル運用に切り替えれば、印紙が不要になることは、大きなメリットであり、パートナー会社が負担するコストを減らすことができる。その点をご理解いただき、電子契約を推進していきたい、というメッセージを関係各社に通知して意思確認を取り付けていった。

当初、電子契約への移行に対して、従来通り紙の契約でも良いのではないかという反応は少なくなかった。また、「電子契約」という言葉を聞くと、導入や操作が難しいのではないか、という印象を持つ取引先からの声も聴かれた。導入費用がかかるのではないかと不安になるパートナー会社もあったが、丁寧に説明を重ねつつ、ひとたび利用開始されると順調に運用が浸透していった。

自社業務において最も影響が大きかったのは、一連の郵送作業が不要になった点である。パートナー会社も注文書請書の返送負荷がなくなったので、レスポンスも格段に早くなった。

導入プロセス

導入プロセス

時代に即した働き方を推進していくため、自社内にICT活用チームを設けている。その取り組みの一環として電子契約を導入していきたい、という議題が挙がっていた。そうした背景もあり、自社内については、スムーズに電子契約の導入を進められた。

外部データについて、テンプレート機能を試す必要があったので、ワンビシアーカイブズの営業担当と相談しながら、約2ヶ月間、実務運用に耐えうるシステムであるか検証を重ねた。

自社内のICT活用チームに対して、テンプレート機能などを評価軸に据え、WAN-Signと他社システムを比較している旨を伝えた。CSVからのデータを使用したデモンストレーションを行い、有用性を確かめながらテスト結果を蓄積していった。

パートナー会社に向けて電子契約の利用開始を依頼するにあたり、自社内の事業部門に契約業務における運用の変更を周知した。各部門が契約に必要な情報を取り落とすことが無いように、会計システム入力時の書式を変更し、各項目情報を確認するように徹底した。

社内外の導入効果

社内外の導入効果

取引先からは、印紙がかからなくてありがたい、思っていた以上に操作が簡単で便利だ、と評価されている。押印の必要が無い事、郵送の手間と時間が削減された事により、従来は契約締結まで一週間程度かかっていたが、即日契約を締結完了することもできるようになった。時間の短縮が目に見えて分かるので、効果検証もしやすい。

社内業務の効率化に関しても、注文書請書を紙に出力、捺印後、契約締結先ごとに仕分し、封筒に入れるために折る作業を経て郵送。各回は約50件が2日に1度くらいの頻度。これら一連のプロセスを各部門で行わなくて済むようになり、コア業務に専念するための時間確保につながっている。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

利用後の感想、印象、これからの活用予定

現在は、「工事下請基本契約」を締結した後、個別工事ごとの「注文書請書」にWAN-Signを適用している。今後は、他の契約業務にも電子契約の対象を広げていきたいと考えている。会計システムと紐づけが必要な文書以外(例:業務委託契約書)など、既に活用拡大の目途を付けている。

取引先に電子契約をご利用いただくにあたっては、操作マニュアル等を各パートナー会社に送付している。マニュアルで充分操作が分かるためか、特にトラブルなくご利用いただけている。ワンビシアーカイブズの営業担当や、ヘルプデスクも対応が丁寧で、すぐに疑問を解消できるのがありがたい。

今後のワンビシアーカイブズに期待すること

テンプレートを利用した契約書の作成について、項目ごとの微調整など、さらに使い勝手が高まることを期待している。権限者が自らWAN-Signを使用するほか、操作担当者が別に作業する場合もあるので、回議用の閲覧機能などが充実すると嬉しい。

企業概要

総合建設業

本社:山梨県甲府市東光寺一丁目4番10号
設立:1887年
URL:www.hayano.co.jp/

hayano_logo.png

WAN-Sign 活用事例集ダウンロードはこちら