京葉ガス株式会社様
導入事例

製本・郵送・印紙対応等の工数削減により本来の業務に専念できるように。費用対効果とセキュリティ面でも高評価

企業概要

ガス事業等
本社：千葉県市川市市川南2-8-8
設立：1927年1月
URL：https://www.keiyogas.co.jp

要約	自然災害や紛失リスク対策、簡単操作で利便性向上、作業負荷の大幅な低減！電子契約をきっかけに、コア業務への注力と、コストメリットの両方を無理なく達成

事業内容

1927年設立の京葉ガス株式会社様は、昨年末にオール京葉ガスの“ありたい姿”や“事業の方向性”を定めた「長期経営ビジョン2030」と「中期経営計画2022-2024」を策定し、2030年の“ありたい姿”「“つぎの「うれしい！」”をご提供することで、お客さまの“期待を超える”存在となる」の実現に向けて、日々、情熱を持って事業に取り組んでいる。

導入前の契約業務

従来から、複数ページの契約書が多いため製本作業が大変だった。紙の郵送にも手間や時間がかかっており、ペーパーレス化への機運が高まっていた。

契約書類は、保管スペースの確保や、保管後、書類を探す手間も煩雑だった。近年の豪雨等の水害リスクに備えるという観点など、BCP（事業継続計画）を推進する上でも、紙の運用を変えたかった。

また、契約書の押印については、代表印を押印するために、各事業所から本社に書類を持ち運び、決裁を経て押印する流れだったので、少なくとも1営業日を要することや、万一、契約書を紛失するリスクも未然に防ぎたいと考えた。

WAN-Signを選んだ理由

費用対効果が高いシステムであることが一番の要因。パッケージ化されている機能が豊富で、複数社と比較して最も優れていた。

IPアドレス制限は重要視していたため、追加費用を要するオプションではなく標準搭載されている点も評価している。WAN-Signで電子的に締結した契約書のみならず、台帳としての管理機能も重宝している。

セキュリティ面は、自社の情報システム部が高い評価を与えた。災害対策と高度なセキュリティ対策がされた自社所有の国産サーバーは安心できる。操作性で重要なのは、感覚的に取り扱えること。WAN-Signは、マニュアルを見ないでも基本的な操作は可能な画面・手順となっている。ヘルプデスクなどのフォロー体制も充実しており、メールや電話で手厚く対応してくれる。

導入プロセス

導入決裁後、社内展開の準備を始めた。具体的には、規程類やマニュアルの作成から取り掛かり、全社通達を出して、説明会を開催した。ＮＸワンビシアーカイブズが提供した説明資料を元に操作しながら、画面キャプチャを保存するなどして、自社の特性に合わせた自社用マニュアルも用意した。

グループ会社を中心に組織間の電子契約も推進した。導入に際しては、各社、受け止めは様々であったが、印紙代がかからない、製本などの付帯作業が減る点などを丁寧に説明していった。当初は、従来の業務フローを変えることに対する抵抗感が大きかったが、電子契約の仕組みやメリットを解説し、実際に使い始めてもらうと、作業負荷が小さい、手間も減ったという声が上がってくるようになった。

WAN-Sign利用方法

導入当時、対象とする契約書の種類も並行して洗い出し中だった。各箇所がグループ会社等と締結する業務委託契約や、総務では土地や不動産の貸借契約などに着手した。

資材部では、日常の取引において、EDI（電子データ交換）取引を行っているが、一部の取引においては、書面での注文書、注文請書のやり取りが発生していた。

この際に、WAN-Signで注文請書の締結依頼を出して、認印メールから署名してもらえば相手方の印紙代もかからないため、喜ばれている。

部署を横断する会議の議事録の調印においても、既存のワークフローシステムでは、3か所以上の部署間を横断して取り交わす書面は対象としていないため、WAN-Signを使用している。

導入効果、これからの活用予定

契約書締結に関わる一連のフローにおいて、定量的な評価は出来ていないが、数十時間程度の作業工数を削減できたと感じている。

あわせて、法務部門にとっては、印紙代に関する相談件数が減ってきたことで、本来注力すべき業務に専念しやすくなったと感じている。以前は、どの契約にいくらの額を充てるか分かりにくい場合、都度相談対応しなければならなかったが、電子契約なら印紙自体を貼付しなくて済むので、そうした対応時間も丸ごと削減できた。

決められた使い方だけでなく、工夫次第で色々な業務効率化を図れる。今後も工夫しながら使っていきたい。書面と電子契約の一元管理により、過去分を含む全社的な文書管理のレベルの向上を図っていきたい。

【2022年7月現在】

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