社会保険労務士 久保事務所 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

社会保険労務士 久保事務所 様

要約
  • 事務所内にある大量の書類が業務の無駄と働き方の制限を生んでいた
  • ただ預かるだけの書類保管サービスではなく、必要な時に必要な書類を電子化してくれる「書庫探」の導入を採用
  • 外出先でもPDFの依頼・PDFを見ることができるため、働く場所を問わず仕事ができるようになった
  • 同社課題であった作業コストや保管スペースの確保などの課題も解消
導入背景

導入背景

社会保険労務士のような「士業」はまだまだ紙文化で、日々大量に発生する書類の中、業務を行っている。久保事務所も大量に発生する書類に悩まされ、倉庫へ書類を預け入れることでオフィススペースを維持していた。

しかし、倉庫を利用していると書類を取り寄せた際に、箱が届く時間帯に事務所にいなくてはならず、その結果お客様への訪問や打ち合わせの時間が制限されてしまっていた。また、箱が届いてから開けて、大量に収納されている書類の中から、1件を探し出すのにも時間がかかっていた。

対策として、いつでも書類が見られるように、全書類の電子化を検討した。ところが「たまにしか見ない書類」が多く、費用対効果が見合わないため断念した。
 書類自体が必要な訳ではなく、記載されている情報が知りたいのに、書類が届くのを待ち、そこから特定の書類を探すことにムダを感じ、解決したいと考えていた。

alt画像

サービス比較

すべての書類の電子化も検討する中、久保事務所が選択したのが、ワンビシアーカイブズ(以下、ワンビシ)の書類保管サービス「書庫探」である。「書庫探」は、大量に発生する書類の中でも「たまにしか見ない書類」を主なターゲットにしたサービスだ。書類をワンビシの倉庫に預入れ、必要都度、無料で利用できるWebシステムを経由してPDFの依頼、PDFを見ることができる

全ての書類をPDFにするには多大な労力(=コスト)がかかるため、必要な書類だけを必要な時にPDFにすることで、コストも最低限に抑えられる

サービスを利用するにあたり、懸念したのがPDF化までのリードタイムだ。「書庫探」でPDF化を依頼すると、データが届くのに数時間かかるため、業務に支障が出るのではと懸念していた。しかし、業務内容を振り返ると、一部の書類を除いて数時間後でも問題がなく、探す手間が省けるためメリットが大きいと感じた。

また、お客様の大事な書類を外部に預けるので、信頼性も重要な要素となる。「書庫探」では書面での監査は通常のサービスの範囲内で、必要があれば実地監査(有償)もできるので、信頼できると感じ、導入の決め手となった。

画像alt

導入成果

外部倉庫を利用していた分と、事務所内に残っていた「たまに見る書類」を「書庫探」で保管することで、今まで書類に占拠されていた事務所スペースの有効利用ができるようになった。 また「書庫探」に預ける際は一定の整理が必要なため、その際に必要がない書類があれば破棄することで、全体の書類量も削減された。

従来の外部倉庫と違い、依頼をすれば必要な分だけPDFで書類を見ることができるので、
箱が届くのを事務所で待つこともなく、お客様のスケジュールを優先した訪問が可能となった。
また、パソコン1台でどこでもPDFが見れるので、働く場所を問わない働き方が実現できた

企業概要

社会保険労務士事務所

代表者:社会保険労務士・中小企業診断士 久保英信
所在地:〒101-0032
東京都千代田区岩本町三丁目3-13 グレンパーク秋葉原イースト202

URL :https://www.kubo-office.jp/

お見積り・資料請求、お問い合わせ