株式会社LIXILホームファイナンス 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社LIXILホームファイナンス 様

要約
  • 今まで紙を用いて関係各所と締結をしていたが、リードタイムとコストを削減したいと思っていた
  • 各社サービスを比較したが、使いやすい商品設計と、文書管理の知見を持った担当営業による丁寧な対面フォローを評価
  • 関係各位向けへの説明会や規定の見直し等の事前準備と無料版での事前運用を経て、社内での本格運用を開始
  • 導入後は事務効率アップ・コスト削減を実感、きめ細かいアフターフォローが凄い!
LIXILホームファイナンス_事業内容
【出典】株式会社LIXILホームファイナンス様HPより

事業内容

株式会社LIXILホームファイナンス様は、LIXILグループの企業理念「優れた製品とサービスを通じて、世界中の人々の豊かで快適な住生活の未来に貢献します」の実現に向けて、2015年3月に開業したLIXILグループの金融サービスを提供する会社である。
住宅金融支援機構が運営する長期固定金利型住宅ローン【フラット35】を中心としたサービスで、お客様に安心の住宅建築、住宅購入のサポートを行っている。

2017年1月には、自宅の建築中に事業者側の不測の事態で工事続行ができなくなった際の追加費用を一定の範囲内で保証する「完成サポートサービス付住宅つなぎ融資」の取り扱いを開始し、住宅完成に至るまでのサービスを提供している。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従来、宅建業者向けの融資商品として知られる「買取再販ローン」は、不動産会社と金融機関の間で、紙を用いて締結してきた。この契約プロセスを電子的に行うことで、リードタイム短縮、印紙代、郵送費などを削減したいとの思いから、電子契約サービスの導入を検討し始めた。

選んだ理由

選んだ理由

在宅勤務などのリモートワークのニーズが高まる中で、捺印者から紙が回ってくるのを待つ必要が無く、場所を選ばずに契約事務を遂行できるため、電子契約は画期的な解決策であると考えていたものの、ここ数年でサービスの数が徐々に増えてきており、それぞれを比較するのも容易ではないと感じていた。
長年にわたり紙での契約に慣れ親しんできたスタッフにとって、重要な契約をクラウドサービスで締結してよいものか、あるいは導入しても実際に操作しやすいものか、といった不安もあった。

そこで選んだのがワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」である。
長年、大量かつ重要な契約書の管理に携わってきた同社であれば、紙から電子に移行する上での悩みも相談できると思った。実際、サービス申込はウェブ完結できるにもかかわらず、営業担当が何度も訪問して丁寧に電子契約を紹介してくれて、具体的な操作説明も行ってもらえた。

結果的に数社から話を聞いて比較したが、使用者のスキルを問わず、とても使いやすいので安心した。価格も(最初カタログを見て印刷ミスだと思うほど)想定より安価なのが魅力的だった。

導入プロセス

導入プロセス

まずは、複数社の電子契約サービスに関する資料請求を行い、自分たちのニーズに応えてくれそうな候補を絞り込んだ上で、自社まで出向いて説明してくれる事業者に問い合わせを行った。やみくもに専門用語を使わず、無理なく納得できるサービスであり、なおかつ提供事業者が情報資産管理の豊富なキャリアを有することも重視した。

複数回にわたり関係各位向けに説明会を実施してもらい、互いに信頼関係を築きながら、電子契約導入によるメリットや、想定される課題を洗い出した。実際の運用準備として、規程類の見直しや、既存の紙で締結した契約書の扱いなども検討しておくことで、導入に伴う反対や戸惑いを招かずに済んだ。

電子契約サービス「WAN-Sign」には、一定件数まで毎月使用できる無料版があるので、まずは実際の運用に着手してみて、これなら問題なく全社展開できる、という確信を得た上で、本格的な運用フェーズに移行した。

利用後の感想、印象

利用後の感想、印象

契約業務の担当者が実際に利用してみて感じたのは、もし不明な点があれば、いつでも問い合わせできるという安心感と、「凄い!」と驚くほど、きめ細かな回答内容だった。システムの操作方法はもちろん、法律面、締結対象の書類を電子契約で取り扱う際に確認しておくべきポイントなど、これまで紙で行ってきた契約業務と地続きで、ペーパーレスに関する疑問を払拭できた。

契約関連の法制度やデジタル領域の技術発展は日進月歩であるため、これからもワンビシアーカイブズのスタッフと相談しながら計画を立てられるのが心強い。曖昧な点を残さず、都度納得した上で、次のステップに進んでいきたい。

導入後の効果

社内の効果

特に際立っている効果は、契約締結にかかる日数の大幅な短縮である。
これまで平均3~5営業日を費やしていた業務工数や期間を、電子契約サービスの導入後は、なんと1営業日に短縮することができた。

従来は、紙で締結してきた契約書類を耐火金庫に保管する、といった安全策を講じてきた。ペーパーレスならば、締結した電子金消契約証書原本は電子保管のため金庫が不要になり、取り出しや収納前の紛失リスクを排除できる。

重要な取引情報として、契約書管理には相応の注意を払い、人的リソースを割り当て、細部まで徹底してきた業務なので、それに伴う負荷も当然大きかった。電子契約は、物理的な契約書類を取り扱わないで済むため、融資金完済後に金消契約証書原本の返送も不要となり、事務効率アップにつなげることができた。

導入後の効果

社外の効果

主な取引先である不動産事業者からは、印紙代削減の効果が最も喜ばれている。融資額500万以下2千円、1千万以下1万円、5千万以下2万円、1億以下6万円のように、紙の契約書であれば貼付しなければならない印紙がすべて不要になったことは、実際のメリットであると同時に、良い意味で、かなりのインパクトをもたらした。

以前なら時間がかかって当たり前だと思っていた「契約書の印刷、押印、返送の事務工数と郵送代が不要になるなんて素晴らしい!」と、取引先から高評価を得ることで、一層円滑なビジネス環境が整い、本業の金融サービスを強力に推進することができている。

今後のワンビシアーカイブズに期待すること

住宅系の電子契約がさらに浸透してきた場合、「WAN-Sign」の活用価値はますます高まると思う。関係会社との間でも、紙を使わずに契約締結できるメリットは大きい。とはいえ、電子契約の導入で悩んでいる取引先は少なくないはずなので、ワンビシアーカイブズに電子契約に関する説明会の開催などを適宜行ってもらうなど、長期にわたるビジネスパートナーとして期待している。

企業概要

住宅ローン・火災保険、他保険業務

本社:〒101-0043
東京都千代田区神田富山町5番地1 神田ビジネスキューブ6階

設立:2014年6月4日
URL:https://lixil-homefinance.co.jp/

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