日本瓦斯株式会社 様
事務工数や保管場所、締結までの期間などの課題を解決！決め手は金融機関との実績の豊富さや充実した契約管理機能
| 要約 |
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事業内容
日本瓦斯株式会社（以下、ニチガス）様は、1955年にLPガス事業からスタートし、都市ガスや電気の小売り事業も行う総合エネルギー企業である。また、積極的にICT（情報通信技術）を取り入れ、新たなイノベーションを創出するエネルギープラットフォーマーとしてDXの取り組みに力を入れており、お客様に選ばれ前進し続けるニチガスとして事業を展開している。
導入前の契約業務
管理部門での課題
従来から営業部門だけでも年間数万件の契約を締結しており、契約書管理に課題を感じていた。特に、契約書を探す事務工数や保管場所の逼迫が悩ましく、印紙代も相当額に上っていた。
営業部門での課題
ガスを供給する契約書の場合、契約相手方は集合住宅等のオーナー様であり、大半は個人事業主として経営をされている。
オーナー様はニチガスの営業所から離れた場所にお住いの場合も多い中、契約締結の際には営業担当者側がオーナー様のご自宅まで向かい締結を行っていたため、１日に訪問できる件数が限られ、契約の締結までの期間をお待たせしてしまうこともあった。また、契約締結までの事務時間を短縮することで、より多くの潜在顧客に営業をかけたいというニーズが多かった。
オーナー様はニチガスの営業所から離れた場所にお住いの場合も多い中、契約締結の際には営業担当者側がオーナー様のご自宅まで向かい締結を行っていたため、１日に訪問できる件数が限られ、契約の締結までの期間をお待たせしてしまうこともあった。また、契約締結までの事務時間を短縮することで、より多くの潜在顧客に営業をかけたいというニーズが多かった。
お客様のご要望
新型コロナウイルス感染予防の観点から、非対面で契約締結を行いたいというお客様の要望も増えていた。
WAN-Sign利用方法
ニチガスでは、最も締結数が多く、業務効率化やペーパーレス化の効果が表れやすい「ガス供給契約書」からWAN-Signの導入を始めたが、最終的には、法律上書面の交付が要求されているものを除き、すべての契約を電子契約の対象としている。
また、グループ会社でもWAN-Signの導入を開始し、グループ全体で取締役会・監査役会の議事録押印方法もWAN-Signへ移行しており、議事録授受に要する時間や工数、紛失のリスク、郵送費用等を削減する。
また、グループ会社でもWAN-Signの導入を開始し、グループ全体で取締役会・監査役会の議事録押印方法もWAN-Signへ移行しており、議事録授受に要する時間や工数、紛失のリスク、郵送費用等を削減する。
選んだ理由
以下の3つの観点からWAN-Signの導入を決めた。
機能面
金融機関との取引実績が豊富で信頼性が高い上に、フォルダごとの詳細な権限設定等の契約管理機能も豊富な点が決め手となった。
また、今後、ニチガスグループ全体の膨大な契約情報を管理していくにあたり、任意の検索項目やファイル間での親子関係（基本契約と個別契約等）を設定できる点もポイントだった。
また、今後、ニチガスグループ全体の膨大な契約情報を管理していくにあたり、任意の検索項目やファイル間での親子関係（基本契約と個別契約等）を設定できる点もポイントだった。
コスト面
WAN-Signは無料版から始められ、かつ、社内説明会等への対応も追加費用がなく、契約1件あたりのランニング費用も他社より抑えられる点で優位だった。
サポート面
WAN-Signでは、導入後も豊富な知識や経験を有する営業担当者が、当社の課題解決に向けて二人三脚で長期的にサポートしてくれる。この万全なサポート体制が最大の決め手となった。
導入プロセス
規定・契約書の修正プロセス
まず、印章管理規程等の社内規定および契約書の文言を電子契約に対応するように改訂・修正した。また、電子契約締結の操作手順や重要な契約条項をまとめた確認書を契約書と一体とすることで、お客様の電子契約に対する心理的抵抗を低くするよう工夫した。
社内導入プロセス
まず、先行して１営業拠点に試験導入をし、運用ルールの修正点の確認を行った。次に、本番導入の説明会では、WAN-Signを利用した締結操作を実際に営業員に経験してもらった。営業員の操作で間違いの多かった点は動画や資料を用意し、理解促進に努めた。
利便性向上策
導入に当たり、社内イントラに特設ページを作成し、操作説明動画やお客様向けの説明資料等、電子契約締結に必要な情報を集約して、いつでも確認できるようにした。
利用後の感想、印象、これからの活用予定
お取引先様やお客様からは、「時代の要請に素早く対応できる会社だ」という嬉しいご意見をいただいた。
また、「落ち着いて契約文面を確認し、疑問点を解消してから締結したい」というお客様のニーズも満たすことができ、契約条件の認識齟齬に起因するトラブルの防止にも役立っている。
また、WAN-Signを試験導入した営業拠点では、導入初月における契約の約20％を電子契約により締結していた。電子契約導入による事務工数の削減、締結の迅速性等、営業担当者が実際に利便性を感じたことで利用が進んだと考えている。
従来のように必要な書類を人間が探すのではなく、クラウド上に記録されたデータをキーワードで瞬時に検索できるようになる等、WAN-Sign導入による電子契約化を通じてさらに当社のDXを加速させていく。
また、「落ち着いて契約文面を確認し、疑問点を解消してから締結したい」というお客様のニーズも満たすことができ、契約条件の認識齟齬に起因するトラブルの防止にも役立っている。
また、WAN-Signを試験導入した営業拠点では、導入初月における契約の約20％を電子契約により締結していた。電子契約導入による事務工数の削減、締結の迅速性等、営業担当者が実際に利便性を感じたことで利用が進んだと考えている。
従来のように必要な書類を人間が探すのではなく、クラウド上に記録されたデータをキーワードで瞬時に検索できるようになる等、WAN-Sign導入による電子契約化を通じてさらに当社のDXを加速させていく。
今後のＮＸワンビシアーカイブズに期待すること
WAN-Signではサービス利用者の声を反映したアップデートが頻繁に行われているので、今後も実際の利用者のニーズに合わせたアップデートを継続してほしい。
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