日本通運株式会社札幌支店様
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日本通運株式会社札幌支店様

紙の契約書も電子契約書もWAN-Signで一元管理！業務工数を大幅に削減し、テレワークが推進しやすい環境に

企業概要

物流事業および関連事業
札幌支店：〒060-0807
札幌市北区北7条西4丁目5番地1伊藤110ビル6階
設立：1937年年10月1日
URL：https://www.nittsu.co.jp/

要約	日本通運が電子契約サービス「WAN-Sign」を北海道エリアで先行導入し物流網の取引を効率化総合物流業トップシェアとして取引業務の効率化を狙い、テレワークを強力に推進！紙と電子の契約を一元管理することでペーパーレス化も実現

事業内容

日本通運株式会社様は、1937年の創立以来、日本国内から、世界へと広範なネットワークを築き上げてきたグローバル物流企業である。「私たちの使命　それは社会発展の原動力であること、私たちの挑戦　それは物流から新たな価値を創ること、私たちの誇り　それは信頼される存在であること」をグループ企業理念として、物流事業を展開している。
今回は、北海道を管轄する札幌支店で電子契約サービス「WAN-Sign」の導入を決めた。

導入前の契約業務

背景として、支店の統廃合で契約書管理業務が札幌支店に集中することで、従来からの紙を用いた契約事務には、限界が近づいていると感じていた。これを機に契約フローの電子化と契約書管理システムの導入により、ペーパーレス化を推進することにした。
特に、年度末などで、関係会社との取引更新や、雇用契約など、間接業務の負荷が重くなり、サービス提供に注力すべきリソースが逼迫してしまう要因にもなりかねなかった。

選んだ理由

決め手となったのは、紙と電子の「一元管理」である。契約書の管理機能も重視していたことから、当初は他社の文書管理システム導入も選択肢として挙がっていたが、従来からの紙で締結した既存の契約書、それらを電子化した契約書データ、そして最初から電子的に契約締結した電子契約、それらのすべてを一つのプラットフォーム上で集約管理できる電子契約サービス「WAN-Sign」が最適であると判断した。

官公庁や自治体においても徐々にペーパーレス化は進んでいくであろうが、紙で締結する契約は、過去分だけでなく今後も一定数残ると予想される。あらゆる契約書を電子的に締結するのではなく、様々な方法で契約の形をいかに管理していくかがポイントである。
ＮＸワンビシアーカイブズがNXグループの一員でもあることから、札幌支店を起点として、北海道地区に電子契約や契約書管理を普及させるというシナジーも期待できる。

導入プロセス

社内決裁や関係会社へのリモート説明会を行うにあたり、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当からシステムの説明だけでなく、電子契約の法的解説や説明素材の提供を適宜行った。電子契約をお使いになる方の疑問点を解消することで、早々に札幌支店での導入を実現した。

また現在、全国のいくつかの支店でも導入を検討している。今後は、札幌支店をパイロットケースとして、全社的な電子契約導入を検討し、関係会社と紙で行っている契約のペーパーレス化や、業務効率化の推進を加速させていきたいと考えている。

利用後の感想、印象

電子契約サービス「WAN-Sign」は、細かな質問に答えてくれるヘルプデスクもあるため、電話やメールでかなり踏み込んだ質問に対しても回答を迅速・丁寧に受けることができ満足度が高い。

契約書を検索・閲覧するために出社する必要もなく、捺印対応する総務部門が在宅勤務中でも契約事務を滞らせることなく進められ、テレワークが推進しやすくなり助かっている。
また、わざわざシステムから契約書を印刷する業務も不要となるだけでなく、印紙を買って貼らなくて済み、貼付した印紙税の額を計算する負荷もなくなった。したがって、税務調査等の際、紙の書類を取り出す手間が省け、業務工数を大幅に削減できた。

導入後の変化

社内の効果

本当に楽でスピーディだと実感している。北海道エリアでは、今後も札幌支店が中心となり、総務、経理、業務、各営業部門などの各部門で、電子契約の利用を促進していく。
グループごとにアクセス権限を設定しているため、人事異動の際にもユーザーを該当するグループに変更すれば権限設定を引き継げるため、組織変更時もスムーズに対応できる。

社外の効果

まずは、関係会社との契約締結から始めたが、印紙額の算出・入手・貼付、印刷・製本、郵送、着信待ち、ファイリング・保管など、すべて不要になり、非常にありがたい仕組みだと感じている。場所を選ばずに契約手続きができるだけでなく、リードタイムも削減できた。最初は半信半疑で利用を開始してみたが、お互いに戸惑うことなくすぐに電子契約のメリットを実感できている。
また北海道は大きく、我々は広範なエリアを舞台に物流事業を展開しているため、お客様と物理的な距離がある場合も少なくない。そのようなとき電子契約を用いれば、互いに書類への捺印や郵送に費やす時間を減らし、事務処理に付帯しがちな調整の手間を省くことができる。お客様に我々との距離を感じさせないことも見逃せない導入効果だ。